Используя свой богатый жизненный опыт, обширные знакомства в сфере бизнеса Костромы и журналистскую тактику провокаций, корреспондент «СК» Лидия КИРИЛЕНКО исследовала все прелести и опасности профессии секретаря-референта.
АХ, КАКИЕ БЫЛИ СЕКРЕТАРШИ!
Стороннему наблюдателю бросается в глаза некоторое однообразие костромского «секретарского полка»: все молодые, стройные, красивые, ухоженные, умеющие со вкусом и применительно к месту и времени одеваться. Все - вежливые, всех зовут только по имени: Света, Ира, Лена, Катя, Анжела, Наташа. У них дипломы экономистов, бухгалтеров, филологов, преподавателей иностранного языка, инженеров текстильного производства. Заработная плата от 3 до 10 тысяч. Их не называют секретаршами, а называют секретарями-референтами, просто референтами и даже помощниками руководителя.
Их наблюдательности позавидует любой психолог. Пример: спрашиваю у милой девушки, секретаря директора супермаркета «Интех» Игоря Маслова, когда освободится ее шеф. Она бросает взгляд за жалюзи (офис небольшой, кабинет отделен от приемной стеклянной перегородкой с жалюзи) и говорит: «Через пять минут». И ровно через пять минут посетитель действительно вышел. Как определила? Оказывается, у нее целая система сложилась: руку на бумаги положил - через пять минут разговор закончит, встал - через минуту, и так далее.
А вот раньше, в советские времена, секретарши были другие. Разнообразнее, я бы сказала, курьезнее. Есть что вспомнить. Хотя с названием должности в ту пору не сильно церемонились, в ходу было слово «секретарша». В секретарши брали разных: тонких, толстых, маленьких, длинных. Среди директоров предприятий социалистической собственности считалось дурным тоном пригласить на работу секретарем красавицу. Это вызывало подозрения у высокого партийного начальства: а соответствует ли поведение директора принципам коммунистической морали? И напротив: когда у дверей директорского кабинета сидело какое-нибудь пугало - это считалось за хороший тон. Тут уж высокое партийное начальство могло быть уверено: мораль хочешь - не хочешь, а соблюдалась.
В середине семидесятых мне пришлось быть свидетельницей анекдотического случая: руководитель одного солидного учреждения отказал молодой женщине в приеме на должность секретаря-машинистки, мотивируя отказ тем, что женщина очень, ну просто непозволительно красива. И взял на работу старую, некрасивую и очень нерасторопную женщину. Она печатала с ошибками, в перерыв укладывалась в приемной на диване отдыхать и покрикивала как на тех, кто приходил в приемную, так и на самого руководителя. Он ее почтительно называл «Марья Ивановна», а она его по-матерински «Санечка». Бедный, он еле дотерпел до того дня, когда отправил ее на пенсию. Зато какое было в прежних приемных разнообразие женских возрастов, характеров и кондиций!
В девяностых все это стало исчезать, нивелироваться до одинаково стройных и супервежливых созданий. До наших дней додержалась лишь одна представительница тех секретарш: она знала все нужные телефоны наизусть, чуть ли не всех костромичей по именам-отчествам, обладала мощным торсом и низким, ледяным голосом, сама решала, кого пускать, кого не пускать в директорскую дверь. Ее все терпеть не могли. Свою любимую фразу: «Сидите, ждите, вами пока никто не интересовался», она произнесла в позапрошлом году. Теперь, по слухам, эта дама торгует на рынке и весьма успешно.
ПРИНЦИП ОТБОРА
Сергей Матвеев, директор компании «Матвеев и партнеры»: «Хороших секретарей в Костроме не так уж много».
Я стал директором первого в городе агентства по подбору персонала в 1998 году. И с тех пор подобрал для костромских работодателей больше 30 секретарей. Принцип был один: я исходил из глубинных потребностей обращавшихся в наше агентство руководителей. Помогало то, что я этих людей очень хорошо знал, многие были моими приятелями. Мало кто вслух высказывал мне, что ему конкретно нужно. Но я-то знал, что например, он не любит рыжих. Или не любит медленно говорящих. Казалось бы, что такого? Ну - рыжая, с кем не бывает? А между тем, она у него по долгу службы будет маячить перед глазами, такая вот, с рыжей головой. Или ему надо будет с ней разговаривать, с такой вот, от которой час конца фразы ждать.
