Окончание. Начало в № 19
КОРПОРАТИВНАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА: «ИМЕТЬ ИЛИ БЫТЬ»?
Многоэтапное процесса автоматизации, высокая стоимость каждого этапа, возможность исполнения различных этапов разными исполнителями, использование результатов каждого этапа при выполнении последующих, самоценность результатов каждого этапа — все это требует соблюдения определенных стандартов для представления результатов по каждому этапу.
Очень важно, чтобы перед началом проекта (этапа проекта) заказчик и исполнитель согласовали сроки, состав и форму представления результатов работы над проектом. Это дисциплинирует обе стороны и сведет к минимуму их сверхзависимость друг от друга, поводы для разногласий, сохранив энергию для конструктивного взаимодействия.
В некоторых случаях возможна настройка автоматизированной системы не на основе ТЗ, а на основе прототипирования. Это связано с тем, что заказчик бывает не в состоянии сформулировать то, что ему нужно (или не нужно), пока не увидит какой-нибудь работающий вариант системы. В этом случае, основываясь на своем видении проблем и потребностей заказчика, подрядчик создает работающий вариант {прототип) будущей системы, которую предъявляет экспертам заказчика. Эксперты, моделируя различные ситуации из реальной хозяйственной жизни, определяют, удовлетворяет ли прототип их требованиям, дают замечания. Далее подрядчик доводит прототип до реальной работающей системы. Возможна комбинированная технология: сначала заказчику предъявляется прототип, затем он доводится на основе спецификаций по каждой функциональной возможности системы.
***
Зачастую при работе над проектом автоматизации имеются два основных источника противоречий и белых пятен в отношениях заказчика и подрядчика: неоднозначность используемой терминологии и подразумевание неочевидного.
Пример. Отдел продаж оптовой базы получил 2 заказа:
заказ 1-й: 600 грелок, 200 утюгов;
заказ 2-й: 500 грелок, 300 утюгов.
Эти заказы переданы в отдел снабжения, который обработал их следующим образом:
заказ 1 - й: 1100 грелок — на завод по изготовлению грелок;
заказ 2-й: 500 утюгов на завод по изготовлению утюгов.
Таким образом, «заказ N2» означает для продавцов и снабженцев разные явления, обозначение таких явлений одним термином «заказ» может стать источником неразберихи. Это довольно примитивный пример, в реальной жизни неопределенность в терминологии бывает гораздо более серьезной. Если же речь идет об автоматизации, то на стадии описания предметной области любая неоднозначность в терминологии должна быть исключена.
Что касается подразумевания неочевидного, то источником такого явления могут быть.
в частности, устные установки руководства или интуитивные методы принятия решений на уровне среднего звена, которые нигде не фиксируются, но ложатся в основу бизнес-процессов на предприятии. Искусство системного аналитика, проводящего обследование предприятия, и заключается в том, чтобы «отловить» подобные явления.
***
Залог успеха
Руководитель предприятия, решившийся на проект создания корпоративной информационной системы (КИС), хотел бы знать принципы целесообразного поведения по отношению к исполнителю для достижения успеха. Таких принципов несколько:
- Выбирать устойчивого стратегического партнера — исполнителя проекта.
- Выбрав — доверять.
- Доверяя — уметь и иметь возможность проверять. Назначать контрольные точки в проекте (вехи) для проверки.
- Проверяя — основываться на предварительно согласованных документах (договоре, постановке задачи, описании предметной области и т. п.)
- Соблюдать принцип первого руководителя. Проект создания корпоративной информационной системы — это очень важное стратегическое мероприятие, повышающее управляемость и стоимость предприятия.
- Набраться терпения: хороший проект делается небыстро, но верно. Темпы внедрения новой системы неразрывно связаны с возможностями персонала предприятия по ее освоению. Освоение, в свою очередь, происходит в процессе реальной эксплуатации системы в течение ряда расчетных и отчетных периодов. Весьма вероятно, что в течение одного отчетного периода пользователям придется страховаться путем ведения работы в старой (ручной) и новой (автоматизированной)технологии, для надежности сверяя данные.
Очень важно в самом начале определиться с тем, каковы будут критерии для оценки эффекта от внедрения системы автоматизации. Критерии могут быть самые различные:
уменьшение размера штрафов в связи со своевременностью и корректностью представления бухгалтерской информации;
***
Улучшение управления дебиторской задолженностью;
***
Возможность списания товарных запасов по средней фактической себестоимости при непрерывном учете;
появление информационных массивов для выработки решений в области маркетинга или управления складскими запасами;
***
Возможность оперативно получать финансовый и управленческий баланс предприятия;
***
Повышение стоимости акций предприятия, ликвидности предприятия в целом, привлекательности для инвесторов как следствие улучшения управляемости и прозрачности предприятия;
***
Уменьшение омертвленных запасов материалов (бывают случаи, когда при многотысячной номенклатуре легче закупить, чем найти на складе нужную деталь);
***
Облегчение реальной инвентаризации и передачи товарно-материальных запасов;
***
Сокращение случаев воровства и подлога со стороны нечистых на руку работников.
Этот список критериев можно было бы продолжить на десятки позиций, ибо в любом проекте автоматизации есть как типичные, так и уникальные (не забывайте об уникальности!) цели предприятия. Важно, что эти критерии должны быть согласованы со стратегией компании, ее приоритетами. Через выработку этих критериев, в частности, и проявляется соблюдение принципа первого руководителя в проекте создания корпоративной информационной системы.
***
Самоценность промежуточных результатов проекта
Результаты промежуточных этапов проекта имеют самостоятельную ценность для предприятия, независимо от того, каким будет решение об автоматизации.
К примеру, в результате анализа бизнес-процессов строится функциональная модель
предприятия, которая наглядно, компактно и, главное, однозначно задает действия, их исполнителей, инструкции, входящую и выходящую информацию. Как правило, до начала проекта внедрения КИС предприятие не имеет строгих и полных описаний бизнес- процессов. Кто, что и как должен делать — этому специалисты обучаются в процессе работы. Должностные инструкции не являются носителями реальных бизнес-процессов. Поэтому одна из больших проблем на начальной стадии проекта — это отсутствие документов, полно и однозначно описывающих работу предприятия. В принципе, эта проблема существует для предприятия, даже если оно и не задумывается над автоматизацией, просто работа над проектом очень сильно обнажает эту проблему. Поэтому специалисты сначала обследуют предприятие, описывают предметную область, создают модели бизнес-процессов, которые необходимы для дальнейшей работы над проектом.
И в заключение отмечу: не быстро, с годами, формируются у корпораций осознанные потребности и растет уровень зрелости: от функций учета — к функциям управления корпоративными ресурсами. И именно в процессе автоматизации и предпро-ектной подготовки выявляются и осознаются скрытые проблемы и противоречия в организации бизнеса; появляется реальная возможность на новом едином информационном поле корпорации решать принципиально новые задачи управления.
bkit@bk.Ru
***
фото:
