В сентябре 2026 года количество электронных транспортных накладных (ЭТрН), подготовленных с помощью российской логистической платформы Loginet, выросло в 5,6 раза по сравнению с августом. Эта динамика отражает переход компаний к более активному использованию электронных документов. В то же время в отрасли остаются вопросы, связанные с их подписанием, распределением ответственности между участниками перевозки и исправлением ошибок. Эти темы эксперты обсудили на XIII SCM Конгрессе руководителей цепей поставок в Москве.
С 1 сентября компании обязаны оформлять перевозочные документы в электронном виде. Первоначальное подключение к электронному документообороту (ЭДО) — лишь часть перехода: участникам перевозок необходимо наладить совместную работу с документами на всех этапах доставки. В особенности это касается грузополучателей, которые раньше не всегда были вовлечены в обмен между заказчиком и перевозчиком, а теперь должны подписывать свою часть ЭТрН.
Как показывает практика, даже после доставки груза накладная может оставаться неподписанной. Среди причин этого — временная недоступность информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), сбои при обмене данными между операторами ЭДО, отсутствие подписи контрагента и споры по условиям доставки.
Не всегда правильно распределяются и роли участников перевозки, от которых зависит порядок подписания ЭТрН. Например, транспорт заказывает покупатель, товар отгружает продавец, а фактически передает его сторонний склад. Если участники процесса неверно понимают свою роль, сведения в накладной могут расходиться с договором или товарными документами. При подтверждении расходов такие несоответствия потребуют дополнительных пояснений.
«Даже если ЭТрН не завершена или содержит ошибки, это не означает автоматического отказа в признании расходов. Важно подтвердить, что перевозка действительно состоялась. Для этого могут потребоваться складские документы, переписка с контрагентами, сведения о погрузке и выгрузке. При этом расхождения между документами необходимо объяснить и по возможности устранить», — пояснила Регина Халилова, эксперт по транспортной логистике, участник рабочей группы ФНС по разработке электронных перевозочных документов.
Переход на ЭТрН требует изменений и внутри самих компаний. Сведения об одной перевозке могут храниться в нескольких учетных системах компании — например, в ERP и в TMS. Если они не связаны между собой, сотрудникам приходится вручную переносить сведения в накладную. По замерам Loginet, на это уходит 10–15 минут, тогда как автоматическая передача информации из системы управления транспортом (TMS) сокращает этот процесс до менее чем одной минуты.
«Электронный документооборот затрагивает процессы, которые раньше во многом строились на ручных операциях и неформальных договоренностях между участниками перевозки. Теперь эти процессы нужно формализовать. При этом не все вопросы решаются на уровне оператора ЭДО: корректность выбора документов и их связь с конкретной перевозкой зависят от того, как устроены внутренние системы компании. Без пересмотра этой логики перевод документов в электронный формат не избавит бизнес от прежних ошибок», — отметил Алексей Шаров, руководитель направления функциональных проектов Loginet.
С исправлением уже подписанных накладных ситуация сложнее. Изменить можно не все реквизиты, из-за чего ошибки, обнаруженные после завершения перевозки, потребуют дополнительных действий.
