Рассказываем, как логисту транспортного отдела предприятия оптимизировать работу с документами и забыть про бесконечные переписки в мессенджерах и по электронной почте.
Логист транспортного отдела каждый день загружен на 200%: времени стабильно мало.
Перечислим лишь 1/3 действий, которые выполняет логист для организации одной перевозки:
- Собрать от отдела продаж или сбыта информацию по грузу, который нужно перевезти;
- Сформировать заказ на перевозку;
- Найти перевозчика и собрать документы на водителя;
- Получить заявку от перевозчика;
- Отправить уже подписанную заявку перевозчику;
- Проверить корректность отправленной водителем ТТН в процессе перевозки;
- Отследить получение оригиналов ТТН после разгрузки;
- Получить бухгалтерские документы от перевозчика.
Только для одной.
Слишком много рутинных действий и бумажной волокиты. При этом на больших предприятиях объемы перевозок могут зашкаливать.
Такая нагрузка на работе не оставляет сил у логиста к концу дня.
Как обычно организован электронный документооборот в логистике
Логист тратит на заключение сделки на перевозку больше часа.
- Сначала он собирает детали заказа от отдела продаж или сбыта — по электронной почте или с помощью телефонных звонков.
- Затем он фиксирует полученные данные в заказе на перевозку и начинает искать транспортную компанию, которая повезет груз.
- Когда машина найдена, ждет от перевозчика документы на водителя и транспортное средство — эти данные нужны для проверки надежности перевозчика. Чаще проверкой занимается служба безопасности.
- Если с документами все в порядке, логист просит перевозчика отправить ему заявку — опять же по электронной почте или через мессенджеры.
- Теперь заявку нужно: распечатать > согласовать (и получить подпись и печать от директора) > сканировать > отправить перевозчику.
- Отлично, мы заключили сделку. Теперь задача — проверить корректность ТТН, которую водитель отправит на разгрузке через почту.
В среднем уходит час на один рейс. Логист потратит на работу с документами 1000 часов, если у предприятия 1000 перевозок в месяц.
И это мы не учли время на ожидание оригиналов ТТН и бухгалтерских документов от перевозчика. От двух недель до 1 месяца занимает выписка и отправка документов курьерской службой.
Половину описанных действий можно автоматизировать, если использовать специальные платформы для управления цепями поставок. Как именно автоматизировать — расскажем ниже.
Как логист транспортного отдела может сократить время на документооборот в 3 раза
Опишем на примере «Умной Логистики Cargo» — платформы для управления цепями поставок и проведения тендеров и аукционов на перевозки.
1. Специалист отдела продаж или отдела сбыта создает внутренний заказ в системе — просто заполняет поля формы. В среднем, это занимает 3 минуты.
Затем подключается логист транспортного отдела.
У него есть 2 варианта:
- Передать этот заказ напрямую транспортной компании, если уже работал с ней ранее и уверен в надежности;
- Опубликовать заказ в аукцион или тендер в специальной системе и разыграть заказ среди транспортных компаний — пользователей этой системы.
В «Умной Логистике» есть возможность создавать разные типы тендеров и аукционов и автоматически распределять объем груза между победителями — надежными пользователями системы.
Идем дальше.
Когда логист найдет перевозчика, последний отправляет ему заявку. В «Умной Логистике Cargo» заявку можно отправить с помощью SBT-обмена, уникальной технологии безопасного обмена документами внутри экосистемы.
Затем логист согласовывает документ. В «Умной Логистике» он просто нажимает «Отправить на согласование» в самой форме заказа, и согласующее лицо моментально получает push-уведомление.
Согласованную заявку логист отправляет перевозчику — опять же внутри системы. Никаких электронных почт или мессенджеров. При этом печать и подпись прикрепляются в заявку автоматически.
Кстати, в «Умной Логистике» документы на водителя так же автоматически прикрепляются из карточки водителя, уже созданной ранее.
К этим документам относятся:
- водительское удостоверение,
- паспорт,
- доверенность на водителя,
- путевой лист на водителя.
Та же история с документами на транспорт (ПТС, СТС, договор аренды машины). Они добавляются в заявку из карточки транспортного средства.
Полностью автоматизированный документооборот в перевозках: о возможностях «Совместных документов»
«Совместные документы» — специальный раздел в заявке на перевозку, реализованной в системе «Умная Логистика Cargo».
Эти документы видите вы и ваш перевозчик. Поэтому они «совместные».
