ЛОГИСТИКА ТРЕТЬЕЙ СТОРОНЫ - ЭТО ИНСТРУМЕНТ ВЫХОДА ИЗ КРИЗИСА ВНУТРИ КОМПАНИИ
В предыдущем номере газеты мы опубликовали беседу с Дмитрием Ковалевым, президентом Ассоциации логистических операторов Пермского края о возможностях аутсорсинга логистических услуг. Предлагаем вашему вниманию продолжение диалога.
(Окончание. Начало в № 45)
ТЕНДЕР ПРИ ВЫБОРЕ ЛОГИСТИЧЕСКОГО ОПЕРАТОРА
- Дмитрий Викторович, мы остановились на том, что предприятиям, желающим отдать свою логистику на аутсорсинг, не миновать этапа проведения тендера.
- К этому мероприятию надо подойти очень аккуратно, потому что ошибка на начальном этапе и ошибка логистического оператора или транспортной компании могут дорого обойтись вашему бизнесу. Чужие промашки способны отбросить ваш бизнес назад.
Следовательно, нужно хорошо представлять себе всю процедуру проведения тендера. Для начала необходимо четко определить цели: какие именно услуги будут переданы на аутсорсинг и в какие сроки он будет проводиться. Сроки переезда на новый склад должны быть четко согласованы по времени с планами продаж и поставками нового товара, чтобы негативный эффект от переезда минимально сказался на бизнесе. Исходя из времени, необходимого для подготовки к переезду, и желаемой даты переезда, определяются сроки, в которые должны быть получены коммерческие предложения от потенциальных партнеров, сроки принятия окончательного решения о выборе логистического оператора, сроки согласования и подписания контракта.
Исходя из целей проведения тендера, составляется максимально подробное тендерное задание для участников. От полноты представленных в задании данных будет зависеть степень информированности логистического оператора о предстоящих услугах, их характере и объемах. У участников тендера не должно оставаться неучтенных "белых" пятен, которые обнаружатся позднее и приведут к удорожанию исходной цены.
- Какие условия необходимо включать в тендер?
- Примерный перечень данных, которые желательно включать в тендерное задание, довольно обширен. Это и краткое описание бизнеса компании, и перечень услуг по тендеру, и описание товара и его краткие характеристики. Логистические данные по товару должны включать: количество артикулов, объемы хранения, объемы обработки, сезонные колебания хранения/обработки, структуру поступления товара, подбора заказов, отгрузок и т. д. Нужно указать необходимые требования к инфраструктуре склада, местоположению, подъездным путям, складским процедурам (например, выборочная внутритарная проверка товара при приеме, контроль входных цен), условиям хранения и обработки, температурному режиму, санитарному состоянию склада и противопожарной системе, системам безопасности. Должны оговариваться требования по страхованию запасов и ответственности, форме и частоте проведения инвентаризаций, предоставлению определенной отчетности, документообороту, а также требования к уровню сервиса, ключевые показатели эффективности работы (KPI). К проведению тендера необходимо включить и другие условия: краткое описание собственной ERP-системы и требования по интеграции с системой управления складом WMS, требования по упаковке заказов, перечень и объемы дополнительной переупаковки, структуру ценового предложения (перечень требуемых тарифов), таблицу общего бюджета с графами тарифов и объемами для заполнения. Этапы проведения тендера должны включать сроки для предоставления вопросов по тендеру, предоставления ответов на вопросы, предоставления предложений, встреч с участниками, сроки принятия решения, подписания контракта и начала работы.
- С чего начать?
- Собираем логистические данные по товару, это довольно большой объем данных. Посмотреть, что должно туда входить, можно в анкетах ведущих логистических операторов. Желательно объединить вопросы нескольких анкет, чтобы их перечень был максимально подробным и исчерпывающим.
На следующем этапе выделяем круг игроков на рынке, отвечающих целям тендера: это могут быть как наиболее крупные компании, так и средние или небольшие компании, давно работающие на рынке, со сформировавшейся положительной репутацией. Этим компаниям высылается приглашение к участию в тендере, в котором указывается общая информация о проводимом тендере (основные услуги, объемы хранения). При получении от компании подтверждения об участии в тендере ей высылается подробное тендерное задание.
Затем идет процесс получения вопросов от участников тендера и ответов на них. Заданные вопросы помогут уточнить неучтенные в тендерном задании моменты.
Все полученные вопросы от всех участников и ответы на них нужно собрать в единый документ и в качестве дополнения к тендерному заданию разослать всем участникам, чтобы они находились в едином информационном поле и могли представить коммерческое предложение, максимально учитывающее особенности вашего бизнеса.
На этом этапе стоит проанализировать вопросы, задаваемые участниками. Это может помочь оценить уровень их профессионализма.
После получения коммерческих предложений формируется список из наиболее приемлемых вариантов. Однако, чтобы сделать окончательный выбор, следует более тесно пообщаться с каждым из отобранных поставщиков: посетить склад, обсудить технологии работы, задать все возникшие в ходе общения вопросы. Чем больше вы получите информации на этом этапе, тем лучше будете застрахованы от возможных сюрпризов в ходе совместной работы.
Целесообразно собрать рекомендации постоянных клиентов, участников тендера, причем зачастую бывает полезно не довольствоваться рекомендательными письмами, а побеседовать с представителями этих компаний.
На данном этапе коммерческие предложения могут еще уточняться и корректироваться, прежде чем примут окончательную форму, на основании которой осуществляется выбор оптимального логистического оператора.
- Как все-таки выбрать лучшего оператора?
- В качестве критериев выбора логистического оператора помимо тарифов и бюджета необходимо выделить следующие: полнота оказываемых услуг (склад, транспорт, переупаковка, таможня, управление запасами), квалифицированный персонал, соответствующий опыт работы, возможность адаптировать процедуры к требованиям клиента, качество услуг с оценкой по KPI, клиентоориентированность, гибкость.
Если вы выбираете склад, то нужно учесть еще и такие характеристики, как местоположение склада, подъездные пути, современная WMS, позволяющая эффективно обрабатывать груз с учетом требований, возможность получения отчетов в нужном формате, возможность расширения в случае роста бизнеса, предложение решений в регионах, соответствие складской инфраструктуры характеру груза, требованиям к хранению/обработке.
Однако на этом подготовительная работа к будущему взаимовыгодному партнерству не заканчивается. Впереди еще подписание договора, в котором должны быть учтены все ключевые аспекты сотрудничества. Главное не забыть учесть KPI, на основании которых будет оцениваться эффективность работы логистического оператора. Чем больше условий совместной работы будет включено в договор, тем меньше сюрпризов и неожиданных затрат будет в процессе выполнения операций, а это напрямую влияет на качество работы и эффективность взаимодействия.
При выборе оператора нужно жить не только сегодняшним днем. Предусмотрите перспективы развития своего бизнеса на 3-10 лет вперед, заложите их в тендерное задание. И подписывайте контракт с тем логистическим оператором, который сможет обеспечить рост вашей компании, предложить те услуги, которые могут вам потребоваться через несколько лет.
- Какие компании могут оценить, насколько выгоды аутсорсинга логистики важны для развития их бизнеса?
- На российском рынке есть масса компаний, у которых "операционная эффективность" является важным фактором. Жаль лишь, что в основном это все-таки международные компании, работающие на отечественном рынке.
Сотрудничество с логистическими операторами в данный момент востребовано федеральными и международными розничными сетями, международными и российскими производителями товаров и продуктов питания. Причем компании могут как полностью отдать логистику на аутсорсинг, так и комбинировать передачу некоторых звеньев логистической цепи с ведением собственной логистики.
