1.1. Введение
В настоящее время Российское агентство по государственным резервам (далее - Агентство) ориентировано на амортизацию кризисных ситуаций военно-политического, природного и техногенного характера. Амортизация осуществляется при помощи товарно-сырьевых интервенций.
Вместе с тем в настоящее время в мире все более возрастает роль экономических факторов. Дефицит бюджетных средств ставит задачу повышения эффективности их использования. Все это приводит к потребности:
- включить в сферу компетенции Агентства амортизацию кризисных ситуаций экономического характера;
- обеспечить экономическую эффективность деятельности Агентства.
1.2. Текущее состояние
В настоящее время Агентство имеет трехуровневую организационную структуру, представленную на схеме 1. Организационная структура ориентирована на товарно-сырьевую амортизацию кризисных ситуаций военно-политического, природного и техногенного характера.
Организационная структура Агентства построена по признакам (см. схемы 1, 2):
- территориальным;
- функциональным.
Такой принцип построения организационной структуры "Росрезерва" объясняется масштабностью решаемых им задач. Все же трехуровневая территориальная структура, построенная по функциональному признаку, не способствует оперативности принимаемых коммерческих решений.
Возрастающая роль экономических факторов, в частности потребности в повышении экономической эффективности, приводит к потребности в гибком реагировании на меняющуюся экономическую конъюнктуру. Такая потребность возникает, например, при закупке и обновлении запасов.
Гибкое реагирование на изменение ситуации требует формирования и развития горизонтальных связей - связей между подразделениями и их сотрудниками, основанных на общности интересов. Такие связи снимают возникающие между подразделениями межфункциональные барьеры, что облегчает и ускоряет функционирование бизнес-процессов Агентства. Ориентация деятельности сотрудников смещается от интересов подразделений в сторону решения конечных задач Агентства.
1.2.1. Выводы
Сложившаяся организационная структура Агентства ориентирована на амортизацию кризисных ситуаций военно-политического, природного и техногенного характера.
1.3. Перспективное состояние
Агентство решает задачи амортизации шоковых воздействий военно-политического, техногенного, природного и экономического характера. Для успешного решения этих задач Агентство должно иметь службы (см. схему 3):
- аналитическую;
- развития;
- обеспечения деятельности.
Аналитическая служба отслеживает изменения во внешней среде, что позволяет прогнозировать такие кризисные ситуации, которые требуют амортизирующих воздействий путем товарно-сырьевых интервенций. В первую очередь прогнозирование таких кризисных ситуаций опирается на макроэкономическое прогнозирование мировой экономики и экономики России. При прогнозировании также учитываются статистические данные по уже произошедшим чрезвычайным ситуациям в России и за рубежом. Результаты прогнозирования и анализа обсуждаются совместно с управлением по чрезвычайным ситуациям.
Прогнозирование кризисных ситуаций позволяет сделать выводы:
- об объемах и номенклатуре (портфеле) необходимых запасов;
- задачах, стоящих перед Агентством на современном этапе.
При прогнозировании кризисных ситуаций учитываются такие их параметры, как:
- характер;
- длительность;
- сила;
- внезапность;
- широта.
Агентство должно эффективно амортизировать кризисные ситуации. Поэтому в соответствии с прогнозами служба развития предлагает:
- организационную структуру Агентства;
- стратегию развития;
- позиционирование Агентства:
- на политическом рынке решения задач национальной безопасности России;
- российских и мировых товарно-сырьевых рынках;
- ключевые кадры, необходимые для решения задач Агентства.
Служба обеспечения деятельности решает проблемы текущего функционирования Агентства. К их числу относятся:
- финансовое планирование и управление материально-финансовыми потоками;
- управление кадрами;
- маркетинг;
- связь;
- безопасность;
- логистика.
1.3.1. Выводы
В настоящее время все более важными становятся задачи амортизации шоковых воздействий экономического характера. Свою деятельность Агентство вынуждено выполнять в условиях дефицита бюджетных средств, что делает важной задачу повышения экономической эффективности его деятельности.
Важность решения экономических задач делает целесообразным преобразование организационной структуры Агентства в соответствии с экономической логикой решаемых Агентством задач.