Объясним, как это работает.
1. Когда перевозчик прикрепляет ТТН к заявке, у логиста транспортного отдела появляется этот документ в той же заявке — в разделе «Совместные документы».
2. Логист транспортного отдела предприятия может принять ТТН или отклонить, например, если в ней отсутствует печать грузополучателя.
Просто пропишите причину отклонения документа — перевозчик увидит ее и затем прикрепит актуальный файл.
Не нужно искать документ в электронной почте, чтобы соотносить информацию в ТТН с данными в заявке — все находится в одном месте. Вы исключаете лишние коммуникации.
3. Затем перевозчик выписывает одним нажатием счет, акт, счет-фактуру или УПД и эти документы автоматически добавляются в «Совместные документы».
Находите нужные документы за пару секунд
Ситуация: вам нужно найти документы по грузоперевозке, которая совершилась пару лет назад. Например, представитель налоговой проверяет перевозчика — представителю нужны документы по конкретной перевозке.
Что будете делать?
Вы идете в бухгалтерию — приходится отвлекать от срочных дел сразу несколько специалистов. Они лезут в архив и начинают проверять десятки коробок. Видят нужную — и начинают перебирать бумаги, чтобы найти документы по конкретной перевозке.
Драгоценное рабочее время сразу нескольких сотрудников потрачено.
А как можно поступить по-другому?
В «Умной Логистике Cargo» все документы хранятся в электронном виде и систематизированы: они всегда под рукой и не потеряются.
При возникновении спорных вопросов по документации вы быстро сможете найти нужную информацию по конкретной сделке — в «Журнале заявок». Просто укажите дату перевозки или фамилию водителя — и вы с помощью фильтров найдете нужную заявку, в которой сохранены документы.
Не нужно искать их среди писем на вашем почтовом ящике.
Кстати, это актуально и для службы безопасности вашей компании. Им не надо в одном месте искать данные по грузу, а в другом — искать документы по перевозке.
Получайте фотографии с погрузки автоматически
Другая ситуация: водитель приехал к грузополучателю.
Грузополучатель расписался в ТТН. Теперь водителю нужно сфотографировать ТТН и отправить логисту, чтобы он мог проверить документ на ошибки — например, в том ли месте стоит печать и подпись грузополучателя.
Это удобно сделать с помощью мобильного приложения «Умный Водитель»: скан-копии моментально передаются в карточку заявки, так как между приложением и «Умной Логистикой» есть интеграция.
Логист получает скан-копии ТТН прямо в заявке и может оперативно проверить их, чтобы исключить ошибки в документах.
Резюмируем: какими документами можно обмениваться с перевозчиками в экосистеме «Умная Логистика»
Если кратко: всеми документами, которые связаны с перевозкой груза.
Для заключения сделки
- Заявка или договор-заявка;
- Данные на водителя (водительское удостоверение, паспорт, путевой лист на водителя, доверенность на водителя);
- Данные на транспортное средство (ПТС, СТС, договор аренды машины).
Во время перевозки
- Претензия;
- Благодарность перевозчику.
После перевозки
- ТТН;
- Путевые листы;
- Экспедиторские расписки;
- CMR;
- Бухгалтерские документы (счет, акт, счет-фактура, УПД).
Скан-копии всех документов, которыми обмениваются пользователи «Умной Логистики», юридически значимы: их можно использовать в случае решения споров в суде или проверок налоговой.
Как логисты и директор по управлению цепями поставок Lesaffre — российского подразделения «Саф-Нева» — экономят время на обмен документами с перевозчиками
Процесс заключения договоров с транспортными компаниями стал быстрее и удобнее в компании «Саф-Нева», российском подразделении Lesaffre.
Директор по управлению цепями поставок «САФ-НЕВА» создает договоры в «Умной Логистике Cargo» и отправляет их контрагентам прямо из системы. К тому же, он всегда знает, на каком этапе согласования находится договор: он перемещается между специальными статусами.
Специальный «Отчет по возврату ТН» позволяет контролировать сроки возврата ТН: он показывает весь путь ТН по заявке — с момента разгрузки до оплаты за перевозку транспортной компании.
О том, как изменилась работа всех логистов компании «САФ-НЕВА» читайте здесь.
Время — ценный ресурс.
Уже сегодня вы можете автоматизировать документооборот для транспортной логистики вашего предприятия и освободиться от бумажной волокиты.
