Кирилл Нестеркин представляет топ 10 самых частых ошибок, которые совершают абсолютно все логисты. Вы наверняка в каких-то пунктах узнаете себя. Этот материал основан на собственном опыте и опыте коллег, в частности Василия Дмитриенко, который поучаствовал косвенно в создании этого топа. Он предоставил информацию, которую я тоже взял за основу. Спасибо ему большое за то, что он поучаствовал в создании данного топа логистических ошибок.
Пойдем по списку в обратном порядке от 10-го к первому. Первые пункты - это те ошибки, которые приводят к максимальным финансовым потерям. Десятый пункт - это минимальные финансовые потери. Скажем так, это больше могут быть репутационные потери или какие-то неприятности в мелких ситуациях.
Этот топ ошибок логистов в основном основан на нашем практическом опыте по экспедированию грузов. Это не работы с собственным транспортом, а именно экспедирование грузов, то есть грубо говоря в сфере посреднических логистических услуг.
Ошибки - это не прерогатива начинающих! У опытных логистов их просто меньше!
- Работа с биржей автоперевозок АвтоТрансИнфо (АТИ)
- Работа с контактами нового клиента
- Контроль исполнения заявки со стороны логиста
- Проблемы с необъективными сроками и формой оплаты
- Проверка заявки перед отправкой
- Проблемы оплаты с НДС и без НДС
- Ошибки в стоимости доставки
- Ошибки в полноте данных для исполнения заявки
- Риски работы под честное слово
- Мошенничество в перевозках и безопасность
Работа с биржей автоперевозок АвтоТрансИнфо (АТИ)
Десятый пункт это неправильная работа с АТИ. любого логиста это происходит бывает выставляет груз забывает про этот груз он где-то висит уходит вниз списка его никто не обновляет соответственно нет нет нет звонков от перевозчиков логист влаги что звонит клиент спрашивает где груз? Особенно такое бывает зоопарке, когда несколько грузов логиста висит.
Он забывает про какой-то груз, не обновляет его, ему никто не звонит. Потом он не понимает, что такое происходит, почему этот груз не закрывается, водители не находятся.
Все банально просто. Работает такая человеческая психология естественно водителям перевозчикам интереснее забрать как можно быстрее груз по максимальной цене. Соответственно они будут смотреть первые строчки списка заявок что есть в нужном направлении и естественно водители в первую очередь звонят по первым строчкам. Грузы надо обновлять чаще, при этом надо корректно выставлять грузы. Любые некорректности или отсутствие значимых данных приводят к потерям времени и денег.
Работа с контактами нового клиента
Пункт номер девять это контакты нового клиента, что я имею под этим в виду? Зачастую бывает так, что клиент какой-то новый звонит на городской телефон на мобильный телефон. Звонит предоставляет какой-то груз. Логист записывает данные или сразу же выставляют в АСИ по этому грузу. Все хорошо, кладет трубку ищет по этому грузу транспорт, но вот проблема контактные данные то этого клиента он забыл записать. Да такое бывает. Иногда бывает так, что люди позвонят на городской номер, логист в спешке, если у него тем более несколько заявок висит, быстренько принял заявку, но не спросил, как вас зовут и как с вами связаться. Зачастую бывает так, что у городских телефонов нет определения номера и логисту уже некуда перезвонить. Или бывает такая ситуация, когда логиста много звонков ему на мобильный и он не записал , как зовут человека, как называется компании не сохранил у себя в контактах телефоне. Потом он просто открывает телефон видит вот такой вот список с разными номерами. Ему там и водители звонят и клиенты и какие-то личные там переговоры и так далее. И такой вот список приходится прозванивать, узнавать не вы ли давали груз. Может быть уже пока дозвонишься до этого человека груз уже заберут какие-то конкуренты, другие транспортные компании. Поэтому такая вот ошибка. Зачастую логисты держат перед собой такой вот блокнотик рабочий, где можно и нужно делать пометки. Принял груз обязательно записал контакты быстренько для себя. Как то это выделил рамочкой, скобками или маркером, что это важный какой-то груз. Но, во всяком случае, здесь уже на бумаге он будет даже если вам звонят на мобильный телефон - все равно записываете сюда номер телефона, кто вам звонил и и обязательно продублируйте номер телефона, потому что потом в длинном списке этих контактов будет тяжело найти этого клиента.
