Многие компании, занимающиеся транспортно-экспедиционной деятельностью (далее – ТЭД), интересуются, возможно ли перевести межкорпоративный документооборот в цифровой вид? Как построить работу с электронной транспортной накладной? Как наладить обмен другими специфичными документами? Мне стала интересна эта тема и я собрал информацию, которая поможет разобраться в бумажном лабиринте ТЭД.
Поскольку материала получилось много, я разделил его на две статьи. В первой части расскажу про классификацию логистического сервиса и то, какое место занимает транспортная накладная в экспедиторской схеме. Во второй статье опишу остальные документы ТЭД, а также уделю внимание их переводу в электронный вид.
В чем отличие перевозок от транспортно-экспедиционных услуг?
В международной логистической практике принято разделять организации, участвующие в цепочке поставок, на несколько категорий: 1PL, 2PL, 3PL, 4PL и 5PL.
PL (party logistic) – дословно переводится как «сторона логистики». В России к индексу 1PL, 2PL, 3PL или 4PL принято добавлять приставку «оператор» или «провайдер».
Уровни логистического сервиса
|
Категория |
Описание |
|
First Party Logistic (1PL) – автономная логистика |
Все функции, связанные с обработкой и перемещением груза, выполняет сама организация. |
|
Second Party Logistic (2PL) – традиционная логистика |
К 2PL-операторам относятся грузоперевозчики либо складские компании. Они выполняют отдельные логистические услуги, например, транспортировку или складирование. |
|
Third Party Logistic (3PL) – комплексный логистический аутсорсинг |
3PL-провайдер – компания, специализирующаяся на организации и выполнении всех или большей части логистических операций. К 3PL-операторам относят транспортно-экспедиционные, курьерские и другие организации, предлагающие подрядные услуги логистики и грузоперевозок. |
|
Fourth Party Logistic (4PL) - интегрированный логистический аутсорсинг |
Провайдеры четвертого уровня (4PL) управляют комплексной транспортной логистикой компании-заказчика, а также занимаются проектированием и планированием цепей поставок, выстраиванием логистических бизнес-процессов на предприятии. |
|
Fifth Party Logistic (5PL) – «виртуальная логистика» |
5PL-оператор – логистический аутсорсер, оказывающий весь комплекс услуг за счет охвата глобального информационно-технологического пространства. |
В чем же различие? ТЭД и услуги перевозки
Транспортно-экспедиционная деятельность – понятие более широкое, нежели просто транспортировка груза. Кроме доставки материальных ценностей от одной точки до другой, ТЭД подразумевает организацию перевозки. В перечень транспортно-экспедиторских услуг могут входить:
- разработка маршрута поставки;
- заключение договоров с другими экспедиторами, перевозчиками и участниками логистического процесса для фрахтования морских и речных судов, самолетов, вагонов и автомобилей;
- оформление транспортных накладных, коносаментов и других документов, необходимых для доставки грузов по назначению;
- оплата тарифов на перевозку и других платежей, и сборов;
- страхование грузов;
- выполнение обязанностей таможенного брокера при перевозке экспортно-импортного товара;
- информирование отправителей о продвижении грузов и их розыск в случае потери;
- организация переадресовки в пути следования;
- получение разрешений и оформление документов на перевозку опасных, крупногабаритных и тяжеловесных грузов;
- другие услуги по поручению клиентов.
- Представим, что ваша компания занимается производством ваты и вам необходимо доставлять продукцию – из фабрики до точек продаж. Воспользовавшись услугами 2-PL провайдера или транспортной организации, управлять цепочкой поставки придется собственными силами. Перевозчик лишь доставит груз из одного места в другое. В случае, если вы наймете экспедиторскую компанию, организация перевозки ляжет на ее плечи.
Оформление документов
ТЭД регламентируется Федеральным законом № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» (далее – ФЗ-№ 87). Согласно ст. 2 при выполнении услуг обязательно составлять три документа:
- поручение экспедитору,
- экспедиторскую расписку,
- складскую расписку.