1.4. Методология организационного проектирования
Организационная структура Агентства призвана обеспечить эффективную реализацию его целей, а именно амортизацию шоковых воздействий (см. схему 4):
- военно-политического характера;
- природного характера;
- техногенного характера;
- экономического характера.
В настоящее время возрастает роль экономических факторов, в частности все более актуальными становятся задачи:
- стабилизации товарно-сырьевых рынков;
- экономии бюджетных средств.
Для их решения следует оптимизировать бизнес-процессы таким образом, чтобы:
- включить задачу стабилизации товарно-сырьевых рынков в круг решаемых задач;
- преодолеть барьеры между подразделениями;
- создать механизмы, стимулирующие:
- снижение издержек хранения и функционирования;
- оборачиваемость запасов.
Для достижения целей необходимо решать задачи:
- прогнозирования критических ситуаций;
- развития Агентства;
- обеспечения жизнедеятельности Агентства.
Эффективность решения задач достигается при помощи управления бизнес-процессами, а именно их:
- проектированием;
- реструктурированием;
- оптимизацией.
Методология организационного проектирования Агентства заключается:
- в постановке целей;
- создании такой организационной структуры, которая в максимальной степени способствует реализации целей.
Организационная структура сопровождается правилами, регламентами, процедурами формирования, принятия и реализации решений.
1.4.1. Выводы
Цели Агентства реализуются через решение задач. Для решения задач осуществляются бизнес-процессы. Методология организационного проектирования Агентства заключается в таком организационном оформлении бизнес-процессов, которое делает реализацию целей Агентства наиболее эффективной.
1.5. Принципы управления
В концепцию реформирования Агентства заложен принцип активизации его потенциала (см. схему 5) [1, 2]. При реформировании Агентство прежде всего должно сохранить весь свой потенциал, который оно уже успело накопить к настоящему времени.
Сохранение уже накопленного потенциала предполагает преобразования "шаг за шагом". В этом случае удачные "шаги" принимаются, а неудачные - отвергаются, не успев принести много вреда.
Потенциал может быть активным и пассивным. Активный потенциал используется в целях:
- решения задач национальной безопасности;
- повышения эффективности деятельности Агентства.
Пассивный потенциал Агентства составляют те его сильные стороны, которые по какой-либо причине не используются для решений задач национальной безопасности или для повышения эффективности деятельности Агентства. Таким образом, одним из основных принципов управления становится вовлечение пассивного потенциала в процессы решений задач национальной безопасности и повышения эффективности деятельности Агентства.
Потенциал, который Агентство не в состоянии использовать, может быть продан. Активный же потенциал следует использовать максимально эффективно, что приводит к принципу управления по результатам.
Принцип управления по результатам [3] предполагает отслеживание соотношения результат/издержки с последующей его максимизацией. Управление по результатам приводит к концентрации усилий:
- на прорывных направлениях;
- критических звеньях.
В настоящее время одним из критических факторов в деятельности
Агентства является дефицит финансовых средств. А одним из прорывных направлений в преодолении этого фактора становится минимизация упущенной выгоды от управления запасами (см. схемы 6-8).
Управление по результатам предполагает также согласованную работу всех служб и подразделений Агентства по решению задач национальной безопасности России в области амортизации шоковых воздействий при помощи товарно-сырьевых интервенций.
Согласованность действий достигается за счет принятых:
- стратегии развития;
- корпоративной культуры;
- приоритетов для принятия решений.
1.5.1. Выводы
Основным принципом управления становится принцип активизации потенциала Агентства.
