В логистике применение системы электронного обмена данными помогает сократить затраты рабочей силы и времени и свести к минимуму человеческие ошибки.
В большинстве случаев заказы на транспортные и логистические услуги делаются по факсу - работник фирмы-заказчика, пользуясь своей инфосистемой, определяет, что необходимо заказать, оформляет заказ и отправляет его по факсу своему партнеру - логистической или транспортной компании. Работник логистической фирмы, получивший факс, в свою очередь, данные заказа вводит в свою ин-фосистему.
Такой порядок работы довольно медленный из-за низкой пропускной способности каналов; дорогостоящий - расходуется много рабочего времени; ненадежный - ручная обработка документов не исключает возможности ошибки человека. При обмене большими объемами информации не спасает и Интернет.
Эффективный обмен данными
Система электронного обмена данными (Electronic Data Interchange EDI) - это электронная передача данных в виде структурированных сообщений в согласованном формате непосредственно из одной компьютерной системы в другую. Такой способ передачи информации по сравнению с упомянутым выше значительно повышает качество передачи данных.
Внедрение системы EDI не является очень сложным технически, но требует определенных инвестиций. Поэтому внедрение этой системы должно быть рентабельным для предприятия.
Система EDI на практике
Рассмотрим успешное внедрение EDI на примере химического концерна Group NCH и его дочерней фирмы NCH Eesti OU, которая на местном рынке в Эстонии занимается только продажей. Раньше логистический партнер NCH фирма Schen-ker доставляла товар клиентам NCH Eesti с центрального склада NCH в Финляндии. В середине прошлого года руководство NCH решило осуществлять снабжение эстонского рынка с центрального склада в Швеции. В это же время договорились об обмене информацией по системе EDI.
Для организации совместной работы, базирующейся на обмене информацией по системе EDI, на обоих предприятиях организовали рабочие группы. В их состав вошли сотрудники, которые и ранее занимались передачей, оформлением и организацией доставки заказов. Затраты на внедрение EDI составили около 80 человеко-часов. Еще четыре недели ушли на окончательную наладку связи.
С начала этого года инфо-обмен между предприятиями происходит в полном объеме (см. рисунок). Работать с автоматизированными EDI - сообщениями достаточно легко.
Работник NCH Eesti вводит в инфосистему данные, которые сразу преобразовываются в ЕDI-файлы и автоматически направляются через центральный склад NCH в Швеции на сервер шведского партнера по логистике. Далее информация автоматически направляется обратно в Эстонию, но уже логистическому партнеру.
При таком способе передачи данных файл, содержащий заказ NCH Eesti, проделав круг, возвращается в Эстонию уже на сервер логистического партнера (в данном случае компании Schen-ker). Причем он содержит всю необходимую информацию для оформления таможенных процедур, а также данные клиента в Эстонии, которому товар предназначен. В это же время на центральном складе в Швеции формируется отправка товара в Эстонию.
На основании файлов, пришедших на сервер в Эстонии, организуется доставка внутри Эстонии. Весь процесс контролируется, и для доставки конечному клиенту оформляется накладная. Распечатка отдается водителю, который принимает на терминале груз и доставляет его по месту конечного назначения. Позже логистическая фирма выставляет счет за оказанные услуги.
