Сложный бумажный документооборот является одной из главных проблем в сфере грузоперевозок. В нем участвует сразу несколько сторон: грузоотправители, грузополучатели, транспортные и логистические компании. При этом зачастую организации находятся в разных регионах и процесс обмена юридически значимыми документами затягивается на недели, бумаги теряются и портятся в пути, что негативно сказывается на эффективности бизнес-процессов логистики.
В процессе оформления бумажных транспортных накладных (ТН) грузоотправитель готовит как минимум четыре экземпляра. Водитель подписывает все экземпляры, подтверждая, что груз принят к перевозке, а факт передачи ответственности за сохранность груза транспортно-экспедиционной компании состоялся. Он забирает три экземпляра с собой, а четвертый остается у грузоотправителя. После доставки и приемки груза водитель и грузополучатель подписывают три экземпляра ТН. Один экземпляр остается у грузополучателя, два остальных водитель увозит с собой. На основании подписанных документов транспортно-экспедиционная компания в свою очередь выставляет акт и счет заказчику перевозки, для водителя рассчитывается заработная плата. Доставка этих документов обратно грузоотправителю занимает продолжительное время и влечет за собой сложности и проволочки. Возможным выходом из этой ситуации является внедрение электронной транспортной накладной (ЭТрН) в бизнес-процесс грузоперевозки.
Внедрение электронного документооборота в грузоперевозках и использование ЭТрН позволяет решить сразу несколько задач:
Ускорение документооборота и расчетов
От того, насколько оперативно участникам документооборота поступят оригиналы ТН, зависит формирование первичных документов, выставление счетов заказчику, получение оплаты и расчет с водителями. К ЭТрН доступ имеют все участники перевозки. При этом каждая из сторон подписывает документ электронной подписью. Как только груз доставлен и ТН подписана, можно оплачивать услуги транспортной компании. Оригиналы электронного документа находится у всех участников. Грузоотправитель видит, что груз доставлен, а транспортная компания выставляет акты и счета.
Сохранность документов
Товар во время доставки может преодолевать дальние расстояния, зачастую водитель одновременно везет сразу несколько заказов в различные точки. Бумажные документы в ходе доставки могут испортить, потерять или перепутать. ЭТрН всегда находится на мобильном устройстве водителя и никуда не потеряется. При необходимости водитель может внести примечания и отметки при погрузке и разгрузке у грузополучателя.
Оперативная информация о приемке товара у всех участников
Нередко возникают ситуации, когда грузополучатель по разным причинам принимает не весь поставленный объем. Непринятый товар отвозят обратно на склад отправителя. Транспортная накладная, составленная в электронном виде, позволяет грузоотправителям оперативно реагировать на недоприемку товара и оперативно организовать реализацию не принятой покупателем продукции. В результате внедрения ЭТрН отправитель получает возможность мгновенно корректировать документы по поставке и оперативно реализовывать остатки продукции. При этом сотрудники, ответственные за отгрузки, смогут подготовить все сопроводительные документы за считанные минуты, используя сервис ЭДО.
Снижение вероятности кражи грузов
По официальной статистике МВД России, только за первое полугодие 2019 года зарегистрировано 1055 заявлений по статье 159 УК РФ «Мошенничество» в отношении пропавших грузов. Внедрение ЭТрН может существенно снизить вероятность подобных инцидентов. Доступ к мобильному подписанию ЭТрН водитель получает только после процесса идентификации. Он не может забрать груз, пока не подпишет документ электронной подписью с помощью мобильного устройства. Соответственно, получить информацию по конкретной накладной и подписать ее в электронном виде у мошенников не получится. Конечно, это не исключает применения различных мошеннических схем с вклиниванием иных лиц в цепочки переговоров.
Удобное хранение и подготовка к проверкам
Все участники логистического процесса сталкиваются с огромным количеством бумажных документов и вынуждены хранить их в бумажных архивах. В этой связи возникают проблемы с поиском необходимых документов и их подготовкой к проверкам. Электронные документы существенно упрощают эти процессы. ЭТрН будут храниться в сервисе обмена - всеми необходимыми подписями в соответствии с текущим законодательством.
На данном этапе использование ЭТрН в грузоперевозках еще не так широко распространено. Законодательная база для реализации электронного документооборота сформирована, однако многие контролирующие органы еще не выработали свою позицию в части использования ЭТрН. К проблемам внедрения ЭДО в грузоперевозках можно отнести следующее:
- Интеграция в систему всех участников процесса. Использование ЭДО в грузоперевозках требует интеграции грузовладельцев, транспортных компаний и водителей в единую систему обмена документацией. Пока лишь некоторые компании готовы наладить такое взаимодействие в рамках цепи поставок.
- Минтрансом не выработаны единые стандарты использования ЭТрН. На данный момент ГИБДД не обладает возможностью работы с ЭТрН и доступом к базе данных оператора данных. Поэтому компании, использующие электронную накладную, вынуждены распечатывать и подписывать один экземпляр этого документа и отправлять его с водителем, чтобы предъявить его в случае проверки сотрудником ГИБДД.
- При проверке ФНС принимает ЭТрН на бумажных носителях. Сейчас в налоговую можно подать только заверенную печатную форму электронного документа. Однако по аналогии с другими электронными документами, ФНС принимает скан печатной формы с отметками о прохождении через сервис обмена с печатью организации, то есть подписи остальных участников не нужны.
- Законодательство требует использования бумажных товарно-транспортных накладных при перевозке алкогольной продукции. Текущее требование Росалкогольрегулирования состоит в том, что транспортная накладная не является сопроводительным документом, удостоверяющим легальность производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, и компании обязаны составлять товарно-транспортную накладную по форме для сопровождения грузов.
- Нет решения для использования ЭТрН при перевозках за границу. При международных перевозках используется бланк CMR, формат которого строго оговорен в Конвенции о международных перевозках и неизменен уже десятки лет. По этим вопросам подход чиновников скорее консервативен: синюю печать на CMR электронная цифровая подпись еще не заменяет.
На IV SCM Конгрессе руководителей и специалистов по логистике и управлению цепями поставок, который состоится в Москве 11 ноября, пройдет панельная сессия “Электронный документооборот”, на которой будут обсуждены вопросы внедрения ЭТрН и ЭТТН в работу компаний цепи поставок, а также другие вопросы, касающиеся оптимизации документооборота в бизнесе.
Вот что говорит об участии в панельной сессии ЭДО бизнес-аналитик компании Synerdocs Алиса Муратова:
«Решение по обмену ЭТрН уже год позволяет экономить пользователям на затратах, а для транспортных компаний является явным преимуществом. На IV SCM Конгрессе мы расскажем, как и для чего бизнес переходит на электронный документооборот с контрагентами. Поговорим о выгодах, рассмотрим реальные примеры, кейсы ведущих ритейлеров и производителей в России.
А еще участники Конгресса будут первыми, кому я подробно расскажу о новом уникальном решении Synerdocs – для обмена электронной товарно-транспортной накладной (ЭТТН)».
Регистрация на Конгресс бесплатна для представителей производства и ритейла, достаточно заполнить форму обратной связи с указанием должности и корпоративной почты на сайте: www.scm-congress.ru.
Присоединяйтесь и совершенствуйте логистику вместе с нами!