1.6. Основные подходы к реорганизации Агентства
В настоящее время "Росрезерв" осуществляет операции закладки/ выпуска по следующей схеме: товар, срок хранения которого близок к завершению, активно предлагается на рынок, причем в значительных объемах. В процессе этой работы сотрудники отраслевых управлений сталкиваются со значительными трудностями, которые вызваны следующими причинами:
- за последние несколько лет потребительский рынок значительно структурировался и основные товаропроводящие сети все в большей степени интегрируются с предприятиями - производителями товаров;
- развитие и совершенствование рыночной инфраструктуры (связь, транспорт и пр.) позволяют предприятиям торговли шире применять логистические подходы в организации бизнес-процессов, т.е. транспорт с производственным товаром должен поступить на склад торгового предприятия в тот час, когда продана последняя единица товара со склада торгового предприятия;
- производство и реализация товаров - процессы непрерывные во времени, и поэтому эпизодическое и непредсказуемое появление значительной по объему товарной массы из государственного резерва по цене, сложившейся на рынке в текущий момент времени, но с потребительскими свойствами более низкими, чем только что произведенный товар, неизбежно будет сталкиваться с трудностями в реализации.
Для повышения скорости реализации товаров, выпускаемых из государственного резерва, сотрудниками отраслевых управлений используется единственный механизм - снижение отпускных цен. Однако, как известно, цена не является инструментом сбытового маркетинга и политика низких цен снижает эффективность работы всего Агентства.Для того чтобы изменить ситуацию, необходимо пересмотреть подходы в организации закладки/выпуска товаров. Отраслевые управления должны находиться постоянно "в рынке": например, заложив 5 млн условных банок (м.у.б.) консервов (неважно каких), Агентство, не дожидаясь истечения одного года хранения, должно немедленно начать их реализацию (имея в виду неснижаемый запас, например 1,5 м.у.б.), т.е. присутствовать на рынке постоянно. Такой подход позволит увеличить скорость оборота оборотных средств, создаст естественный механизм регулирования потребительского рынка и повысит совокупную эффективность деятельности Агентства.
Для повышения эффективности работы управления нефтепродуктов необходимо разработать механизм поставок нефтепродуктов на экспорт, что снизит возможность недобросовестной конкуренции и манипулирования со стороны крупных нефтяных компаний. В рамках внешнеэкономической деятельности Агентства необходимо проработать схему поставок в государственный резерв продукции традиционного импорта из Индии (чай, рис) в счет погашения долга Индии СССР и России.
Проблема повышения эффективности функционирования Агентства обусловлена также дефицитом бюджетных средств. Одним из прорывных направлений в решении проблемы дефицита финансовых средств является оптимизация работы с запасами. Жизненный цикл хранения запасов состоит из их:
- закупки;
- хранения;
- продажи.
Агентство закупает товары и доставляет их на свои склады, где товары хранятся до наступления потребности в их использовании или обновлении. Такая схема позволяет успешно решать задачи национальной безопасности России, если не принимать во внимание стоимость управления запасами.
Проблема заключается в том, что запасы обновляются перед истечением сроков их годности, что приводит к торговым скидкам при их продаже. В результате Агентство и бюджет России теряют финансовые средства, которые могли бы быть использованы для расширения номенклатуры хранимых запасов и для получения дополнительного дохода в бюджет.
Проблема возникает из-за разрыва в естественном ходе вещей: товары начинают продаваться по окончании сроков их годности. Бизнес-процесс, состоящий из закупок, хранения и продаж, оказывается разорванным. Поэтому для повышения эффективности управления запасами предлагается ликвидировать разрывы в этом бизнес-процессе, как это показано на схеме 6.
Агентство совершает закупки централизованно, получая оптовые скидки (см. схему 7). Однако продажи осуществляют уже территориальные управления и комбинаты. Территориальные управления и комбинаты продают товары мелкооптовым покупателям, а комбинаты - конечным, розничным клиентам.
Запасы начинают продаваться с момента их поступления на склады. Агентство при этом получает:
- наценки:
- мелкооптовую;
- оптовую;
- регулярное обновление запасов.
Торговая наценка дает дополнительный доход в бюджет России, часть из которого направляется на реорганизацию деятельности Агентства, включая расширение номенклатуры и увеличение объема хранимых запасов.
Регулярное обновление запасов улучшает их качество.
Такая организация деятельности Агентства предполагает создание (см. схему 8):
- торговой компании при Агентстве;
- мелкооптовых баз при территориальных управлениях;
- магазинов при комбинатах.
1.6.1. Выводы
Основной подход к реорганизации Агентства состоит в принятии таких мер, которые:
- ускорят оборачиваемость запасов;
- позволят Агентству получать оптовую и мелкооптовую наценки.
