Денис Салтыков, ведущий консультант практики Distribution компании Columbus
Операционная эффективность и роль товарных запасов
Повышение операционной эффективности – одна из ключевых целей менеджмента предприятия. Что же подразумевается под термином «операционная эффективность»? В широком смысле это максимизация прибыли на единицу вложений в ходе операционной деятельности. Однако за этим простым определением скрывается масса нюансов. Например, на каком временном отрезке добиваться максимума? На горизонте 1 года эффективна (даёт максимальную прибыль) одна модель управления, а на горизонте 5 лет – абсолютно другая.
Даже если горизонт поиска оптимума четко обозначен, повысить эффективность операций сложно из-за большого количества факторов. К последним в значительной степени относятся операции цепи поставок, начиная с момента возникновения спроса и заканчивая взаимоотношениями с поставщиками. Это и прогнозирование спроса, и обработка заказов клиентов, товарное резервирование и складские операции, распределение запасов между складами, закупка от поставщиков и собственное производство.
Что выгоднее – закупать или производить? Наращивать запасы или наращивать мощности при неравномерном спросе? Как правильно – поставлять продукцию под заказ или отгружать со склада? Какой объем запасов поддерживать в случае выбора стратегии «отгрузка со склада»? Какое количество персонала оптимально? Как обеспечить требуемый уровень сервиса и какой уровень является приемлемым? Использовать свою логистику или переходить на услуги аутсорсинга? Развивать сеть складов или использовать центральный склад отгрузки?
Это лишь малая часть вопросов, которые задают менеджеры, пытаясь выстроить эффективную цепь поставок. Обобщая вышесказанное, повышение операционной эффективности – это решение управленческой задачи с большим числом переменных и массой граничных условий.
В данной статье я умышленно рассматриваю термин «эффективность» в рамках одной области – товарных и/или сырьевых запасов. Почему именно запасы? Товарные запасы – это, как правило, крайне ресурсоемкая вещь. Большие запасы означают большие деньги, большие склады, большое количество персонала, объемные транспортные потоки. Грамотно управляя запасами, можно в значительной мере повысить эффективность собственной цепи поставок и предприятия в целом.
Эффективный товарный запас – различный взгляд на задачу
Итак, товарный запас. Его анализируют, измеряют, контролируют, оптимизируют, наращивают перед высоким сезоном и снижают во времена рыночных спадов. Ему уделяют массу внимания бухгалтеры, экономисты, логисты, снабженцы и даже специалисты по продажам. Запас измеряется в тоннах и паллетоместах, в единицах складского учета и в финансовом выражении; он может оцениваться по себестоимости и цене продаж. Его многоликость порождает первую проблему: чей подход к оценке запаса точнее и чья точка зрения на то, каким должен быть товарный запас, правильная.
Что говорят специалисты компании?
Экономист:
– Обороты падают, нужно ограничить поставки и снижать запасы!
Специалист отдела заказов:
– Снижение запасов недопустимо, иначе упадет уровень сервиса.
Продакт-менеджер:
– Необходимо расширить ассортиментный перечень и выводить устаревшие товарные позиции из оборота.
Директор складского комплекса:
– Склады заполнены на 94%. Дальнейший рост запасов может уменьшить скорость обработки грузов.
Менеджер по продажам:
– Нам надо увеличить запасы, чтобы подстраховаться на случай роста спроса.
Финансовый менеджер:
– У нас ограничены возможности по оплате новых поставок! Огромная сумма заморожена в имеющихся запасах.
Операционный директор:
– Повышайте оборачиваемость, сохраняя требуемый уровень сервиса и необходимый ассортимент в наличии. И да, кризис на дворе, не замораживайте ликвидность и экономьте средства компании!
Кстати, даже при внедрении ERP-системы в качестве одной из бизнес-целей проекта, как правило, фигурирует задача «снижения складских запасов». Эта задача часто формулируется безотносительно уровня сервиса или какого-либо упоминания сезонности спроса, что приводит к однобокой трактовке эффективности.
Какой же запас считать правильным? Как достичь консенсуса среди различных точек зрения? Стоит ли бесконечно снижать запасы или есть разумный предел? Как уровень требуемых запасов связан с продуктовой спецификой и спецификой бизнеса? Очень важно в рамках выработки единой операционной стратегии компании определить согласованные критерии эффективности, описывающие набор бизнес-правил и оцениваемых показателей. В противном случае разногласия между подразделениями по поводу трактовки состояния запасов будут только нарастать и приводить к управленческим коллапсам.
Критерии эффективности для системы управления запасами
На производственных предприятиях или предприятиях-дистрибьюторах, где компания Columbus участвует во внедрении ERP-системы Microsoft Dynamics AX 2012 и её ранних версий, задача построения эффективной системы управления запасами является весьма значимой составляющей проекта.
Как правило, специфика компаний–заказчиков заключается в огромном продуктовом ассортименте, наличии географически распределенной сети складов хранения, а во многих случаях – и наличием собственного производства. Сложность построения эффективной системы управления также увеличивается при ограничении производственных и складских ресурсов, наличия коротких сроков годности и весьма требовательных к уровню сервиса клиентов. Все это отягощается вызовами нового времени – кризисом ликвидности, ограничением на рынке финансовых заимствований, и, как следствие, высокими требованиями к оборачиваемости капитала.
С учётом этих непростых условий эффективность системы управления запасами оценивается по нескольким направлениям одновременно:
- Товарная оборачиваемость оценивается по себестоимости и в единицах складского хранения
- Уровень клиентского сервиса – рассчитывается доля отгрузок, выполненных в срок в стоимостном выражении, в единицах складского учета, в количестве заказанных товарных позиций
- Доля и объем неликвидов (процент низкооборачиваемых товарных позиций от общего объема запасов)
- Отсутствующий ассортимент, out-of-stock (доля товарных позиций с нулевым количеством, доступным к обещанию относительно общего числа товарных позиций, по которым принято решение о постоянно поддерживаемом запасе)
- Продукция с истекшим сроком годности (или истекающим сроком годности, или со сроком годности, не удовлетворяющим требованиям клиентов к остаточному сроку годности)
- Процент загрузки складских площадей контролируется для предотвращения переполнения склада и снижения скорости обработки грузов
Первые два пункта должны в обязательном порядке измеряться и рассматриваться совместно. Нельзя утверждать, что достигнуто эффективное снижение уровня товарных запасов, если при этом снизился и уровень сервиса. Оставшиеся четыре пункта можно использовать как дополнительные ключевые индикаторы, если их специфика присутствует в бизнесе заказчика. В совокупности эти метрики позволят оценить, как изменилась эффективность системы управления запасами.
Специфика отражения операций в ERP-системе Microsoft Dynamics AX 2012 позволяет собирать и анализировать данные для оценки любого из перечисленных выше показателей. В некоторых случаях целесообразно задействовать внешнюю BI-систему, реализация механизмов отчетности зависит от специфики и условий проекта внедрения.
О том, как повышать эффективность системы управления запасами, расскажу в следующем материале.
