В преддверии XI SCM Конгресса мы поговорили с Екатериной Журавлевой, Заместителем директора по закупкам и логистике по ВЭД Solopharm, о том, как правильно использовать чек-листы и регламенты для повышения эффективности управления цепями поставок.
— Екатерина, почему чек-листы так важны в управлении цепями поставок?
— Чек-листы — это основной инструмент, который помогает обеспечить качество и последовательность на каждом этапе процесса. У нас есть несколько ключевых чек-листов, которые мы используем постоянно:
- Чек-лист по поставке оборудования
- Чек-лист по поставке субстанций
- Чек-лист для первичной упаковки
- Чек-лист для экспорта
- Чек-лист для отправки образцов
Каждый из них разработан с учетом специфики нашей отрасли и помогает минимизировать ошибки. Это особенно важно в условиях высокой ответственности, когда каждая деталь имеет значение.
— Как регламент рабочего дня влияет на продуктивность?
— Регламент рабочего дня — это мощный инструмент для повышения эффективности. Например, на заводе автокомплектующих (поставщик Tier-1), где я ранее работала, каждый день оформлялось около 100 транспортных накладных для грузовых автомобилей. Оформление одной накладной занимало от 5 до 15 минут. Таким образом, если умножить минимальное время на количество машин, получается более 8 часов работы!
Мы решили эту задачу, распределив её между экспедиторами, что позволило нам соблюдать законодательство и оптимизировать процесс. Однако на другом заводе той же группы документы создавались вручную через Excel, что занимало до 30 минут на одну накладную. Это привело к значительным задержкам в отгрузках, особенно при увеличении объема продаж.
— Какую роль играет обмен опытом в других отраслях?
— Мой супруг работает в строительстве, и там практика обмена регламентами между компаниями и специалистами широко распространена. Он часто подчеркивает, как полезно делиться стандартами и техкартами. Например, использование квадрокоптеров для автоматизации инвентаризации складов — это инновационная идея, которая может быть успешно адаптирована и в логистической отрасли.
Такие примеры показывают, что обмен опытом между различными сферами деятельности может принести значительные преимущества. Мы можем учиться у других отраслей и внедрять их лучшие практики для улучшения своих процессов.
— Почему логистам стоит создать свои собственные регламенты?
— Логистика требует четкого подхода, и создание собственных регламентов, аналогичных техническим картам производства, станет важным шагом вперед. Это позволит стандартизировать рабочие процессы и сделать их более понятными для всех участников.
Например, процесс оформления транспортных накладных можно разбить на конкретные шаги и включить их в единый регламент. Это не только упростит работу сотрудников, но и поможет избежать ошибок и задержек. Особенно важно объяснить эти процедуры в контексте законодательства, чтобы все действия были легитимны.
— Как автоматизация может помочь в работе с документами?
— Автоматизация процесса формирования транспортных накладных должна стать приоритетом для компаний. Сегодня многие предприятия продолжают использовать ручные методы, такие как создание документов в Excel, что значительно замедляет работу.
Если взять наш опыт, то на одном заводе этот процесс занял слишком много времени и вызвал задержки отгрузок. На другом заводе, применявшем автоматизированные решения, ситуация была гораздо лучше. Поэтому важно собирать и анализировать успешные примеры автоматизации из разных компаний, чтобы затем интегрировать их в общую базу знаний.
— Как решать сложные задачи, связанные с инвентаризацией?
— Инвентаризация — это не просто рутинная задача, а целая наука. Чтобы сделать этот процесс легче, быстрее и качественнее, стоит обратиться к передовым технологиям. Например, строительные компании уже активно используют беспилотники для автоматизации инвентаризации на больших складах.
Это показывает, что современные технологии могут существенно улучшить даже самые традиционные процессы. Важно найти баланс между классическими методами и новыми технологиями, чтобы повысить общую эффективность.