Для достижения этой цели следует интегрировать:
- территориальные управления с оптовыми магазинами;
- комбинаты с мелкооптовыми магазинами.
1.7. Основные цели
Основной целью деятельности Агентства является амортизация и предотвращение кризисных ситуаций при помощи товарно-сырьевых интервенций (см.схему 9). Это предполагает формирование и поддержание портфеля запасов, достаточного для амортизации внештатных ситуаций.
Требования к портфелю запасов возникают в результате прогнозирования внештатных ситуаций совместно с заинтересованными министерствами и ведомствами. Снижение же издержек хранения и обновления запасами достигается в результате эффективного управления портфелем запасов. Снабжение запасами также должно быть эффективным.
1.7.1. Выводы
Основной целью Агентства является амортизация внештатных ситуаций. Для этого следует иметь достаточные объемы запасов, которые должны эффективно закупаться и управляться.
1.7.2. Сохранение и развитие Агентства
Агентство находится в условиях дефицита бюджетных средств, что особенно остро ставит задачу повышения экономической эффективности его деятельности. Именно повышение экономической эффективности функционирования Агентства способно облегчить задачи:
- сохранения имеющегося объема запасов;
- проведения необходимых организационных преобразований;
- доведения объема и ассортимента запасов до уровня, необходимого для амортизации кризисных ситуаций путем товарно-сырьевых интервенций.
Задача повышения экономической эффективности деятельности Агентства решается за счет:
- эффективного управления портфелем запасов;
- преодоления разрывов в бизнес-цикле управления запасами;
- получения Агентством наценок:
- мелкооптовых;
- оптовых.
Эффективное управление портфелем запасов, т.е. оптимизация цен закупки и продажи, ускорение оборачиваемости запасов дают дополнительные средства. Основным препятствием на пути к эффективному управлению портфелем запасов является разрыв в бизнес-цикле продвижения управления запасами: запасы начинают продаваться по окончании сроков их годности.
Преодоление этого разрыва ускоряет оборачиваемость запасов и позволяет получать торговые наценки.
1.7.2.1. Выводы
Дополнительные средства, необходимые для сохранения и развития Агентства, получаются за счет:
- эффективного управления портфелем запасов;
- преодоления разрывов в бизнес-цикле управления запасами.
- получения торговых наценок:
- оптовых;
- мелкооптовых.
1.7.2.2. Эффективное управление материально-финансовыми потоками
Эффективное управление материально-финансовыми потоками основано на непрерывном продвижении запасов от места их производства (закупок) до конечного потребителя (см. схему 9).
Аналитическая служба при помощи макроэкономического анализа прогнозирует критические и внештатные ситуации, под которые формируется портфель запасов. При этом служба маркетинга производит анализ поставщиков и формирует допустимый коридор цен, в рамках которого могут производиться закупки.
Коридор цен формируется в результате изучения реальных поставщиков и тех скидок, которые они предоставляют. Основной целью сотрудников управления маркетинга становится снижение закупочных цен. Таким образом, создается система взаимного контроля, когда служба маркетинга задает коридор приемлемых цен для службы закупок.
Аналитическая служба позволяет оценить потребность в объеме и ассортименте запасов, а служба маркетинга позволяет снижать цену приобретаемых запасов.
Основной задачей территориальных управлений становится сбыт в регионах, а комбинатов - сбыт на местах. С целью ускорения оборачиваемости запасов территориальные управления и регионы активизируют свою деятельность. В перспективе целесообразно создать товаропроводящую сеть.
Эффективность хранения и обновления запасов достигается при помощи установления рабочих контактов и интегрирования:
- территориальных управлений с оптовыми базами;
- комбинатов с мелкооптовыми магазинами.
Территориальные управления и комбинаты лучше знают ситуацию на местах. Таким образом, Агентство фактически имеет уже почти готовую дилерскую сеть мелкооптовой и розничной торговли. Использование этой сети дает возможность получать мелкооптовую и розничную торговую наценку, которая позволит:
- поддерживать объемы хранимых запасов;
- оплачивать издержки хранения;
- расширять ассортимент и увеличивать объемы хранения;
- предоставлять услуги товаропроводящей сети сторонним организациям;
- получать дополнительный доход для бюджета.
