Одним из факторов, определяющих степень конкурентоспособности предприятия с точки зрения качества, стоимости продукции, сроков выполнения заказов, является четко организованная система обеспечения производства сырьем и расходными материалами. Именно поэтому автоматизация системы материально-технического снабжения (МТС) считается одной из самых первоочередных задач на каждом промышленном предприятии. Система Управления МТС (УМТС), функционируя в рамках предприятия, тесно связана со многими подразделениями предприятия. Вследствие этого автоматизированная система УМТС должна быть интегрирована с уже существующими на предприятии финансово-бухгалтерскими системами или (при отсутствии таких систем) содержать соответствующий функционал.
Система должна поддерживать работу с заявками на материально-технические ресурсы (МТР), сопоставление заявок с бюджетом УМТС. В ней должны быть реализованы такие возможности, как оформление договоров на поставку МТР, заказов на закупки, контроль за исполнением заявок, ведение учета поступления и распределения МТР, обмен информацией между УМТС и другими смежными подразделениями предприятия.
Специалисты ЗАО "ЭпикРус" создали специализированное решение по автоматизации УМТС. Ниже приведено описание этого решения.
Основой для формирования плана по МТС предприятия являются заявки на МТР. Заявки подразделений поступают в УМТС, где вводятся в систему. При этом происходит распределение МТР по ответственным инженерам. Заявки в системе могут быть различных типов: текущие, дополнительные и др. В текущих заявках содержатся потребности подразделения в МТР на планируемый период. Они подаются и оформляются до наступления планируемого периода. Дополнительные заявки являются внеплановыми. МТР по ним после соответствующего подтверждения закупаются немедленно или к требуемому сроку помимо текущих закупок на подразделение. Возможно формирование и других типов заявок. По заявкам каждого типа составляются отдельные накладные.
Для определения потребностей подразделений в МТР желательно, чтобы на предприятии существовала методика планирования потребностей в материалах на уровне всего предприятия и на уровне подразделений. В качестве примера приведем следующую модель планирования потребностей.
На основании полученной информации о потребностях и фактических остатках МТР на складах формируется бюджет УМТС на приобретение МТР. В дальнейшем при оформлении заявок производится сверка заявок с бюджетом.
В системе существует возможность ведения справочника цен. Этот справочник в первую очередь используется для оперативного расчета потребностей подразделения в денежных средствах на приобретение необходимых МТР. Кроме того, справочник цен может использоваться для установки максимальных закупочных цен. С его помощью устанавливается предел цены определенной товарной позиции, выше которого инженер УМТС не сможет оформить заявку.
В модуле "Закупки" предусмотрена специальная система разграничения прав доступа для инженеров УМТС. Она настраивается таким образом, чтобы инженеру по закупкам были доступны только те группы наименований, за которые он отвечает.
Система позволяет производить контроль над использованием средств на закупки МТР. Для этого по каждому подразделению вводится бюджет расходов и указывается источник финансирования. Сопоставление с бюджетом производится с помощью специального отчета.
На основании заявок инженеры УМТС при необходимости заключают контракты с поставщиками либо размещают заказы по действующим контрактам. Контракты вместе со спецификациями вводятся в систему.
В системе существует специальный модуль "Договоры". С его помощью можно вести учет договоров с контрагентами, в том числе и договоры на поставку МТР. Это означает, что поставка может осуществляться как в рамках договора, так и без него, т.е. возможна работа не только с постоянными, но и с разовыми поставщиками. Справочники поставщиков ведутся в модуле "Расчеты с поставщиками".
Инженеры УМТС заключают и оформляют договоры на поставку и спецификации к ним. В спецификациях содержатся список товарных позиций к поставке, количество и цена закупки. Они оформляются на определенное количество МТР.
В дальнейшем закупка осуществляется в рамках этих спецификаций. Спецификация может содержать количество МТР, превышающее размер разовой закупки. В этом случае в системе отображаются информация о количестве товара, уже заказанного по данному договору, и оставшееся количество, которое еще можно заказать в рамках спецификации.
Если для ведения договоров поставки задействован сотрудник договорного или другого отдела, то для него требуется рабочее место в системе. Спецификации к договорам поставки инженеры УМТС оформляют самостоятельно.
