Одной из задач службы управления персоналом любого предприятия является поддержание здоровой атмосферы в трудовом коллективе. Для этого приходится постоянно предугадывать возможные противоречия интересов работников и компании, а также своевременно предпринимать меры, с тем чтобы естественные в своей сути противоречия не превращались в конфликтные ситуации.
Одним из источников недовольства работников, например, может стать неудачно составленный график отпусков, поэтому простой на первый взгляд задаче управления отпусками необходимо уделять достаточное внимание - это всегда компромисс между правом работников на отдых и производственной необходимостью. График отпусков должен обеспечить отсутствие проблем при выполнении намеченной производственной программы компании в течение всего календарного года, в том числе и в период наибольшего использования отпусков работниками. С точки зрения работников компании, правильно составленный график отпусков дает возможность работнику заранее спланировать проведение отпуска в желаемые для него сроки и предоставляет определенные гарантии того, что отпуск состоится в оговоренные сроки и не будет перенесен на другое время "по производственной надобности".
Таким образом, в общем смысле управление отпусками предполагает решение следующих задач:
/ планирование важных мероприятий на год, то есть еще до начала планирования отпусков необходимо определить промежутки времени, где отсутствие работников нежелательно или невозможно в силу производственной необходимости;
/ подготовка документов с планами работников на отпуск. Как правило, на этом этапе линейные руководители собирают пожелания работников на очередной отпускной период, соотнося их с производственной программой подразделения;
/ утверждение (согласование) отпусков, то есть принятие решения отпускать в отпуск работника или нет. На этом этапе определяют, какой продолжительности отпуск может быть предоставлен работнику на очередной отпускной период; учитываются периоды времени, когда присутствие работника на рабочем месте обязательно; контролируется предельное количество одновременно уходящих в отпуск работников и т. д.;
/ перепланирование неутвержденных отпусков;
/ учет фактов ухода и возвращения из отпуска. По результатам этого этапа можно оценить, как исполнялся составленный на очередной отпускной период план отпусков, то есть насколько хорош оказался график отпусков.
При большом количестве работников и разветвленной структуре компании удержать в голове все влияющие на график отпусков факторы уже невозможно, поэтому для целей планирования все чаще используются системы автоматизации.
В конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом", предлагаемой фирмой "1C" службе управления персоналом, реализован полный цикл управления отпусками работников - от сбора пожеланий по отпуску до учета фактов ухода в отпуск, а также построения отчетности по исполнению планов.
В системе управления отпуск может иметь различные статусы. Например, конкретный отпуск работника может быть подготовлен. Это означает, что отпуск запланирован, но еще не прошел процедуру утверждения. Отпуск, успешно прошедший процедуру согласования и утверждения и внесенный в график отпусков, считается в системе утвержденным. А если отпуск уже реализован, то по нему учитывается фактический период фактического отпуска работника.
Подготовленные и утвержденные отпуска вводятся в систему специализированным документом "Планирование отпуска", в котором также отражается факт прохождения процедуры утверждения. Фактические отпуска учитываются в подсистеме кадрового учета работников.
Помимо средств регистрации запланированных и фактических отпусков для проведения процедуры утверждения отпусков в конфигурацию "Зарплата и Управление Персоналом" включен так называемый инструмент, менеджера, в котором реализованы следующие возможности:
/ сбор и предоставление данных для формализации принятия решения об утверждении отпуска;
/ проведение проверок корректности ввода отпусков с построением отчета об ошибках и предупреждениях;
/ формирование графических иллюстраций текущей ситуации с планируемыми отпусками;
/ подготовка отчета о принятых решениях.
Процедура утверждения отпусков в рамках инструмента менеджера выполняется следующим образом:
/ для выбранного отпуска формируются справки с информацией для принятия решения;
/ принимается решение, разрешить или нет такой отпуск;
/ принятое решение отражается в колонке пометок разными цветами и, если требуется, добавляется комментарий к решению;
/ автоматически утверждаются документы, в которых все отпуска имеют пометку "Разрешить";
/ по результатам процедуры утверждения менеджерам, вводившим исходные данные для планирования отпусков, рассылается автоматически подготовленный отчет.
Документ, в котором зарегистрировано несколько подготовленных отпусков, может быть утвержден только в том случае, когда все содержащиеся в документе отпуска имеют пометку "Разрешить". Тем самым система позволяет увязать утверждение отпусков группы работников, занятость которых зависит друг от друга.
