Федеральная транспортно-логистическая компания «Байт Транзит» провела очередной вебинар в рамках проекта «Актуальная логистика», посвященный работе с электронными перевозочными документами. Светлана Федотова, руководитель проекта ЭТрН компании, показала, как создать и заполнить поручение экспедитору, какие данные необходимо проверить перед подписанием и как будет выстроен обмен документами.
Вебинар прошел в практическом формате. Вместо теоретической презентации участники увидели пошаговое заполнение электронного поручения экспедитору в сервисе «Контур.Логистика».
Что потребуется для начала работы
Перед переходом на электронные перевозочные документы компании необходимо подключиться к аккредитованному оператору, получить квалифицированную электронную подпись и оформить машиночитаемую доверенность.
Первым документом со стороны клиента становится поручение экспедитору. После его получения экспедитор подтверждает готовность принять заказ.
«Самый главный документ, который должен направить клиент, — поручение экспедитору. Остальное мы делаем за него — формируем ЭТрН и взаимодействуем с перевозчиком или субэкспедитором», — пояснила Светлана Федотова.
Как оформить прием груза
Порядок заполнения документов зависит от того, каким способом груз передается экспедитору.
Если клиент самостоятельно привозит партию на терминал, поручение экспедитору направляется заранее. После подтверждения заказа груз принимают, измеряют и взвешивают. Факт его передачи фиксируется в экспедиторской расписке.
Второй вариант — забор груза по адресу клиента. В этом случае поручение также оформляется до начала перевозки, однако фактические параметры партии проверяются уже после ее поступления на терминал.
Если заявленные масса, объем или количество грузовых мест не совпадут с фактическими, клиенту может быть направлен акт расхождений через электронный документооборот.
Какие реквизиты нужно проверить
Особое внимание следует уделить сведениям о договоре транспортной экспедиции. В поручении необходимо точно указать его название, номер и дату. Любые расхождения могут остановить обработку поручения.
Если отдельный договор транспортной экспедиции не заключен и работа ведется на основании оферты, порядок заполнения реквизитов лучше заранее уточнить у менеджера.
Еще один важный параметр — номер телефона грузополучателя. В самом поручении это поле может быть необязательным, однако телефон потребуется при дальнейшем формировании ЭТрН. Без него первый титул электронной транспортной накладной может не пройти проверку.
Читайте также: Электронные экспедиторские документы меняют операционный контур грузоперевозок
Как правильно указать адреса
При заполнении электронного документа юридические адреса грузоотправителя и грузополучателя могут подставляться автоматически. Однако они не всегда совпадают с фактическими адресами погрузки и выгрузки. Поэтому клиенту важно отдельно проверить и указать фактическую точку доставки.
Если компания регулярно отправляет грузы по одному маршруту, ранее созданное поручение можно дублировать. При этом перед подписанием документа необходимо каждый раз проверять и при необходимости изменять сведения о конкретной перевозке.
Сколько маршрутов можно включить в одно поручение
На текущем этапе рекомендуется оформлять отдельное поручение для каждого маршрута — от одного грузоотправителя к одному грузополучателю по конкретным адресам.
В состав партии могут входить несколько наименований и большое количество грузовых мест. Однако объединять в одном поручении разные адреса погрузки или доставки пока не следует. В блоке со сведениями о грузе указываются: наименование, страна происхождения, количество грузовых мест, объем, масса нетто и брутто.
Если груз страхуется, потребуется указать его стоимость — на основании этой суммы рассчитывается страховая премия.
Какую дату доставки указывать
Если окончательный срок доставки еще не согласован, в поручении экспедитору указывается желаемая дата выгрузки. Она отражает намерение клиента, но не становится подтвержденным обязательством экспедитора. Согласованный срок доставки фиксируется позднее — в экспедиторской расписке, которая направляется клиенту после принятия заказа.
Подготовка к ЭТрН не ограничивается получением квалифицированной электронной подписи и оформлением машиночитаемой доверенности. До начала электронного обмена участникам перевозки важно сверить реквизиты договоров, актуализировать адреса и контакты, определить порядок приемки груза и фиксации расхождений.
Электронный формат сам по себе не исправляет ошибки в исходных данных. Поэтому отработать весь процесс лучше заранее — до полноценного перехода на ЭТрН.