Секретарь в сознании работодателя - расплывчатое понятие. Для одних - это девушка для подачи кофе, для других -чуть ли не заместитель директора. На одном полюсе - официантка, на другом - заместитель директора и референт. Крайности - это одинаково плохо. Если секретарь начинает брать на себя не свойственные функции, отсеивать клиентов, которые, может быть, как раз нужны директору, или начинает играть какую-то свою игру - это никуда не годится. Если наоборот, она никого не отсеивает, а открывает всем широкий доступ к шефу - это тоже не здорово.
Хороших секретарей в Костроме не так уж много. Я бы сказал 50 процентов от имеющихся.
Я долго и мучительно выбирал себе секретаря-помощника. У нас свое кадровое агентство, куда соискательницы этой должности ходят толпами, и, казалось бы, уж я-то - могу выбрать. Тем не менее, признаюсь, что провел много собеседований, и много было неудачных проб. Официальный испытательный срок - 3 месяца, но достаточно недели, чтобы понять, подходит человек или нет. Некоторые и трех дней не выдерживали: не справлялись с нагрузкой. Это ведь только на первый взгляд заманчивое место: сидит девушка, улыбается, кофе подает. А на самом деле на ее плечах масса работы.
Важно, чтобы этот человек, который находится с утра до вечера рядом, не раздражал своим поведением, иначе жизнь в офисе превратится в муку. При выборе помощника я ориентировался на Анжелу - секретаря-референта (или помощника, не знаю точно, как он ее называет) Андрея Озерова. Искал точно такую же. И наконец нашел.
Елена, помощник руководителя компании «Матвеев и партнеры»: «Я поменяла одежду, макияж и голос»
- Лена, вы не считаете себя секретарем?
- Моя должность в компании называется помощник директора. Круг моих обязанностей гораздо шире, чем у секретаря.
- Насколько шире?
- Секретарь присутствует в офисе, обеспечивает связь руководителя с внешним миром, ведет его расписание, напоминает о важных встречах, встречает тех, кто приходит в офис, занимается документооборотом. Вся эта деятельность -лишь одна четвертая моих обязанностей.
- А остальные три четверти?
- Во-первых, редактирую корпоративный сайт, добавляю туда информацию, новости, фотографии. Во-вторых, поскольку имею высшее экономическое образование - выполняю обязанности второго бухгалтера: оформляю бухгалтерские документы, веду операции с банком.В-третьих, помогаю в обработке больших объемов статистической информации (например, при социологических исследованиях).
- Как вы сюда пришли?
- Через платное кадровое агентство. Заплатила 200 рублей и сказала: «Мне, пожалуйста, хорошую работу» Предложение прозвучало так: «Есть место в новой консалтинговой компании, возглавляет ее очень известный человек в городе. Компания занимается политическими и социальными проектами. Хорошая зарплата».
- Вы волновались в первый рабочий день?
- И во второй, и в третий день волновалась. Честно говоря, первые месяцев шесть задавала себе вопрос: соответствую ли я уровню компании? Смогу ли стать более расторопной, внести какие-то идеи.
- Вам пришлось измениться в чем-то?
- Сразу после собеседования я поняла, что надо по-другому одеваться, и сменила майки на блузочки, джинсы - на юбки. Потом сменила макияж. Теперь пользуюсь только качественной и дорогой косметикой. Могу себе позволить и хороший маникюр.
- Раньше было по-другому?
- Раньше я работала в отделе по управлению персоналом крупной торговой компании. Было очень много звонков, и я могла иногда положить телефонную трубку на аппарат слишком громко. Могла не держать улыбку до конца рабочего дня.
- Какое-то актерское выражение: «держать улыбку». Трудно ее держать?
- Трудно, если ты при этом не чувствуешь расположения к человеку. И совсем не трудно, когда понимаешь, что практически все люди - хорошие и заслуживают твоей улыбки. Наступил момент, когда мне захотелось всем улыбаться - и все стало легко. И голос мой изменился сам собой. Когда я поднимаю трубку и говорю: «Добрый день. Компания «Матвеев и партнеры» - то понимаю, что для человека на том конце провода мой голос - это голос компании. Значит, он должен быть приятным, благожелательным и располагать собеседника к тому, чтобы позвонить вновь.
КОФЕ СВАРИТЬ СУМЕЕШЬ?
Тонкая эта штучка - секретарское дело. Чем больше она знает о шефе - тем лучше для нее. Чем больше она знает о шефе - тем хуже для нее. И первая фраза верна, и вторую трудно оспорить.
Будет она принимать самостоятельные решения - плохо: много на себя берет! Не будет принимать самостоятельные решения - тоже плохо: какая же это помощница, если безынициативная?
