Управление кадровыми данными может занимать несколько часов каждый день, съедая драгоценное время, которое можно было бы потратить на другие задачи. К счастью, существуют инструменты, которые помогут автоматизировать процессы управления данными и более эффективно управлять информацией о сотрудниках, их навыках, обучении, рабочем времени и других важных аспектах. Подробнее в материале аутсорсингового агентства STH-group.
Автоматизация не заменит программным обеспечением все без исключения процессы управления кадровыми данными, но она, безусловно, помогает упростить некоторые этапы работы. Для того, чтобы автоматизировать больше и качественнее, необходимо знать, что разработчики не стоят на месте, а расширяют функционал имеющихся программ и возможности их интеграции, убирают погрешности, на которые жаловались пользователи в процессе эксплуатации, выпускают принципиально новые продукты под старыми брендами, как для компаний 1000+ сотрудников, так и для малого бизнеса.
Очевидные преимущества автоматизации
- Интеграция данных. Объединение разрозненных наборов данных в центральном месте позволяет легко получить необходимую информацию о любом работнике, его навыках, обучении и карьерном росте.
- Точность при обработке. Благодаря автоматизированным процессам, кадровики могут быстрее и точнее обрабатывать информацию о сотрудниках. Автоматизация снижает вероятность ошибок и упущений, которые обычно есть при ручном вводе данных.
- Многофункциональность. Существует множество платформ и систем, предназначенных для управления кадровыми данными, которые позволяют автоматизировать процессы по найму, учет рабочего времени, оценку производительности и другие аспекты управления персоналом. Эти системы обеспечивают высокий уровень безопасности данных, интеграцию с другими бизнес-приложениями и гибкость настройки под конкретные потребности компании.
- Упрощенная отчетность и автоматические дедлайны. Системы автоматизированного управления кадровыми данными могут автоматически генерировать отчеты, контролировать выполнение плановых задач и уведомлять о необходимости проведения аттестаций и обучения.
Внедрение и поддержание систем управления персоналом требуют финансовых затрат и времени. Кроме того, необходимо обеспечить безопасность и конфиденциальность хранения кадровых данных сотрудников, чтобы избежать утечек информации и нарушений законодательства о защите персональных данных. Преодолев эти, а также технические и организационные барьеры на пути автоматизации, компания получит все перечисленные выше преимущества.
Примеры систем управления персоналом (СУП)
1С:ЗУП, наверное, самая популярная в России. Создана с учетом всех нюансов работы отдела кадров и отвечает требованиям законодательства РФ. Что обещают создатели: подбор подходящего кандидата на открывшуюся вакансию, оформление работников, создание кадровых документов, начисление заработной платы. Есть также возможность выполнять кадровые переводы, менять порядок начислений, создавать все виды отпусков, формировать и подавать в онлайн-формате отчеты в госструктуры, используя электронные подписи.
Автоматизация СИЗ. На ряде предприятий персоналу выдают различные средства индивидуальной защиты (СИЗ) - спецодежду, обувь, респираторы. В линейке 1С есть программное обеспечение, которое фиксирует выдачу СИЗ, контролирует срок службы каждого предмета из набора СИЗ, напоминает о техническом обслуживании и замене изношенных или поврежденных предметов СИЗ. Важно, что есть возможность интеграции этого приложения с другими системами учета и контроля в компании.
Программа «Сотрудники предприятия». Популярный продукт, позволяющий вести кадровую работу по нескольким подразделениям или филиалам компании - рассчитывать выплаты, формировать документы и отчеты. У программы есть локальная и сетевая версии. Она позволяет разделить пользователей на роли и таким образом расширять или ограничивать их функционал и доступы. Как пишут создатели – «запускается на любом компьютере».
Программа «Персонал Про». Профессиональная программа для отдела кадров, которая обеспечивает интеграцию большого количества кадровых задач в одном информационном пространстве. Из преимуществ - возможность настройки приложения под нужды предприятия, большое количество готовых отчетов, создаваемых в Microsoft Word и Microsoft Excel. Пользователи хвалят интерфейс.
Для компаний, у которых более тысячи сотрудников, создана информационно-аналитическая система БОСС-Кадровик, которая помогает управлять персоналом и рассчитывать заработную плату. Аналитика, табелирование, рекрутинг, мотивация работников, оценка, обучение, планирование карьеры, выработка HR-стратегии – создатели учли все, из чего складывается работа HR-отдела.
Программа «ПАРУС – Кадры», а точнее модуль, входящий в состав программного продукта «Парус - Бюджет для Windows» (или «Парус - Предприятие для Windows»). Умеет формировать штатное расписание, ведет журналы по отпускам и больничным листам, командировкам, учитывает нештатные должности, квалификационные категории сотрудников, кадровые перемещения, работу по совместительству и многие другие детали, с которыми кадровики сталкиваются каждый день.
Кадровые поисковики
HeadHunter (hh). Кроме большой базы кандидатов, сервис предлагает HR-аналитику рынка труда, автоматизированную публикацию собственных вакансий. В качестве дополнительных услуги hh может взять на себя HR-брендинг и подбор сотрудников «под ключ». Сервис работает на территории нескольких стран.
«Профессионалы 4.0» – онлайн-платформа для поиска специалистов, созданная «Газпром нефть». По сути, это цифровое облако удаленных сотрудников, которых можно привлечь в конкретные проекты. Заказчики публикуют на платформе технические задания и получают список исполнителей – как молодых, так уже опытных специалистов. По словам, генерального директора «Газпром нефти» Александра Дюкова, заказчиками стали уже 100 крупных компаний и организаций, в том числе и федеральные, и региональные органы исполнительной власти, являются заказчиками. Более 50 тыс. молодых руководителей, специалистов зарегистрировались и стали пользователями этой платформы. Через сервис реализовано более 3 тыс. проектов.
