В России более 70 операторов электронного документооборота (ЭДО), при этом статус оператора электронных перевозочных документов (ЭПД) есть только у 7, поэтому при выборе провайдера для обмена электронными транспортными накладными нужно быть внимательным. Помимо стоимости услуг нужно обращать внимание на функционал системы, сферы деятельности компании клиента и наличия у оператора государственной аккредитации.
Совместно с экспертами Docrobot собрали критерии, которые помогут выбрать оператора для обмена ЭТрН.
В чем особенность выбора оператора для электронных транспортных накладных?
Обмен данными между ИС ЭПД и ее участниками должен будет происходить через операторов ИС ЭПД. Право работать с ИС провайдер получает лишь после прохождения государственной аккредитации. Все работающие с ИС ЭПД операторы внесены в специальный реестр на сайте Минтранса. При выборе оператора для подключения ЭТрН важно их присутствие в госреестре, поскольку иначе клиент не сможет взаимодействовать с ИС и обмениваться накладными с другими контрагентами.
Какие критерии важны при выборе оператора ИС ЭПД?
Функционал. Сервис должен быть удобен и понятен, а также закрывать потребности компании. Например, для компаний с удалёнными сотрудниками, нужна облачная платформа, которая откроется на любом компьютере. А также важные функции, вроде возможности настройки маршрутов и базы водителей, возможно вносить примечания и дополнения к заказу, нужно тестировать на этапе выбора ПО.
В идеале сервис оператора должен давать возможность:
- посылать и получать регламентированные и нерегламентированные документы;
- открывать документ в интерфейсе сервиса без загрузки в базу;
- автоматоматически создавать архивы всего пакета документов;
- работать с архивом;
- отзывать электронный документ;
- поддерживать параллельную работу нескольких пользователей.
Надежность и безопасность. Все данные при передаче должны быть защищены шифрованием. Надежные операторы используют международные протоколы SSL/TLS, считающиеся стандартом для безопасности веб-приложений. Плюсом будет возможность настроить защищенный канал вручную – например, с использованием российских стандартизируемых алгоритмов, если этого требует специфика работы компании. Показателем надежности выбранного провайдера будет его наличие в реестре Минтранса.
Опыт провайдера. Работа с электронными транспортными накладными имеет много нюансов, а государственная информационная система была внедрена в промышленное производство только в сентябре текущего года. Из-за этого при выборе системы немаловажно обратить внимание на кейсы внедрения ЭТрН у оператора – крупные компании вряд ли будут пользоваться услугами провайдера, который не способен обеспечить должный уровень поддержки для масштабных проектов.
Возможность интеграции с учетной системой. В России самым популярным решением является 1C. Обычно крупные операторы ИС ЭПД поддерживают интеграцию с 1С, однако если в вашей компании используют иную учетную систему, стоит обратить внимание, насколько эффективно она может быть интегрирована с выбранным оператором. У Docrobot интеграции, например, c 1С, SAP, Oracle, Microsoft Dynamic.
Мобильное приложение для водителя. Водитель — это участник цепочки, который не всегда располагает хорошей связью и интернетом, и тем более компьютером. При этом транспортные накладные у них проверяются сотрудниками ГИБДД. Чтобы не пришлось дублировать документы в бумажном виде, обратите внимание на наличие у оператора мобильного приложения, с помощью которого водитель может предоставить сотруднику ГИБДД QR-код. Код содержит сведения о грузоотправителе, перевозчике, грузополучателе, адресе погрузки и выгрузке, а также информацию о грузе, транспортном средстве и водителе. Сотрудник ГИБДД при проверке отсканирует код при помощи ПО на планшете и проверит ЭТрН.
Пробная версия. Полноценно оценить возможности платформы можно только, непосредственно работая с ней. Поэтому последним шагом при выборе оператора должен быть тест функционала. Некоторые операторы, например Docrobot, доступ к демо-версии предоставляют совместно с консультацией специалиста, который подробно рассказывает о платформе.
Вывод: 4 шага для выбора оператора
Итак, подытожим шаги, которые нужно предпринять перед выбором оператора для обмена ЭТрН:
- Проверить наличие провайдера в реестре операторов ИС ЭПД от Минтранса;
- Проанализировать опыт работы оператора, успешные кейсы, распространенность на рынке;
- Уточнить, поддерживает ли оператор интеграцию с учетной системой компании;
- Использовать/запросить пробную версию сервиса для тестирования функционала.
