С 1 сентября 2026 года часть перевозочных и экспедиторских документов в России должна оформляться в электронном виде через ГИС ЭПД. Правила, утвержденные Правительством РФ во исполнение 140-ФЗ, распространяются на авиационные грузовые накладные, железнодорожные транспортные накладные и ряд экспедиторских документов. Для компаний это уже не цифровой эксперимент, а операционная задача: к установленной дате должны быть готовы документооборот, электронные подписи, ИТ-системы, операторы обмена и контрагенты.
Периметр обязательного перехода
Новые правила переводят в обязательный электронный контур три группы документов: электронные грузовые накладные на воздушном транспорте, электронные транспортные железнодорожные накладные и электронные экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторскую расписку и складскую расписку. Последняя группа особенно важна для компаний, которые работают через экспедиторов или используют мультимодальные схемы.
Поручение экспедитору фиксирует перечень и условия транспортно-экспедиционных услуг и включает два обязательных файла обмена информацией — от клиента и от экспедитора. Экспедиторская расписка подтверждает получение груза для организации перевозки. Складская расписка оформляет принятие груза на складское хранение.
Переход шире простой замены бумажной накладной электронным файлом. Документ проходит через несколько участников цепочки: клиента, экспедитора, перевозчика, оператора ИС ЭПД и государственную систему. Ошибка на любом из этих этапов способна задержать не только документооборот, но и саму операцию.
Обмен через операторов и ГИС ЭПД
Документы должны оформляться в виде XML-файлов по форматам, утверждаемым ФНС России. Обмен проходит через аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов, после чего титулы обмена направляются в ГИС ЭПД.
Подготовка к обязательному переходу становится проектом на стыке логистики, ИТ, юридической функции и операционного управления. Компании нужно заранее определить оператора обмена, проверить поддержку XML-форматов ФНС во внутренних системах, действующие электронные подписи и полномочия подписантов, а также готовность контрагентов работать в электронном контуре.
По данным Минтранса, количество электронных перевозочных документов уже превысило 36 млн. У крупных участников рынка накоплен практический опыт: ОАО «РЖД» сообщает, что 92% клиентов в сфере грузовых перевозок взаимодействуют с компанией в электронном виде, а к ее информационным системам подключено более 30 тыс. компаний. В РЖД также отработали передачу цифровых железнодорожных транспортных накладных в ГИС ЭПД в пилоте по мультимодальным перевозкам с несколькими операторами ИС ЭПД.
В авиагрузовом сегменте подготовка тоже началась до обязательного срока. По данным С7, в 2025 году компания оформила около 8 тыс. электронных грузовых накладных по авиационным форматам. В компании связывают цифровизацию с сокращением сроков обработки грузов, ускорением взаиморасчетов и повышением надежности мультимодальных логистических цепочек.
Рынок входит в обязательный режим не с нулевой базы. Но опыт крупных игроков не равен готовности всех участников перевозочного процесса — особенно компаний, где электронный документооборот пока существует фрагментарно или не связан напрямую с транспортными операциями.
Подписи, системы и контрагенты
Отдельная зона подготовки — электронная подпись. Для всех типов файлов установлены единые правила подписания. Юридические лица и индивидуальные предприниматели должны использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Физические лица и представители по доверенности могут применять УКЭП или усиленную неквалифицированную электронную подпись, если сертификат создан и используется в инфраструктуре взаимодействия государственных и муниципальных электронных сервисов.
Проверка подписи не должна ограничиваться ее формальным наличием. В перевозочном процессе важно, кто имеет право подписывать документы, как подтверждены полномочия представителя, кто контролирует корректность данных и как компания действует, если документ не принят другой стороной обмена.
Для директора по логистике или операционного руководителя подготовка к ГИС ЭПД не сводится к поручению ИТ-службе подключить новый сервис. Нужно проверить совместимость TMS, ERP, системы электронного документооборота или внутреннего учетного решения с новым порядком обмена. Если электронный документ создается в системе, но внутри компании продолжает обрабатываться вручную и дублироваться на бумаге, переход добавляет еще один слой процесса.
Критичной становится и готовность контрагентов. Даже при настроенном внутреннем обмене перевозка может столкнуться с задержкой из-за неподготовленного партнера, ошибки в формате, некорректной подписи, отсутствия полномочий или сбоя на стороне оператора. Подготовка должна охватывать не только внутренний контур, но и взаимодействие с грузоотправителями, перевозчиками, экспедиторами и операторами ИС ЭПД.
Бумага как резервный сценарий
Обязательный электронный формат не означает полного исчезновения бумажных документов. Минтранс определил случаи, когда электронная грузовая и электронная транспортная железнодорожная накладные могут оформляться на бумажном носителе. Такой вариант допускается при отсутствии технической возможности у грузоотправителя отправить электронный документ, а у перевозчика — принять его.
Для электронных грузовых накладных на внутренних авиаперевозках предусмотрено дополнительное основание: отсутствие специального программного обеспечения в аэропорту направления, назначения или транзита. Для электронных экспедиторских документов одним из случаев бумажного оформления названо отсутствие интернета.
Эти исключения не заменяют подготовку. Компании потребуется заранее описать, кто фиксирует невозможность электронного обмена, как оформляется бумажный документ, как он затем сопоставляется с электронным контуром и кто отвечает за закрытие операции в системе.
Для устойчивости работы ГИС ЭПД включена в «белый список» сервисов, что должно обеспечить доступность системы в условиях ограничений доступа к интернету. Но такой механизм не отменяет внутренний порядок действий при технических сбоях.
Где возникнет напряжение
Переход на ЭПД может снизить непроизводственные издержки, связанные с бумажным документооборотом, и повысить степень автоматизации логистических процессов. ФНС рассматривает цифровизацию логистики также как источник первичных данных для аналитических и управленческих задач государства. Для бизнеса эффект будет зависеть от того, насколько глубоко электронный обмен встроен в реальные операции.
Риск связан не столько с датой 1 сентября 2026 года, сколько с разрывом между новым порядком обмена и фактической готовностью компании. Электронный документ проходит через цепочку участников, и каждый из них должен быть технически и организационно готов к работе по новым правилам. Подключение к системе без настройки процессов, полномочий и резервных сценариев оставляет этот разрыв открытым.
До вступления обязательности компаниям стоит проверить действующие электронные подписи и полномочия подписантов, подключение к оператору ИС ЭПД, поддержку форматов ФНС, прохождение титулов обмена, готовность контрагентов и порядок действий при отсутствии технической возможности или интернета. Это подготовка не к новой системе как таковой, а к обязательному электронному режиму транспортного документооборота.
С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы становятся частью обязательной инфраструктуры транспортного рынка. Компании, которые заранее встроят ЭПД в операционные процессы, пройдут переход как плановое изменение документооборота. Для тех, кто ограничится формальным подключением в последний момент, слабым местом станет не ГИС ЭПД, а неподготовленная цепочка участников перевозки.