После ввода заявок всех подразделений в системе формируется сводная потребность в МТР по всему предприятию. На основании этих данных инженеры УМТС оформляют заказы на закупку. Заказы могут размещаться у поставщиков на основе действующих договоров поставки, либо инженер УМТС может заключать новые договоры и указывать спецификации к ним.
Инженеры УМТС размещают заказы на закупку у поставщиков. Для этого в системе оформляется заказ, который составляется на основе спецификации к договору поставки. После оформления формы заказа создается и отправляется документ для поставщика - запрос на поставку МТР. При необходимости возможно получение и фиксирование подтверждения от поставщика на поставку указанной продукции в требуемом объеме к нужной дате. В дальнейшем производятся получение продукции по заказу и распределение ее согласно заявкам подразделений.Общую потребность предприятия в определенном ресурсе можно разбить на несколько партий поставки. Для каждой партии можно указать адрес и время доставки. Это означает, что МТР могут поступать как на центральный склад, так и на склады подразделений к определенной дате.
При приеме продукции система "предлагает" выполнить действия в такой последовательности: зафиксировать приход продукции согласно документам поставщика в УМТС. Накладная (счет-фактура) поступает в УМТС, где менеджер фиксирует приход продукции по заказу, указывая количество товара по накладной; принять продукцию на склад, определить фактически поступившее количество, провести контроль качества, указать количество брака, пересортицы (если есть). Эти данные вводят непосредственно на складе - получателе продукции. Это может быть как центральный склад, так и склады подразделений. На складах подразделений могут быть установлены рабочие места. В случае если складской учет ведется с помощью другой, уже существующей системы, можно создать специальные процедуры импорта данных (при наличии достаточной степени открытости складской системы); провести процедуру сверки фактически полученного количества с количеством, указанным в счете-фактуре поставщика, сформировать кредиторскую задолженность.
Накладная на отгрузку продукции на склады подразделений формируется на основе данных заявок подразделений и ранее выданных МТР. При формировании накладной указывается количество МТР к отгрузке.
Если подразделению срочно требуется материал, который еще не получен от поставщика, но есть аналогичные МТР, то при формировании документов на отпуск возможна (с согласия подразделения) замена товарных позиций на альтернативные.
В процессе оформления накладной в модуле "Склад" автоматически формируется операция передачи с одного склада на другой. В случае необходимости можно перераспределить МТР с одного склада на другой. Распределением МТР по складам занимаются менеджеры УМТС.
При осуществлении поставок на склады подразделений и при оформлении накладных на отпуск МТР с центрального склада система позволяет рассчитать оставшееся по заявке количество к отгрузке (недопоставка по заявкам). Все отчеты в системе могут быть выведены за произвольный период (день, месяц, квартал, полугодие, год и т.д.).
В системе предусмотрен обмен информацией между УМТС и другими подразделениями предприятия. При необходимости оперативная информация модуля "Закупки" может быть доступна сотрудникам смежных подразделений для контроля и анализа.
Система реализована на базе программного комплекса ERA Financials (Platinum SQL).
ERA Financials - полнофункциональная финансово-управленческая система. Она является продолжением линейки финансово-управленческих систем Platinum компании Epicor Software Corp и служит гибким инструментом для аккумулирования, обобщения и анализа финансовой информации для руководства в целях отражения объективной и всесторонней картины деятельности организации.
Функциональность ERA Financials обеспечивает оперативный управленческий учет, исчерпывающую финансовую и аналитическую отчетность, полную автоматизацию бухгалтерских операций, расчеты с поставщиками, расчеты с заказчиками, складской учет, бюджетное планирование и анализ, прогнозирование финансовых показателей, учет основных средств и нематериальных активов, расчет и учет любых видов налогов, применяемых при налогообложении предприятия. Система поддерживает как российские, так и международные стандарты бухгалтерского учета (GAAP, IAS). Широкая функциональность ERA Financials позволила в достаточно короткий срок создать оригинальное решение для автоматизации УМТС.
За прошедшее после создания системы время специалисты компании "ЭпикРус" накопили большой опыт по внедрению этого решения. В частности, создано специализированное отраслевое решение для предприятий горнодобывающей отрасли.