Служба маркетинга изучает потенциальных клиентов, что позволяет сформировать приемлемый коридор цен продажи запасов. При этом коридор цен для закупок формирует служба маркетинга Агентства. Коридор же цен для продажи запасов формируют службы маркетинга территориальных управлений и комбинатов. Однако такие коридоры цен для продажи запасов могут согласовываться со службой маркетинга Агентства (см. схему 10).
1.7.2.2.1. Выводы
Эффективное управление материально-финансовыми потоками основано:
- на распределении функций;
- создании системы взаимного контроля;
- преодолении разрывов в бизнес-процессах.
1.7.2.3. Оптимальные объемы и сроки хранения
Оптимальные объемы и сроки хранения запасов получаются в результате (см. схему 11):
- прогнозирования:
- критических ситуаций;
- потребности в ассортименте и объеме запасов;
- эффективного управления запасами.
Прогнозирование критических ситуаций проводится аналитической службой, которая выделяет и изучает факторы риска и форс-мажора, присутствующие в экономике. Портфель запасов приобретается под прогнозируемые ситуации. Эффективность закупок и продаж повышается при помощи коридоров приемлемых цен, которые формирует служба маркетинга на основе фактического изучения присутствующих на рынке поставщиков и потребителей товаров и сырья, входящих в ассортимент портфеля запасов.
Оборачиваемость запасов стимулируется при помощи экономического баланса. Экономический баланс отличается от бухгалтерского баланса тем, что в нем учитывается временная стоимость денег, в качестве которой могут выступать:
- плановая норма прибыли;
- ставка рефинансирования ЦБ России.
1.7.2.3.1. Выводы
Эффективное управление запасами предполагает:
- прогнозирование кризисных ситуаций, а также прогнозирование потребности в объеме и ассортименте запасов;
- анализ поставщиков, клиентов, формирование коридора приемлемых цен;
- ускорение оборачиваемости запасов;
- создание товаропроводящей сети.
1.7.2.4 Прозрачность материально-финансовых потоков
Прозрачность материально-финансовых потоков обеспечивает целевое и эффективное использование финансовых средств. Прозрачность достигается при помощи:
- оптимизации бизнес-процессов;
- использования информационных систем поддержки формирования решений;
- отчетности, доступной для понимания.
Оптимизация бизнес-процессов упрощает материально-финансовые потоки, делая их яснее и прозрачнее.
Автоматизация движения материально-финансовых потоков дает возможность их отслеживать в реальном времени. Использование же систем поддержки формирования решений позволяет эти потоки анализировать и оптимизировать на предмет снижения издержек и упущенной выгоды.
При описании материально-финансовых потоков следует использовать термины и категории, имеющие экономический смысл. В этом случае материально-финансовые потоки становятся более контролируемыми. Так, понятие издержек функционирования является сложным, что затрудняет как его экономическую интерпретацию, так и контроль. В то же время пониманию способствует выделение по категориям запасов:
- транспортных расходов на тоннукм;
- издержек хранения на тоннудень;
- потери на тоннукм;
- потери на тоннудень хранения.
1.7.2.4.1. Выводы
Условием роста эффективности управления материально-финансовых потоков является их прозрачность.
Инструменты достижения прозрачности материально-финансовых потоков заключаются:
- в оптимизации бизнес-процессов;
- использовании информационных систем поддержки формирования решений;
- отчетности, доступной для понимания.
Графические материалы:
Схема 1. Текущая организационная структура
Схема 2. Организационная структура Агентства
Схема 3.Перспективная организационная структура
Схема 4. Методология организационного проектирования
Схема 5. Принципы управления
Схема 6. Оптимизация обновления запасов
Схема 7. Распределение компетенции
Схема 8. Минимизация упущенной выгоды
Схема 9. Цели РАГР
Схема 10. Эффективное управление материально-финансовыми потоками
Схема 11. Оптимальные объемы и сроки хранения
Материалы доступны в бумажной версии издания