Контроль исполнения заявки со стороны логиста
Пункт номер восемь логист не контролирует исполнение заявки. Он заключил заявку, машина должна загрузиться. с клиентом оформил, с перевозчиком заключил заявку. Но помимо того, что он просто оформил заявки, необходимо все контролировать. Позвонить в день загрузки, позвонить в день следования, вот машина едет позвонить и узнать, как у тебя дела все ли нормально не сломался, где ты едешь. В день выгрузки - все ли нормально подписали тебе документы и так далее. Если не контролировать эту загрузку, то может получиться так, что, например, клиент звонит и спрашивает, а где машина? Почему она долго не едет, а логист понимает, что елки-палки, а я ж не позвонил по этой заявке. Я же не узнал, где он. Логист говорит, что да, сейчас узнаю и вам перезвоню. Это выглядит не очень компетентно, когда логист исполняет заявку, но при этом даже не знает, что происходит с этим водителем. Еще хуже, когда информацию получает первым клиент. Клиент вам звонит и говорит - вы в курсе, что у вас водитель сломался? Это выглядит очень некрасиво и более того, если не контролировать исполнение заявки, то на выгрузке могут произойти какие-то неприятности. Например, долго не выгружают машину, случилась проблема с краном и так далее, нет доверенности, вот тупо нет доверенности. Просто нужно сделать один звоночек, как у тебя дела? Водитель говорит, что на него нет доверенности. Соответственно мы звоним нашему клиенту и говорим, что машину не разгружают из-за отсутствия доверенности. Доверенность предоставляют и заявка исполняется. Это как пример, но ситуации бывают разные и из-за того, что логисты забывают контролировать само исполнение ситуация приходит к такому моменту, что решить оперативно уже сложно. А можно было бы, если контролировать на всем протяжении исполнения.
Проблемы с необъективными сроками и формой оплаты
Пункт номер семь - необъективные сроки и форма оплаты перевозчику. Например, когда клиент говорит, что он будет оплачивать по оригиналам ТТН бухгалтерских документов, а переводчик говорит, что я вам отправлю сканы. Я все отправлю, честное слово. Все вложу и отправлю, как есть. В общем хорошо, логист доверяется словам перевозчика, перевозчик присылает документы, оказывается в конверте нет таки ТТН В итоге вы знаете, что ТТН потерялась, мы не можем выставить документы на оплату клиенту, о перевозчику мы уже оплатили по скану, потому что так договорился логист и происходит такая вот нелепая ситуация. Вроде, как логист поверил в такую форму оплаты, с перевозчиком договорился по сканам, хотя клиент платит по оригиналам. Ну и получается, что нам приходится восстанавливать эти ТТН. Приходится тратить на это время. Перевозчику, как вы понимаете, уже наплевать, потому что он уже свои деньги получил. Он шевелится уже не особо-то хочет. Если клиент платит за 30 дней банковских по оригиналам ТТН, некоторые логисты берут и договаривается по сканам ТТН, да еще и наличкой, а клиент платит НДС, то здесь компания начинает терять, потому что эти деньги мы по сути замораживаем под этого перевозчика. Платим из своих средств, из своего фонда и эти деньги вернутся нам еще не скоро, поэтому вот такая ошибка.
Проверка заявки перед отправкой
Шестой пункт он уже более сильно влияет на финансовую ситуацию в компании. Отсутствие проверки заявки перед отправкой. Такая ошибка бывает и старых и у новых логистов, и опытных и у неопытных - без разницы. Что я имею ввиду, когда логист уже оформил заявку и необходимо отправить перевозчику и заказчику зачастую бывает так, что логист, который находится в запарке какой-то или находится где-то мысленно в другом месте , занят какими-то посторонними делами и так далее, его отвлекают. Тогда он может просто перепутать заявки и отправить заявку с заказчиком на электронку перевозчика, а заявку перевозчика может отправить на электронку заказчику. Происходит такая вот нелепая ситуация - все стороны сделки узнают, кто с кем работает по каким ставкам, по каким срокам оплаты по какой форме оплаты. Логисту приходится оправдываться, как перед переводчиком, так и перед заказчиком, выдумывать какие-то отмазки, поэтому смотрите внимательно перед тем, как отправить заявку по электронной почте и обязательно проверьте ту ли заявку вы прикрепили к вашему электронному письму и туда ли вы ее отправляете. Это очень важно.
