Для обеспечения нормальной производственной деятельности акционерному обществу "Сургутнефтегаз" ежегодно требуются сотни тысяч тонн труб, соли для технических нужд, цемента. Нужно свыше 200 тыс. тонн дизтоплива, десятки тысяч штук дорожных плит. Список можно дополнить множеством других наименований материалов, запчастей и оборудования. Упорядочить этот колоссальный объем материально-технических ресурсов позволила система управления материальными потоками на базе программных средств SAP.
На вопросы корреспондента ответил Анатолий Хрисанович КОЛЬЦОВ, заместитель начальника управления по маркетингу ГСМ и химии ОАО "Сургутнефтегаз".
- Как была внедрена система SAP в Сургутнефтегазе, в секторе управления МТР?
- До 1994 года в структурных подразделениях Сургутнефтегаза предпринимались попытки создания систем учета материально-технических ресурсов, для чего использовались различные программы, в основном, для бухгалтерского учета. Однако все эти программные средства вводились локально в каждом из структурных подразделений, и о создании единой системы учета МТР речь тогда не шла.
После ряда работ по анализу отечественных и зарубежных разработок в 1994 году ОАО "Сургутнефтегаз" остановило свой выбор на программных средствах немецкой фирмы SAP AG как на системах, наиболее полно охватывающих весь комплекс задач по учету и управлению. В мае 1994 года была сформирована проектно-методическая группа. Уже в 1995 году запущен в эксплуатацию первый модуль системы R/2 "Закупка", для работы в системе были обучены около 300 пользователей.
В 1996 году система переведена в продуктивный режим. Произведено реформирование трех подразделений производственного снабжения в одну базу - БПТОиКО, в результате численность персонала была сокращена на 400 человек.
В системе R/2 в то время работали 317 человек.
В 1997 году внедрены модули "Сбыт" и "Планирование потребности". В течение последующего года была осуществлена централизация закупок в R/2, проведена заявочная кампания по всем видам деятельности. Номенклатуро-ценники приведены к базе данных системы R/2, в которой работали уже 645 человек. Проведенная в России деноминация была успешно реализована в системе R/2.
Вскоре назрела необходимость перехода к системе R/3, новому эволюционному этапу автоматизации компании. Обоснованием этому в 2000 году послужили свойственные для R/2 негативные характеристики:
- отсутствие мощных средств аналитики и отчетности;
- невозможность оперативного планирования закупок, исходя из потребностей структурных подразделений в МТР;
- отсутствие компонентов по учету незавершенного капитального строительства и основных средств;
- устаревший интерфейс с пользователями, отсутствие возможности работать с приложениями Word и Excel;
- проблемы с системными и техническими ресурсами;
- официальное прекращение поддержки системы R/2 со стороны SAP AG.
В августе 2000 года миграция в R/3 произведена. Проведен перенос из R/2 справочника материалов в полном объеме, складских остатков БПТОиКО и трубной базы. Занесены в новую систему введенные в R/2 потребности структурных подразделений в МТР. В том же году разработан программный комплекс "Заявочная кампания", начата разработка программного комплекса "Инфосистема УМТОП". К 2003 году осуществлено развитие WЕВ-сервера УМТОП, создан каталог материалов, запатентована система управления материальными потоками.
Большую роль в создании системы управления материальными потоками сыграли созданные во всех структурных подразделениях группы поддержки. Специалисты, входящие в них, являются наиболее подготовленными и решают большую часть вопросов, возникающих у пользователей в структурных подразделениях. Планируется передать этим группам весь объем задач по сопровождению системы в структурных подразделениях.
- Насколько SAP упростила работу специалистов УМТОП?
- Внедрение информационных технологий, особенно на начальных этапах, обычно вызывает усложнение работы специалистов. Каждый процесс внедрения предусматривает пересмотр и изменение сложившихся стандартов работы. Это вызывает субъективное эмоциональное противодействие конечных пользователей. Но по прошествии некоторого времени специалисты начинают понимать необходимость и эффективность изменений. На этом этапе важнейшую роль играет позиция руководителей верхнего звена. Проектно-методическая группа материально-технического обеспечения производства (ПМГ МТОП) решает задачи, которые ставят перед нею генеральный директор и его заместитель - наш начальник управления, и на всех этапах (от разработки до внедрения и сопровождения) мы пользуемся их поддержкой.
