Ваш перевозчик не представляет вам документ с отметкой получателя груза о его вручении? Или и вовсе не подписывает товарно-транспортную накладную, а свои услуги оформляет актом сдачи-приемки услуг? С таким перевозчиком лучше расстаться. Его действия могут не позволить вашей организации подтвердить выполнение обязательств перед покупателем. И что немаловажно, у вас могут возникнуть сложности с учетом платы за перевозки для налога на прибыль.
Как всякие расходы, расходы на перевозку товарно-материальных ценностей можно принять для целей налогообложения только если они оформлены надлежащим образом. Ведь в целях исчисления налога на прибыль расходами, уменьшающими доходы, признаются документально подтвержденные затраты. То есть затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Часто добиться от компании-перевозчика правильно оформленного пакета документов бывает очень сложно. Чтобы разобраться, что входит в этот пакет, обратимся к законодательным актам, регламентирующим эту область.
Следует различать два вида договоров - собственно перевозки (организации перевозки) и транспортной экспедиции.
К сведению
Деятельность, связанная с перевозкой грузов, подлежит обязательному лицензированию (ст. 17 Федерального закона от 08.08.01 N 128-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности").
Документы для перевозки
Договор перевозки регулируется главой 40 ГК РФ. Он предполагает, что перевозчик исполняет обязательство доставить груз в пункт назначения и выдать его получателю. За перевозку груза отправитель обязан уплатить перевозчику установленную плату (ст. 785 ГК РФ).
Заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или кодексом).
Так, для перевозки автомобильным транспортом в обязательном порядке оформляется товарно-транспортная накладная (ТТН) формы N 1-Т (утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78). При перевозке железнодорожным транспортом оформляется транспортная железнодорожная накладная (ТЖН). Порядок ее оформления установлен приказом МПС России от 18.06.03 N 39 "Об утверждении правил заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом". Остановимся на основных моментах оформления этих документов.
Накладных - четыре штуки
Товарно-транспортная накладная выписывается на имя каждого из получателей в четырех экземплярах.
Первый экземпляр с отметкой перевозчика остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей.
Второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю. При этом:
- второй экземпляр сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;
- третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации - владельцу автотранспорта.
Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация - владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику -заказчику автотранспорта.
Таким образом, ТТН выполняет две функции: она служит первичным документом для списания ТМЦ у грузоотправителя и оприходования ценностей у грузополучателя и является перевозочным документом.
Оформление товарно-транспортной накладной можно поручить экспедитору или перевозчику, и это условие должно быть закреплено в договоре.
Формы перевозочных документов на железнодорожном транспорте являются едиными для всех участников перевозочного процесса. Перевозочный документ - транспортная железнодорожная накладная - состоит из четырех листов:
- лист 1 - оригинал накладной (выдается перевозчиком грузополучателю);
- лист 2 - дорожная ведомость (составляется в необходимом количестве экземпляров для перевозчика и других участников перевозочного процесса);
- лист 3 - корешок дорожной ведомости (остается у перевозчика);
- лист 4 - квитанция о приеме груза (остается у грузоотправителя).
Итак, квитанция о приеме груза выдается перевозчиком грузоотправителю, а оригинал накладной вместе с дорожной ведомостью следует с грузом до станции назначения. О прибытии груза на станцию назначения перевозчик должен уведомить грузоотправителя. Грузоотправителю никакой документ, подтверждающий получение груза, не возвращается. Однако можно договориться с грузополучателем о передаче им копии накладной с отметкой о получении груза.
В договоре можно предусмотреть, что составлять транспортную железнодорожную накладную будет перевозчик. В этом случае правильность внесенных в накладную сведений удостоверяется подписью грузоотправителя.
Экспедиция - те же накладные плюс акт
Подписывая договор транспортной экспедиции, следует четко оговорить предмет услуги.
Согласно главе 41 ГК РФ, по договору транспортной экспедиции экспедитор обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента-грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза. Это может быть организация перевозки, отправка и получение груза, погрузка, выгрузка, хранение груза, проверка количества и состояния груза, таможенное оформление, получение необходимой документации и т. д.
Причем, если иное не записано в договоре, экспедитор вправе привлечь к исполнению своих обязанностей других лиц, что, однако, не освобождает его от ответственности перед клиентом за исполнение договора (ст. 805 ГК РФ).
Оформлять транспортные накладные, как правило, отказываются именно экспедиторы, документируя актом только экспедиторские услуги. Однако этого недостаточно.
При приеме груза экспедитор обязан выдать клиенту экспедиторский документ, а также представить клиенту оригиналы договоров, заключенных экспедитором от имени клиента на основании выданной им доверенности (п. 4 ст. 4 Федерального закона от 30.06.03 N 87-ФЗ "О транспортно-экспедиционной деятельности"). Он также обязан передать клиенту-грузоотправителю или грузополучателю транспортную накладную, подтверждающую перевозку грузов.
***
Итак, подтвердить расходы на перевозку можно только транспортной накладной, составленной в соответствии с нормативными документами.
Подписание акта выполненных работ (оказанных услуг) при перевозке грузов ни гражданским, ни налоговым законодательством, ни законодательством о бухгалтерском учете не предусматривается. Акт о перевозке грузов, даже если в нем указаны маршрут и получатель, не позволит отнести затраты по доставке к расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль. Именно такой позиции придерживаются налоговики (см., к примеру, письмо Управления МНС России по г. Москве от 07.07.03 N 26-12/37027).
Составлять и подписывать акт необходимо только на услуги экспедитора, предусмотренные договором транспортной экспедиции. Причем к такому акту экспедитор обязан приложить все документы, подтверждающие исполнение обязательства, а это как минимум транспортная накладная.