Чем больше опыта у логиста, тем более сложные ошибки он совершает!
Проблемы оплаты с НДС и без НДС
Ошибка номер пять, который может привести к тому, что компания может потерять деньги. Я ее так назвал "с НДС и без НДС". Особенно часто это происходит с новичками в логистике, которые еще ненедопонимают, что такое безнал, что такое НДС, что такое без НДС. И зачастую бывают такие ситуации, когда, например, но клиент дал заявку, говорит вот заявка стоит 50 тысяч рублей надо отвезти с Москвы в Уфу от 50000 рублей с НДС. Логист начинает искать по этой заявке перевозчика, находит перевозчика за 45 тысяч рублей и думает о, как здорово сейчас я заработаю 5000 рублей. Это круто, когда приходит время оформления заявки он присылает заявку перевозчику, перевозчик говорит, что вы мне пишете 45 тысяч рублей с НДС - же мы же с вами без НДС договаривались. Новенький логист может не понимать, что с ндс и без ндс абсолютно разные вещи. У нас есть определенная инструкция по этой теме в формате word, как рассчитывается те или иные ситуации, когда клиент платит с НДС и без НДС наличкой, как рассчитываться с перевозчиком. Нужно сделать определенную инструкцию для ваших логистов, чтобы они понимали, что такое с НДС, что такое без НДС и как рассчитывать при этом выгоду со сделки, то есть вашу маржу. Очень важно донести то логистов умение правильно выбирать формы оплаты и понимать, в чем разница между с НДС и без НДС.
Постепенно мы с вами приближаемся к нашей тройки лидеров.
Ошибки в стоимости доставки
Четвертый пункт это некорректная стоимость доставки. Это, когда логист может, например, в транспорте быть, а ему клиент звонит - мне срочно нужно посчитать стоимость доставки. При этом иногда логисты забывают задать какие-то уточняющие вопросы, например, этот заказчик говорит мне нужно отвезти груз из Казани в московскую область , а куда там в московскую область не ясно. Надо было бы задать этому клиенту вопрос, куда именно, а может быть это вообще какой-то дальний район - область большая. Не очень приятно - может быть это вообще несколько точек московской области, может быть это в центре Москвы и тогда это уже вообще проблема. На садовое кольцо, вы сами знаете, заехать не каждый сможет, а он говорит мне рассчитайте стоимость на фуру в московскую область. А на разные районы московской области это совершенно разные ставки. Но клиент торопит и логист в спешке называют какую-то наобум цену. Через неделю этот клиент перезванивает говорит отвезти груз как вы мне называли там за 40 тысяч рублей. Тут логист начинает уже нормально разбираться с заказом, он начинает задавать какие-то конкретные наводящие вопросы и тут понимает, что фактически то он с ценой облажался. Если это клиент новый, то приходится как-то выкручиваться из ситуации, ставить прибыль в ноль, если вы хотите зацепиться за этого клиента. Либо ставить в небольшой минус, если это старый клиент, то приходится как-то оправдываться пытаться хоть что-то здесь выиграть. Хотя бы в ноль или с небольшой маржинальностью.
Такая вот ситуация происходит довольно часто. В итоге это приводит к тому, что фирма теряет деньги.
Ошибки в полноте данных для исполнения заявки
Позиция номер три это, когда логист не указывает полные данные в заявке. Здесь очень важно указывать конкретные четкие данные по дате загрузки, по времени загрузки, особенно маршрут загрузки с полным указанием адреса области, района, региона и так далее. Важно указывать габариты и обязательно какие-то особые требования к погрузке. Например, требуется двенадцать крепежных ремней, требуются коники. Требуется, например, верхняя расстановка со снятием задней балки. Забудет написать дату и время погрузки. Машина приезжает к шести вечера оказывается ее ждали к 14-00, а никто не знал в заявке это не прописано. Клиент кричит, выставляет опоздание, мы ничего не можем предъявить перевозчику, так как мы его об этом не уведомили в письменном виде по поводу населенных пунктов. Логисты зачастую забывают написать, что это определенно какая-то область, не просто там населенный пункт особенно это касается, когда прописывают в заявках акие-то маленькие населенные пункты. Забывают прописать, что это такая-то область нижегородская область и такой-то район. Бывает так, что даже в одном регионе в одной области бывает несколько поселков с одним именем и они находятся на больших расстояниях друг друга. Поэтому обязательно нужно прописывать - какая область, какой район у этого населенного пункта. Все это нужно обязательно указывать в заявке и более того нужно обязательно прописывать контактные данные на выгрузке и на загрузке, чтобы водитель максимально быстро нашел эту загрузку и лишний раз вас не теребил, не спрашивал, как доехать, куда повернуть. То есть обязательно указывать полные данные в заявке максимально полные какие только можно. И, чтобы к вам потом юридически не было никаких вопросов вот эта ситуация может привести действительно к финансовым потерям вплоть до штрафных санкций за срыв погрузки за опоздание это все очень серьезно.