Практика показала, что наибольшие сложности в работе пользователей возникают из-за несбалансированного развития информационных технологий в смежных областях, когда, например, специалисты УМТОП вынуждены дублировать работу других управлений или структурных подразделений для отображения всех бизнес-операций в информационной системе.
В ПМГ МТОП всегда уделяли особое внимание сопровождению пользователей управления. К настоящему времени практически вся работа специалистов УМТОП построена на использовании системы SAP R/3.
С точки зрения нагрузки, работать в УМТОП становится труднее. Каждый специалист имеет свой участок работы, свою закрепленную номенклатуру материалов. Результаты каждого этапа работы (формирование потребности, закупка, отпуск) регистрируются в программных комплексах. Становятся жестче требования, нагрузка возрастает. Однако управление материальными потоками в ОАО "Сургутнефтегаз" стало гораздо более упорядоченным и эффективным.
- Как создавалась база данных R/3, как она обновляется?
- Справочник материалов является единым для всех существующих на данный момент в акционерном обществе систем учета материально-технических ресурсов. Каждый материал в справочнике имеет индивидуальное наименование по ГОСТу, краткую техническую характеристику, отдельный системный восьмизначный номер.
Объем справочника материалов в настоящее время составляет более 260 тысяч записей различных наименований товарно-материальных ценностей из самых различных отраслей промышленности, которые подразделяются более чем на 21 тысячу истинных и иерархических классов. Справочник материалов в сочетании с системой классификации является одной из важнейших фундаментальных составляющих системы управления материальными потоками (СУМП).
Приведение номенклатуро-ценников структурных подразделений к единой базе данных материалов в 1998 году позволило учитывать запасы и неликвиды по Обществу в целом. Благодаря этому стало возможным оперативное перераспределение материалов.
Классификатор и справочник материалов в 1999 году были защищены авторским свидетельством как справочно-информационная система и реализованы как коммерческий продукт ведущим компаниям России.
Большой объем справочника материалов значительно усложняет работу с ним, увеличивает нагрузку на системы обработки данных и снижает их быстродействие.
С целью сокращения времени на обработку данных была разработана технология формирования каталогов материалов.
- Как сегодня определяется потребность компании в МТР, ведется работа с договорами закупки?
- Все закупки материально-технических ресурсов в ОАО "Сургутнефтегаз" производятся централизованно и в основном на конкурсной основе. Более 70 процентов договоров заключаются в результате проведения торгов.
Все затраты ОАО "Сургутнефтегаз" условно можно разделить на несколько видов: капстроительство, капремонт, бурение, производственные и ремонтно-эксплуатационные нужды (РЭН).
Соответственно, к каждому виду затрат применима своя специфичная технология учета. Капитальное строительство и капитальный ремонт комплектуются согласно графикам поставки на основе спецификаций, потребность в материалах на производство и РЭН закрывается посредством проведения заявочной кампании. Учитывая огромные объемы капитального строительства и капитального ремонта, одной из основных целей является полное и своевременное обеспечение заявленной потребности в материально-технических ресурсах.
Большие объемы работ предполагают большой объем закупки материалов и оборудования, поэтому второй очень важной задачей является управление запасами МТР в рамках всего Общества. Уменьшение объемов закупаемых материалов ведет к снижению затрат, неиспользуемых запасов и неликвидов.
В целом же внедрение SAP в управление материальными потоками компании привело к тому, что планирование потребности формируется с учетом запасов. Обеспечен высокий уровень учета. Есть возможность оперативного выявления неликвидных материалов. Формирование распоряжений на отпуск ресурсов ведется в электронном виде. Отслеживается закрытие потребности. Обеспечен контроль кредиторской и дебиторской задолженностей. Сокращено время на подготовку отчетных документов.
Большую роль во внедрении SАР-проекта системы ОАО "Сургутнефтегаз" играют специалисты ПМГ МТОП. Команда профессионалов самостоятельно, без консалтинга развивает систему управления материальными потоками. Основу коллектива составляют ветераны - В.К.Некраш, А.В.Татарченко, А.М.Доценко, А.У.Кантарбаева, А.А.Голованев, Н.А.Голова, В.Ю.Чуклина.
Особо хочу отметить наших самых "продвинутых профи": О.Г.Климкина, Л.В.Дейнегу, Т.Р.Амзаева.
Радует то, что и наши новички рядом с профессионалами быстро повышают свою квалификацию и становятся специалистами.
