При построении системы управленческого учета в группе компаний возникает ряд проблем, основной из которых является отсутствие достаточной информации для принятия решений: поступающие из дочерних компаний отчеты содержат информацию о деятельности отдельно взятых компаний, но не о состоянии дел в группе компаний в целом.
К основным проблемам можно также отнести неоперативность сбора информации из управляемых компаний и ее неунифицированность. Компании имеют разные планы счетов и учетные политики, различные отчетные формы, кодификаторы, справочники и системы автоматизации. Специалистам головной компании сложно собрать и структурировать этот разрозненный информационный поток, поэтому они не могут выстроить единую картину финансово-экономического положения группы компаний в целом.
Кроме того, не следует забывать, что система управления состоит из различных подсистем, которые относятся к одному из трех уровней управления: стратегическому, тактическому или оперативному. Эффективное управление группой компаний является результатом слаженного функционирования всех этих подсистем. Постановка систем стратегического управления, бюджетирования и др. начинается с системы качественного сбора и обработки управленческой информации, а это одна из задач управленческого учета. Именно информация управленческого учета, который относится к тактическому и оперативному уровням управления, является базой для принятия грамотных управленческих решений на всех уровнях. Даже если внутри каждой отдельной компании налажена система управленческого учета, получение требуемой информации на уровне группы компаний зачастую оказывается довольно сложной задачей.
Управленческий учет в группе компаний имеет особенности по сравнению с управленческим учетом на отдельно взятом предприятии. Помимо традиционных задач, решаемых с помощью управленческого учета на уровне предприятия, на уровне группы компаний дополнительно возникают специфические задачи (табл. 1).
Для решения задач, приведенных в табл. 1, необходимо построить систему управленческого учета, отвечающую потребностям и специфическим задачам группы компаний. Систему можно считать эффективной в том случае, если менеджмент группы компаний в любой момент будет иметь актуальную, полную, достоверную, хорошо структурированную информацию о деятельности каждой компании внутри группы и группы компаний в целом.
Рассмотрим процесс построения систем управленческого учета на примере одной из групп компаний (далее - ГК). Ввиду специфики деятельности каждая компания, входящая в состав ГК, имела сложившиеся особенности учета, в частности управленческого учета. Для получения консолидированной отчетности по ГК требовалось привести в соответствие системы учета всех компаний: максимально унифицировать, не упустив при этом важных элементов, связанных со спецификой их деятельности.
Компании, входящие в ГК, использовали различные локальные электронные базы данных. В связи с этим получение оперативной и достоверной информации по всей группе было весьма затруднено. Данная проблема решается с помощью налаженной системы управленческой отчетности и четкого регламента документооборота: в течение нескольких дней в строго оговоренные сроки все компании группы представляют в головную компанию свою управленческую отчетность для консолидации. Однако в большинстве случаев на получение консолидированной управленческой отчетности может уйти до месяца, тем самым будет упущен момент принятия важного управленческого решения. Наиболее эффективным способом ведения управленческого учета в группе компаний является использование единой распределенной базы данных управленческого учета. В ГК было решено внедрить систему класса ERP Microsoft Axapta. Использование современной автоматизированной системы позволит решить и другие проблемы организации управленческого учета: связь бухгалтерского финансового и управленческого учета, устранение дублирования при вводе информации и снижение трудоемкости параллельного ведения управленческого учета, интеграция с другими информационными системами.
Для получения консолидированной управленческой отчетности необходимо вести обособленный учет внутригрупповых операций (т.е. операций между компаниями группы). При ведении управленческого учета в обособленных автоматизированных системах данная проблема обычно решается с помощью специфических форм управленческой отчетности, в которых отдельными строками выделяются операции внутри холдинга, учитываемые особым образом при консолидации. В случае ГК (при использовании единой информационной базы) данная задача решается проще: при отражении в системе внутригрупповой операции ей присваивается соответствующий аналитический признак, который затем автоматически учитывается в соответствии с настроенными процедурами при составлении консолидированной отчетности.
Проект по постановке системы управленческого учета в ГК был реализован в несколько этапов: разработка концепции системы управленческого учета; разработка учетной политики для целей управленческого учета, классификатора затрат, управленческого плана счетов и других документов, описывающих систему учета; разработка системы управленческой отчетности: форм и регламента документооборота; автоматизация разработанной системы учета в программном продукте.
Этап 1. Перед непосредственным моделированием системы управленческого учета руководством ГК были определены основные цели и параметры создаваемой системы, которые нашли отражение в документе "Концепция учета".
В концепции были обозначены потребности ключевых пользователей, сформулированы цели и задачи системы управленческого учета ГК. На их основе позже были сформированы учетная политика, план счетов и другие основополагающие документы управленческого учета.
Цели и информационные потребности пользователей системы управленческого учета (менеджеров разного уровня - от президента компании до менеджеров среднего звена), например такие, как характер принимаемых решений, требуемая степень детализации/агрегации информации, периодичность представления и состав управленческой отчетности, а также отчетные формы, существенно различаются. Данные различия должны быть учтены при разработке концепции в части управленческой отчетности.