Риски работы под честное слово
Пункт номер два это работа под честное слово, что я имею ввиду этот пункт он вытекает по сути из пункта 3. Очень важно, чтобы у вас было документально закреплены все ваши отношения, как с перевозчиком так и с заказчиком. У вас обязательно должны быть подтвержденные заявки, как минимум с перевозчиком и заказчиком, а еще лучше, чтобы были оформлены договоры либо, чтобы это было договор-заявка, где были прописаны определенные штрафные санкции, требования и обязанности. У нас произошла ситуация, когда, например, наш постоянный клиент подогнал нам скажем так другого клиента. Есть такой вот заказчик - ищет транспорт, помогите ему найти. Мы находим заявку.
При этом клиент грамотно вошел в доверие, что и без заявки там все нормально. Мы не заключили заявку с этим заказчиком и в итоге получилось так, что этот груз оказался ненадлежащего качества. Нам пришлось этот груз возвращать обратно в точку загрузки. При этом клиент не подписал никакие ТТН, не подписал заявки, договор не подписал и мы не можем подать в суд и обосновать сумму претензии. Работа под честное слово это худшее, что можно придумать. Под любыми предлогами обязательно требуйте подтвержденные заявки от заказчика и тем более от переводчика. Это все очень важно, потому что это действительно приводит к серьезным финансовым потерям. Если перевозчик вам сорвал загрузку, то заказчик естественно вам выставит штраф, перевозчику вы в свою очередь ничего не сможете предъявить, потому что заявки, так как таковой и нет. Это всё серьёзно, к этому нужно отнестись очень внимательно.
Ошибок не совершает только тот, кто ничего не делает! Вопрос только в том все ли вы делаете, чтобы их было меньше!
Мошенничество в перевозках и безопасность
И завершаем наш топ халатная проверка перевозчика, как я уже говорю безопасность безопасность еще раз безопасность. Никогда не экономьте на безопасности особенно в сфере грузоперевозок. Поймите, это очень серьезная вещь, когда логист относится халатно к проверке перевозчика. Ну висит у него несколько заявок до ему скинули данные он так в спешке что-то посмотрел, но у него нет какого-то четкого алгоритма, какого то чек-листа по проверке. Он действует интуитивно - что знает то смотрит. А в запарке логист может просто халатно к этому отнестись или что-то не досмотреть, что-то не увидеть, а когда у него есть конкретные пункты перед глазами, что нужно делать, конкретные четкие инструкции, он уже следует этим инструкциям и ни одного пункта не пропускает. К проверке перевозчиков относиться нужно очень внимательно, потому что настолько сейчас профессионально начали действовать мошенники, что я довольно часто сталкиваюсь с разнообразными мошенническими схемами. Мне пишут периодически, рассказывают о разных схемах мошенничества, в которых задействуют даже женщин. Мужчины более склонны доверять женщинам и, когда мы слышим женский голос, мы думаем вряд ли наверное будут там обманывать, красть груз и так далее. Ничего подобного! Последнее время задействует даже женщин в мошеннических схемах. Под разным соусом падают одни и те же мошеннические схемы, поэтому с этим будьте особо внимательны. Я именно сделал акцент на перевозчике не на заказчике, потому что именно при проверке перевозчика могут быть допущены ошибки, которые приведут к максимальным потерям. Груз украдут на 5 миллионов. Если вы недопроверили нового заказчика ну, что вы там потеряете - ставку за перевозку, ну пусть будет это 100 тысяч. Вы потеряете не так много, чем при проверке при халатной проверке перевозчика. Поэтому к этому моменту относиться нужно особо внимательно!