Неконтролируемое изменение области работ. Что это такое? Причинит ли это вам вред? Как вы можете этого избежать? Это происходит, когда рамки оригинального проектного соглашения начинают отклоняться. Выходить за рамки, чтобы рассмотреть новые подходы и решения – совсем не редкость, однако неконтролируемое изменение области работ может привести к перерасходу бюджета, несоблюдению установленных сроков и даже потере клиентов.
Вице-президент компании Saia Motor Freigh по информационным технологиям, Марк Робинсон, предлагает 10 советов для борьбы с изменением области работ.
- Обучайте Ваш персонал. Оповещение сотрудников об опасности смещения области поможет вашей команде распознавать потенциальные проблемы на ранней стадии. Понимание того, что одна из групп начинает обсуждать новые подходы или направления, которые, возможно, не были изначально согласованы, часто может помочь направить проект в нужное русло.
- Четко обозначьте проект. Одна из ведущих причин смещения области – недооценка элементов проекта. Если масштаб проекта четко не определен, то он должен быть расширен. Если проект становится больше в связи с добавлением новых компонентов и потребностей, то скорее всего цели не были определены с самого начала.
- Собирайте всю необходимую информацию. Постановка вопросов, для получения четкого направления принесет пользу всем сторонам. Поставщик услуг и технологический специалист должны тесно сотрудничать, чтобы понять потребности клиента и четко определить технологические решения альтернатив.
- Определите цели и результаты. Подготовьте письменный, ясный и подробный проект, где будут объясняться цели и область работы, до начала фактической работы. Проблемы могут возникнуть в том случае, если нет четкого определения целей и результатов. Существует возможность возникновения проблем, если все присваивают проект себе.
- Назначьте спонсора проекта. Если вы приводите других людей в проект после его начала, вы должны быть осведомлены о потенциальных или ожидающихся изменениях. Четко выраженный проект для спонсора будет ключевым фактором. Этот спонсор будет главным движущим человеком данного проекта или его главой в целом.
- Создайте процесс согласования и утверждения. Когда цели были изложены, получите проект определения утвержденных спонсоров и высшего руководства проекта. Проект может быть изменен без предварительного письменного или словесного уведомления от руководства. Убедитесь, что все заинтересованные стороны предоставили все согласования до начала проекта.
- Оставайтесь на плаву. Очень важно сохранять элементы проекта на плаву, следуя правильной методике. Пути избегания путаницы в проекте и потенциальных вопросов это - наличие четких границ, ясного интерфейса и четкой ориентации на сферу деятельности проекта.
- Создайте хороший процесс общения. Чем больше проект, тем больше возможностей для изменения области работ. Поймите ценность запоздалых предложений, работайте в направлении четко связанном между всеми сторонами, держитесь ясных границ проекта и уделяйте внимание непониманию пользователей в той или иной точке зрения.
- Поймите, когда изменения необходимы. Иногда необходимо сделать изменения в проекте. Когда изменения происходят, задокументируйте причину их появления и рассортируйте их на "желательные" или "обязательные". Правильная процедура должна иметь письменный запрос на изменение, также должен быть выделен период времени для другой стороны для рассмотрения запроса и определения шагов, необходимых для изменения.Будьте уверены, во время рассмотрения влияния цены и времени на остальную часть проекта. Имейте в виду, что требования в бизнесе могут измениться в связи с колебаниями на рынке. Хорошая область управления сохраняет возможность изменений заранее.
- Составьте расписание регулярных встреч. График встреч между сторонами, чтобы обсудить изменения. Создайте комитет проекта, регулирующий общий процесс коммуникаций. Обзор проекта и первоначальный масштаб могут быть необходимыми. Изменение области работы может быть причиной провала проекта. Тем не менее, масштабом проекта можно управлять без особых проблем. Чем больше у вас есть знаний о проекте, тем больше сил и энергии вы должны выделить, чтобы контролировать его.
По материалам inboundlogistics.com
Оригинал статьи смотрите здесь.
Перевод: Фарит Нугуманов, студент кафедры логистики МАДИ
Специально для отраслевого портала "Логистика" - Logistics.ru