И нет ни на что конкретной меры, потому что каждый руководитель все решает по-своему и сам определяет меру участия своего помощника в делах фирмы. Говорить, да и не проговариваться, обожать шефа, но не влюбляться в него, быть все время рядом и в то же время чтобы как будто и не быть. Чтобы уют, атмосфера, бытовой комфорт на работе возникал как бы сам собой, а документы, письма, звонки - легко и между делом, то есть, между подачами кофе. Само собой разумеется, что мне захотелось увидеть такую универсальную личность живьем.
Вспомнив, как признанный в городе кадровик Сергей Матвеев отозвался о секретаре Андрея Озерова, я пошла в его офис, который находится в здании банка «Аксон». Меня встретила светловолосая, хорошо причесанная, стройная, очень симпатичная девушка, лет двадцати пяти на вид. Выяснилось, что она замужем 15 лет, ее дочери 11 лет.Окончила факультет иностранных языков, полгода преподавала в школе, потом работала переводчицей, и вот уже здесь 9 лет.
Я попросила Анжелу вспомнить, каким испытаниям подверг ее Озеров при приеме на работу. Она сказала, что никаким. Просто поговорили о жизни. Он спросил про семью, про ребенка и как-то ненавязчиво о том, что она умеет делать. Собственно, вопрос она помнит один: «Кофе сумеете сварить?» Она уверенно ответила, что сумеет. Потому что предварительно разговаривала с прежним секретарем Озерова Леной, и та ввела ее в курс дела. На вопрос, трудно ли ей, Анжела ответила: «Мой шеф очень энергичный человек, за ним трудно успеть, а сделать это нужно. Ему Надо соответствовать - и это интересно».
КАК Я НЕ ПРОШЛА КАСТИНГ
Как легче всего журналисту узнать, что в действительности происходит в той или иной закрытой от посторонних глаз фирме? Надо наняться туда на работу. Или попытаться наняться. Вот я и попыталась. Но поскольку и возраст, и внешность у меня совсем не для этой профессии, да и инкогнито появляться мне сложно, то я сделала просто: договорилась со знакомым довольно крупным предпринимателем С. о том, что он проверит меня на предмет соответствия должности «секретарь-референт».
- Представьте, - сказала я, - что перед вами молодая, красивая, стройная женщина. (Он закрыл глаза и кивнул). А теперь начинайте экзамен.
- Ну, - сказал он мне, - начнем с того, что вы запишете номер моего мобильного: 8910660...
- 8910... сколько-сколько?
- Забыли уже?
- Забыла...
- Ну, я предполагал, что у вас с памятью на цифры плохо. Но чтобы настолько? А мои требования - минимум десять телефонных номеров.
Должна признаться читателям, что я сама очень просила С. о том, чтобы он говорил по ходу кастинга все, что думает без утайки. Еле уговорила. И вот теперь пожинала плоды.
- Почему вы облокотились на мой стол? Мой секретарь не должна так делать. Теперь посмотрите на свои сапоги: пятна грязи на них.
- Так ведь на улице - грязь!
- Вы хотите быть моим секретарем? У вас в сумочке должна быть губка. Посмотрите на мой компьютер. У меня что-то не получается выйти в Интернет.
- Я на него только посмотреть и могу... Зато я умею варить кофе.
- Вот кофе от Вас мне уже не требуется...
В общем, я четко поняла: даже если бы я стала молодой и красивой - должность секретаря-референта мне не светит.
ОФИС - ЭТО ПОЛЕ БИТВЫ ПРОТИВ ЛЮБВИ
С одной стороны, секретарь директора - это лицо фирмы. И оно должно быть молодым и красивым, ухоженным и умным. А с другой стороны, как сложно директору фирмы видеть такое лицо с утра до вечера и не испытывать эмоций. Соблазн, несомненно. Я задавала этот вопрос нескольким директорам и их симпатичным секретарям-референтам. Выяснила, что: 1. По их мнению, проблема не так злободневна, как о ней пишут. 2. Однако каждый из работодателей этот вопрос не отбрасывает. И морально готовится встретить этот соблазн во всеоружии. В основном, при помощи мысленно произносимого заклинания: «А оно тебе нужно?» 3. Практически каждый хотя бы раз в жизни стоял на распутье, как Илья Муромец, перед камушком, на котором написано: «Налево пойдешь - семью потеряешь, направо пойдешь - бизнес потеряешь, прямо пойдешь - голову потеряешь».
Практически каждая секретарь-референт при устройстве на работу тоже произносила про себя заклинание против тех чувств, которые больше служебных: «Случится что — работу потеряю. А оно мне надо?» Увы, заклинание действует не всегда. Сложность состоит в том, что с шефом, который не нравится, -работать трудно. А в шефа, который нравится, можно влюбиться.
