Сегодня наблюдается заметный рост спроса на автоматизацию управленческих функций на базе ЕRР-систем. Создание и внедрение ЕRР-системы требует значительных инвестиций. Многие руководители задают вопросы о том, насколько необходимо оценивать экономическую эффективность ЕRР-систем и кто должен ее оценивать. Какие подходы для этого используются? Когда это делать лучше? Где искать источники экономической эффективности ЕRР-систем?
Предлагаемый нами вариант определения экономической эффективности основан на комбинации математических расчетов и экспертных оценок, которая позволяет при наименьших ресурсных затратах и инвестициях получить достаточно точный результат.
Жизненный цикл развития информационной системы можно условно разделить на две основные фазы: проектирование и внедрение информационной системы и эксплуатация внедренной системы. Естественно, что инвестиционные расходы в основном приходятся на первую фазу, а отдача от системы — на вторую.
Для оценки окупаемости информационной системы требуется оценить следующие параметры:
* инвестиционные затраты на проект внедрения ИС в случае его успешного завершения, а также денежный поток затрат на эксплуатацию системы;
* денежный поток доходов, связанный
с эксплуатацией ИС;
* коэффициент дисконтирования, используемый для оценки приведенной стоимости денежного потока.
Оценка эффективности вложений в ИС по данной методике предполагает выполнение следующих шагов. Разделение ИС на функциональные подсистемы
. Создание и внедрение ЕRР-систем главным образом нацелено на обеспечение информационной поддержки принятия управленческих решений и автоматизацию типовых операций и трудоемких расчетов, источники экономической эффективности следует искать в
функциональной структуре системы. Для этого в ней следует выделить отдельные функциональные подсистемы, для каждой из которых вырабатывается собственная методика оценки, классифицирующая их по двум группам:
Основные подсистемы, куда можно отнести управления производством, техническим снабжением, сбытом, дистрибуцией и другие. Эффект от их внедрения, как правило, может быть прямо оценен.
Вспомогательные подсистемы, к которым относятся управления бюджетом, финансами, бухгалтерского учета, управления персоналом и другие. В этом случае эффективность оценивается косвенно.
Определение и количественная оценка факторов повышения эффективности
Каждая подсистема поддерживает один или несколько бизнес-процессов компании. Для расчета доходной части необходимо в каждой подсистеме выделить факторы повышения эффективности бизнес-процессов.
Общий подход состоит в том, что первоначально строится максимально упрощенная модель, в основе которой лежит оценка ожидаемого денежного потока, связанного с внедрением системы. Эту модель впоследствии можно пошагово усложнять, для получения более детальной и наглядной структуры бизнес-процессов.
Количественная оценка каждого фактора повышения эффективности может осуществляться четырьмя способами:
* прямой подсчет экономического эффекта;
* определение экономического эффекта на основании исторических данных о результатах реализации подобных проектов в компании;
* сравнение с результатами внедрения подобных продуктов в других компаниях отрасли;
* экспертная оценка.
на практике чаще всего применяется третий способ, а также оценка экспертов. Это связано с тем, что эффект от внедрения различных функциональных модулей информационной системы часто не может быть оценен напрямую. Методика оценки в каждом конкретном случае зависит от задач, решаемых данной системой, ее архитектуры и степени интеграции с другими подсистемами компании.
Оценка совокупных затрат на эксплуатацию и развитие информационной системы
Для оценки денежных потоков, связанных с внедрением и эксплуатацией информационной системы, наиболее эффективным является применение методики расчета совокупной стоимости владения. Ее суть состоит в том, что она позволяет максимально полно учесть не только явные затраты на внедрение и последующую эксплуатацию системы, но и скрытые — те, которые при обычном подходе к оценке затрат не учитываются.
Иными словами, в рамках модели оцениваются:
* явные, или бюджетируемые затраты:
— капитальные затраты на оборудование и лицензии на ПО;
— на консультационные услуги по внедрению системы;
- на поддержку ИС;
- на обучение персонала.
* скрытые, или небюджетируемые затраты:
- потери от неэффективного использования оборудования и ПО;
— ошибки пользователей и потери данных;
— потери от простоев пользователей;
— прочие скрытые затраты.
К ограничениям можно отнести сложность и трудоемкость расчета скрытых затрат. Поэтому в том случае, если оценка экономического эффекта от внедрения системы или ее отдельного компонента значительно превышает бюджетируемые затраты на внедрение, скрытые затраты могут быть оценены экспертно или же ими можно пренебречь.
Оценка эффективности вложений.
На заключительном этапе должны быть сопоставлены результаты оценки денежного потока, связанного с промышленной эксплуатацией ИС, и стоимости потока затрат, связанных с внедрением и поддержкой информационной системы (которые рассчитывались на втором и третьем этапах соответственно).
Общий эффект от внедрения ИС, таким образом, определяется величиной денежного потока, полученного от внедрения отдельных функциональных элементов информационной системы, за вычетом затрат на внедрение и эксплуатацию ИС.
Следовательно, экономическую эффективность целесообразно оценивать на этапе формирования концепции системы. Такая оценка позволит выявить оптимальный уровень затрат, на который следует идти предприятию при создании и внедрении ЕRР-систем.
Приступая к внедрению ЕRР-решения, задумайтесь о том, какого результата вы ожидаете!
Узнать больше о ЕRР-решениях для бизнеса вы сможете, посетив семинар в Волгограде 26 апреля 2005 г. «Microsoft Navision — все грани вашего бизнеса».
Информация и регистрация: компания «Телесто» по телефону: (8442) 302-604, электронной почте: erp@telesto.ru. и на сайте: http://erp.telesto.ru.