Так обстоят дела в теории. На деле же компаниям не запрещается применять свои формы документов. Кроме документов, указанных выше, можно встретить МХ-1, МХ-3, отчеты экспедитора, не редки случаи применения произвольных формы, разработанных логистическими компаниями.
Также согласно письмам Управления ФНС РФ по г. Москве от 01.11.2011 N 16-15_105695@ «О порядке оформления документов» и Управления ФНС РФ по г. Москве от 17.10.2011 N 16-15_100092@ «О порядке оформления перевозки» к данному списку можно добавить транспортную накладную (далее – ТрН).
Транспортная накладная – основной документ на перевозку, который оформляет экспедитор вне зависимости от того, на чьем транспортном средстве перевозится груз.
Электронная ТрН в помощь экспедитору
Транспортная накладная – документ, готовый для обмена в электронном виде. Про нюансы работы с ним читайте статью «Электронные грузоперевозки»: как избавиться от бумаги в пути?».
Как построить выстроить взаимодействие с цифровым документом, если вы оказываете транспортно-экспедиционные услуги? Существует два варианта заполнения накладной:
- В случае, когда экспедитор для перевозки привлекает транспортную компанию, то грузоотправителем в ТрН будет значиться экспедитор.
По правилам перевозки грузоотправителем является тот, кто ее заказал (п. 6 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.04.11 № 272). Экспедитор – он же грузоотправитель – оговаривает условия и стоимость перевозки, заключает договор на перевозку и подает заказ-заявку. Он же, если иное не предусмотрено договором, будет составлять электронную транспортную накладную.
После создания электронного документа в сервисе обмена у экспедитора есть возможность не только отправить ЭТрН основным участникам документооборота, но и переслать ее в адрес грузовладельца для отслеживания статуса перевозки.
Схема 1. Договор с перевозчиком от лица экспедитора
- Если экспедитор заключает с транспортной компанией договор перевозки от имени клиента на основании выданной доверенности, тогда в пункте «Грузоотправитель» (первый раздел ТрН) должны быть указаны данные клиента (собственника груза). А к этой накладной необходимо приложить доверенность, выданную экспедиторуклиентом (статья 801 ГК РФ, п. 4 ст. 4 ФЗ-№ 87).
В такой ситуации экспедитор должен самостоятельно передать груз перевозчику. Для этого он может направить своего сотрудника на склад, где производится погрузка.
- Сотрудникэкспедитора ставит свою подпись в п. 6 транспортной накладной.
- В п. 9 ТрН перевозчик указывает данные о заказе от экспедитора.
- В п. 10 транспортной накладной необходимо прописать данные о компании, которая фактически перевозит товары. Данные экспедитора могут указываться только если он сам перевозит товары, не привлекая к этому третьих лиц.
- В п. 15 нужно указать стоимость услуг перевозчика, выставленных экспедитору.
- Подписи в ТрН будут принадлежать грузоотправителю (экспедитору) и перевозчику.
Схема 2. Договор с перевозчиком от лица грузовладельца
Свет в конце туннеля или в чем преимущества электронной ТрН?
Процесс обмена накладными в электронном виде почти не отличается от бумажного. Переход на современное решение будет не таким сложным, а применение ЭТрН принесет много плюсов вашей организации:
| Выгода |
Грузоотправитель |
Грузополучатель |
Перевозчик |
|
Ускорение подписания и получения документа |
+ |
+ |
+ |
|
Сокращение расходов на формирование бумажных транспортных накладных |
+ |
|
|
|
Защита документа от потери и порчи в пути |
+ |
|
+ |
|
Документ доступен всем участникам с момента его отправки грузоотправителям |
+ |
+ |
|
|
Более простой и гибкий способ внесения изменений места доставки, переадресовки |
+ |
+ |
+ |
Более подробно о том, как решить проблемы перевозчиков с бумажными документами, рассказывает в статье «Электронная транспортная накладная против проблем в грузоперевозках» моя коллега бизнес-аналитик Synerdocs Алиса Муратова.
В следующей части я расскажу о способах перевода в электронный вид остальных документов, участвующих в экспедиторской деятельности.
Автор: Константин Тасмаев, бизнес-аналитик Synerdocs