Специалисты в области кадрового менеджмента и консалтинга утверждают, что причиной служебных романов является корпоративный регламент. Если проводить в офисе по 60 часов в неделю, то не остается времени на общение с кем-либо на улицах Костромы: поди-ка найди еще подходящего или подходящую. А здесь в офисе уже естественный отбор произошел. Есть все для возникновения чувства: деловой, умный, энергичный мужчина и молодая, умная, красивая женщина.
Офис - это поле битвы для двух характеров, которые (оба!) до последнего сопротивляются чувству. Здесь избегают называть это чувство «Любовь». Называют «Оно». «Оно нечаянно нагрянет, когда его совсем не ждешь». Каждый директор фирмы понимает, что «Оно» бизнесу вредит. Поэтому крупные компании вырабатывают особо жесткий корпоративный регламент.
Увы, «Оно» иногда оказывается сильнее жесткого регламента. Несколько лет тому назад один очень известный костромской бизнесмен влюбился в своего секретаря-референта.Она тоже в него влюбилась. В результате он ее уволил и... женился на ней. Специалисты в области кадрового менеджмента утверждают, что это происшествие из разряда «не дай бог никому», поскольку бизнес от таких потрясений «трещит по швам». В нашем случае с бизнесом все обошлось, даже наоборот, дела у бизнесмена пошли лучше. Видимо, это — исключение.
В последнее время от «Оно» директора фирм выработали защиту, которая гораздо действеннее, чем заклинания. Первый вопрос, который они задают соискательнице места секретаря-референта: «Вы замужем?» Те соискательницы, которые замужем, имеют детей и прочный брак, имеют все шансы получить место в солидной фирме. Конечно, при наличии у них хорошей внешности и всех деловых качеств, о которых говорилось выше.
***
КАК У НИХ НА ЗАПАДЕ
В большинстве зарубежных стран профессия секретаря как бы делится на две. Подход исключительно рациональный - за работу, которая требует образования, квалификации, известной доли самостоятельных решений, платят больше. За ту, где надо просто отвечать на телефонные звонки готовить кофе и принимать посетителей, соответственно, меньше. В первом случае должность называется секретарь-ассистент руководителя. Как правило, это человек, который владеет иностранным языком, занимается организацией поездок, в том числе зарубежных, своего шефа, отвечает на звонки, ведет дневник его встреч, отправляет факсы и письма от его имени, передает сообщения клиентам или партнерам по обговоренным вопросам. Заработки секретаря-ассистента доходят до 2000-2500 евро в месяц.
Во втором случае это просто секретарь, который сидит на телефоне и принимает посетителей. Он зарабатывает значительно меньше - примерно 1200-1300 евро в месяц.
В МОСКВЕ
Сейчас в России в большинстве крупных фирм секретарские функции в нашем прежнем представлении поделены между несколькими людьми, поскольку в одиночку такой объем работ не осилить. Есть секретарь на ресепшн, офис-менеджер, вечерний секретарь, секретарь-референт, помощник руководителя и т.д.
Секретарь на ресепшн принимает звонки, встречает и провожает посетителей.
Вечерний секретарь есть в тех компаниях, которые либо работают круглосуточно, либо имеют партнеров в другом часовом поясе. Вечерний секретарь отвечает на звонки, принимает и обрабатывает корреспонденцию.
Офис-менеджер - это администратор офиса. Помимо обычных секретарских обязанностей на него могут возлагаться координация деятельности ряда служб компании (например, автомобильной), исполнение поручений сотрудников.
В обязанности секретаря как личного помощника (ассистента) руководителя входит планирование дня начальника, организация телефонных переговоров босса, проверка выполнения подчиненными распоряжений сверху, организация командировок.
Секретарь-референт так же, как и ассистент руководителя, присутствует на совещаниях и встречах с партнерами. Его задача - вести протоколы деловых переговоров, при необходимости выполнять функции переводчика.
Столичные зарплаты, как известно, значительно отличаются от зарплат в других регионах. Секретари здесь - не исключение. Обычный секретарь (без знания иностранного языка) в Москве может рассчитывать на сумму от 200 до 400 долларов, хотя бывает и до 1000 долларов (но это, как правило, лишь за особые заслуги перед шефом). Со знанием иностранного языка - от 300 до 450 долларов. Секретарь-референт, владеющий иностранным языком, - 400-600, не владеющий - 350-500. И, наконец, помощник руководителя - 400-650 (без языка), 600-1500 долларов (с языком).