В концепции было также определено, каким образом будет организован процесс учета, сформулированы идеология и методологическая основа создаваемой системы управленческого учета. Таким образом, в ней важно отразить следующие вопросы: цель и основные направления развития системы учета и отчетности в ГК; используемый подход к построению системы учета и отчетности; виды управленческой отчетности; методология ведения учета;. план счетов; методика консолидации; информационная система; реализация подхода к организации учета в системе; требования к техническим характеристикам учетной системы; подготовка и повышение квалификации кадров.
Главным требованием, предъявляемым к создаваемой системе управленческого учета, стало ее соответствие другим системам ГК: системе стратегического управления, сбалансированной системе показателей (ССП), системе бюджетирования и др.
С точки зрения организации процесса в ГК было принято решение вести управленческий учет в единой информационной базе по всем компаниям и в этой же базе вести все виды учета: бухгалтерский финансовый, управленческий и налоговый (см. рисунок). Важным фактором, обеспечившим единство системы учета, стал первичный учет как источник данных для их последующей систематизации и обобщения в соответствии с задачами, требованиями и методологией каждого вида учета.
Этап 2. Методологические основы ведения учета, принципы и методы учета хозяйственных операций, правила оценки объектов учета были установлены в документе "Учетная политика для целей управленческого учета ГК". Учетная политика стала единой для всех компаний, входящих в группу, в противном случае консолидированная управленческая отчетность не могла бы быть составлена без дополнительных пересчетов и корректировок.
Учетная политика включала следующие разделы:
Основные принципы учетного процесса, принятые в группе;
Общие положения по составлению управленческой отчетности в группе;
Консолидация учетных данных и отчетности;
Правила признания, оценки и учета отдельных объектов;
Правила распределения косвенных затрат - затраты дочерних компаний, затраты управляющей компании;
Порядок образования резервов;
Порядок контроля хозяйственных операций.
В учетной политике группы компаний в отличие от учетной политики отдельного предприятия должны присутствовать разделы, связанные с консолидацией учетной информации и отчетности, выделением и распределением затрат управляющей компании. Необходимо также описать и построить систему внутреннего контроля, которая позволит четко придерживаться правил внутригруппового взаимодействия при организации движения информационных потоков.
В учетной политике ГК были описаны методика консолидации, правила суммирования и элиминирования статей в отчетности, определены направления консолидации и, другие существенные моменты.
Консолидация учетной информации должна была осуществляться методом полной консолидации, т.е. отчетность группы компаний должна представляться так, как будто это единая компания.
В консолидированную управленческую отчетность группы объединяются в полной величине все активы и пассивы, финансовые результаты в части доходов и расходов компаний, входящих в группу. Консолидация отчетности выполняется в два этапа: сначала построчно суммируются показатели управленческой отчетности компаний группы, а затем для исключения двойных оборотов применяются вычеты (корректировки) по обязательствам, имуществу, финансовым результатам, относящимся к деятельности компаний внутри группы.
В табл. 2 приведены показатели, подлежащие исключению из консолидированной управленческой отчетности группы.
Для более полного и достоверного формирования данных о себестоимости производимой группой компаний продукции затраты управляющей компании было принято распределять между дочерними компаниями пропорционально их прямым расходам на соответствующую продукцию. Методика такого распределения также нашла отражение в учетной политике.
В целях совершенствования процесса учета затрат и калькулирования себестоимости продукции в ГК был создан единый Классификатор затрат управленческого учета, обязательный для применения всеми компаниями группы. Согласно этому Классификатору все затраты ГК подразделялись на постоянные и переменные, прямые и косвенные, причем каждому виду затрат был присвоен свой код, который использовался в системе учета и бюджетирования всех компаний группы. Система бюджетирования предполагалась к внедрению после постановки управленческого учета, поэтому кодировка затрат позволит проводить анализ отклонений фактических показателей от плановых путем привязки к каждой бюджетной строке оборотов по соответствующим счетам управленческого плана счетов с учетом аналитических признаков.
В управленческом плане счетов ГК нашли отражение все счета, используемые отдельными компаниями внутри группы. Все названия счетов и правила контировок были унифицированы, к каждому счету были введены дополнительные аналитические признаки, необходимые для ведения учета в группе компаний. К подобным аналитическим признакам (наряду с применяемыми в управленческом учете отдельной компании) можно отнести: проект, ЦФО, юридическое лицо, направление бизнеса (сегмент), регион и др.
Для удобства организации учета внутригрупповых операций и их последующего исключения из консолидированной отчетности в плане счетов управленческого учета ГК был предусмотрен аналитический разрез "Операция". Данный признак мог принимать значение "внутригрупповая" или "внешняя". В соответствии с его значением в системе был настроен механизм автоматической консолидации.
Для корректного применения единого плана счетов управленческого учета всеми компаниями ГК, унификации основных хозяйственных операций, а также для дальнейшей автоматизации ввода ручных проводок в систему управленческого учета был создан Журнал типовых хозяйственных операций.
(Окончание следует)
[Графические материалы:
Таблица 1
Таблица 2
Организация ведения учета в единой информационной системе
Материал доступен в бумажной версии издания]
