Я думаю, многие, перед кем стоит задача создать систему управления запасами, оптимизировать существующую систему управления запасами задавал себе вопрос «А с чего начать?» По моему мнению, начинать нужно с наведения порядка в складском учете.
Что я подразумеваю под этим? Я имею в виду ситуации, когда в информационной системе компании остатки одни, а фактически они оказываются другими. В последнее время я не сталкиваюсь уже с тяжелыми ситуациями в складском учете. Эта область логистики хорошо развита в наше время. Многие компании используют современное складское оборудование, внедряют WMS. Но , как показывает опыт общения со специалистами по логистике, проблемы в складском учете есть.
Почему же правильный складской учет так важен в управлении запасами? Складской учет – это база, основа управления запасами. Нет смысла использовать сложные формулы и модели управления запасами, если расчеты будут производиться на основе неверных данных. То есть «Мусор на входе – мусор на выходе». Если на входе у вас будут неверные данные, на выходе результаты будут ошибочны.
Каковы основные причины ошибок в складском учете?
Основная причина - это квалификация складских работников - кладовщиков. Опытные кладовщики и без современной информационной системы могут вести иподдерживать складской учет в идеальном состоянии, вопрос только производительности – сколько номенклатурных позиций возможно вести вручную. Поэтому, конечно , квалификация, а также ответственное отношение к работе , являются основной причиной ошибок в складском учете. В наши дни квалифицированный кладовщик это уже не редкость. Сейчас можно найти. Хотя были такие времена, когда их было трудно найти. в моей практике было, что я обучала уже немолодых женщин как нужно вести складской учет . и кстати , они в результате стали хорошими кладовщиками. Но сейчас возможно найти квалифицированных кладовщиков.
Следующей причиной ошибок в складском учете является отсутствие информационной системы. Вести складской учет, а значит приход товара от поставщиков и отгрузки клиентам, используя бумажные носители или небольшие «самописные» программы может позволить себе только небольшая фирма с небольшим количеством товарных позиций и клиентов. Как только компания «вырастает», ей необходима единая информационная система. Ведение складского учета в корпоративной информационной системе - обязательная составляющая современной компании. Складской учет - это базовая составляющая основного бизнес-процесса компании – обслуживание клиента, без него не будет продаж, отгрузок товаров клиентам. Поэтому и ведение складского учета входит в базовый функционал любой информационной системы. На сегодняшний день существуют и бесплатные, и доступные по стоимости информационные системы для ведения основных складских операций. О необходимости корпоративных информационных систем написано много , да и тема этой статьи другая, поэтому не буду останавливаться на этом вопросе.
Кроме самой корпоративной информационной системы, на качество ведения складского учета влияют регламентированные правила ввода документов в эту систему. Здесь я имею в виду дисциплину ввода документов в информационную систему, а также утвержденный документооборот по всем складским операциям. Например, документы должны быть введены в информационную систему сразу, как произошло событие, или в течение часа и т.д. Или документ, например, «Приходная накладная» вводится на основании документа «заказ поставщику». Утвержденный документооборот по складским операциям должен быть оформлен в виде инструкции, по которой и работают в информационной системе все участники складских процессов. Такие регламенты и инструкции позволяют вести складской учет с минимальными ошибками.
Еще одной распространенной ошибкой в ведении складского учета является то, что инвентаризации проводятся редко. Хотя существуют компании, в которых инвентаризации вообще не проводятся. О важности инвентаризаций и о том, как их проводить написано много. Хочу лишь отметить, что кроме инвентаризаций, которые проводятся централизованно , для качественного ведения складского учета необходимо ежедневно выборочно проводить инвентаризации по некоторых позициям. И квалифицированные кладовщики это делают. Здесь важно, чтобы эти выборочные инвентаризации проводились по категориям АВС . То есть, по товарам категории А инвентаризации проводились чаще, чем по товарам других категорий.
Ольга Правук
эксперт в сфере управления запасами
и планирования поставок
http://uppravuk.net/
