По данным Росстата, в июле 2018 года автомобильным транспортом было доставлено 518 648,2 тысяч тонн груза. Можно предположить, какой внушительный поток бумажных документов сопровождал процессы грузоперевозок. Давайте вместе выясним, почему в транспортно-логистических компаниях (далее – ТЛК) документооборот достигает таких объемов, и заглянем в его возможное «электронное» будущее.
Для начала предлагаю рассчитать примерное количество транспортных накладных, сформированных за месяц по грузоперевозкам.
Если среднестатистическая вместимость автомобиля – 5 тонн, а каждую транспортировку сопровождает одна накладная, то путем нехитрых вычислений получаем примерно 104 млн документов в месяц.
Число неточное, но оно позволяет представить весь масштаб документооборота. Более того, оно увеличится, если принять во внимание, что зачастую в кузове одного автомобиля перевозится несколько партий груза для разных получателей, и на каждую партию формируется отдельная накладная.
Традиционная схема: долго, зато надёжно?
Рассмотрим, как сейчас протекает работа с бумажной транспортной накладной (далее – ТрН) в большинстве транспортно-логистических компаний:
Чаще всего ТрН формируют в момент приемки товара водителем – перед погрузкой в автомобиль. Согласно Постановлению Правительства РФ от 15.04.2011 №272 документ составляется в трех экземплярах – для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Но распространены случаи, когда создается и большее количество ТрН.
- Несмотря на то, что подписание и обмен транспортными накладными происходит традиционно на бумаге, документы формируются с использованием информационных и технических средств, например, в интерфейсе WMS- или TMS-системы предприятия. Большинство разделов заполняются автоматически. Сотрудники распечатывают документ и вручную вносят данные в оставшиеся поля.
- На следующем этапе уполномоченный сотрудник грузоотправителя и водитель подписывают документ.
- После доставки товара грузополучатель вносит в накладную данные о фактической дате и времени прибытия автомобиля на выгрузку, проставляет отметки о состоянии груза. Ответственный сотрудник грузополучателя и водитель подписывают документ.
- Казалось бы, теперь ТрН подписана всеми сторонами грузоперевозки, и цепочка документооборота закрыта. Но это не так: подписанный экземпляр может еще долгое время колесить в пути от грузополучателя к грузоотправителю, задерживая тем самым оплату транспортных услуг.
Как сделать так, чтобы владелец груза получал готовый документ уже через несколько минут после подписания? Легко. В следующей главе я подробно расскажу о том, как ускорить возврат накладной и минимизировать риск потери.
Как перейти от «бумажной» реальности в цифровое будущее с электронной транспортной накладной?
Все участники цепочки поставки (грузоотправитель, грузополучатель и транспортная компания) сегодня могут использовать ЭТрН в сервисе Synerdocs. На схеме представлена последовательность подписания документа в сервисе Synerdocs:
- Ответственный сотрудник грузоотправителя создает и подписывает транспортную накладную в своей учетной системе.
- Водитель принимает груз и оставляет подпись в документе, используя наиболее приоритетный инструмент мобильного подписания:
|
чат-бот для мессенджера Viber |
или СМС | |||
|
|
|
|
||
- Водитель поставляет товар. Вместо бумажного носителя у него есть печатная форма транспортной накладной, с которой он может ознакомиться прямо в смартфоне – в интерфейсе чат-бота.
- Грузополучатель оставляет подпись в документе в момент приемки материальных ценностей, подтверждая, что груз прибыл в пункт назначения.
- Во время сдачи груза водитель повторно использует чат-бот или СМС-подписание.
- Последней документ подписывает транспортно-логистическая компания. При этом накладная будет доступна перевозчику с самого момента ее отправки грузополучателем.
Заметили, что порядок подписания электронной транспортной накладной не сильно отличается от традиционного на бумаге? Это действительно так, и бизнесу не составит труда перейти на документооборот в электронном виде.
Выбираем приоритетный путь работы
Решая перевести транспортные накладные в электронный вид, компания-заказчик ищет наиболее подходящий вариант работы. Специалисты сервиса предлагают следующие:
|
Для грузоотправителя, грузополучателя, транспортной компании |
Для водителя |
|
1. Работа в интерфейсе веб-клиента Synerdocs. 2. Интеграция с учетной системой тремя способами:
3. Универсальный сервис интеграции Synerdocs, подходящий к любой учетной системе. |
1. Использование чат-бота мессенджера Viber. 2. Работа с документом посредством СМС-сообщений. |
Выгоды использования ЭТрН для всех участников грузоперевозок:
- На подписание документа уходит минимум времени.
Традиционный документооборот в рамках одного города длится не менее суток. Если же речь идет о междугородних перевозках, то время работы с транспортной накладной увеличивается пропорционально расстоянию маршрута и может достигать нескольких недель. С переводом работы в электронный вид перевозчик получает накладную сразу после подписания последним участником.
- Документы больше не теряются.
Напомню, что бумажные ТрН «путешествуют» бок о бок с водителем, преодолевают вместе с ним тысячи километров. В пути бумага испытывает на себе трудности кочевой жизни, отчего часто теряет первоначальный вид. Нередки и случаи утери документов.
А теперь представьте, как удобна электронная транспортная накладная. Она спокойно «лежит» в сервисе, ей не страшны никакие погодные условия и потери.
- Исчезает проблема с хранением накладной и ведением объемных архивов.
Первичные документы по умолчанию находятся в сервисе обмена Synerdocs. Условия и сроки хранения документов обсуждаются индивидуально.
Автор: Константин Тасмаев, бизнес-аналитик Synerdocs
