С 1 сентября 2026 года участникам грузоперевозок предстоит перейти на электронные транспортные накладные. Кто должен создавать ЭТрН, какие подписи потребуются сторонам, когда можно обойтись бумажным документом и удастся ли экспедитору скрыть от заказчика привлеченного перевозчика — эти вопросы эксперты разобрали на втором вебинаре компании «Байт Транзит».
Участниками встречи стали более 100 представителей бизнеса, так или иначе связанного с перевозками, — логисты, бухгалтеры, экспедиторы, руководители отделов продаж и логистики. Первый вебинар был посвящен общим правилам перехода на ЭТрН, а программу второй встречи составили на основе вопросов участников.
Документ запускает грузоотправитель
По общему правилу создавать ЭТрН должен грузоотправитель, если иной порядок не закреплен в договоре. Об этом рассказала Надежда Руденских, руководитель юридической службы федеральной транспортно-логистической компании «Байт Транзит».
Грузоотправитель заполняет первый титул: вносит сведения о сторонах и грузе, его весообъемных характеристиках, адресах места погрузки и доставки, а также имеющиеся данные о транспорте и водителе. Затем остальные участники перевозки последовательно заполняют свои части документа. Всего предусмотрено четыре обязательных титула, в которых фиксируются передача и приемка груза, его состояние, возможные замечания и завершение перевозки.
Надежда Руденских подчеркнула, что без подписания всех обязательных титулов документ нельзя закрыть, а перевозку — считать завершенной.
Один из вопросов касался самовывоза. Если покупатель нанимает перевозчика, который забирает товар со склада продавца, грузоотправителем и заказчиком перевозки выступает покупатель. При этом первый титул ЭТрН подписывает лицо, которое фактически осуществляет погрузку. Например, если товар в транспорт загружает сотрудник склада продавца, титул подписывает продавец как лицо, осуществляющее погрузку. Сам продавец при этом не становится грузоотправителем. Перевозчик также не может одновременно выступать грузоотправителем.
При отгрузке со склада ответственного хранения роль грузоотправителя определяется договором. Если склад по доверенности действует как отправитель и привлекает наемного перевозчика, выступая стороной договора перевозки, он подписывает соответствующий титул. Здесь стоит уточнить, что раздел 1 «Грузоотправитель» транспортной накладной заполняется в отношении грузоотправителя, являющегося стороной договора перевозки груза (п. 102 постановления Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200).
Если такого условия нет, грузоотправителем остается компания, разместившая товар на хранение.
Отдельная схема действует при работе со сборными грузами. Экспедитор, который принимает груз во владение и организует дальнейшую перевозку, направляет клиенту электронную экспедиторскую расписку. В ЭТрН он указывает себя в качестве грузоотправителя, отмечает, что является экспедитором, указывает сведения о заказчике и реквизиты договора транспортной экспедиции (п. 103 постановления Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200). При этом заказчик услуг по организации перевозки груза может быть указан в ЭТрН как наблюдатель, что позволяет ему отслеживать статус перевозки и документооборота.
Собственный транспорт или сторонний перевозчик
Главным условием, которое определяет необходимость оформления ЭТрН, Надежда Руденских назвала привлечение сторонней транспортной компании. Если организация перевозит свой груз собственным транспортом для своих нужд или между подразделениями одного юридического лица, достаточно путевого листа.
Однако компании одной группы не считаются одним юридическим лицом. Если у них разные ИНН и одна организация перевозит груз для другой, возникают отношения перевозчика и клиента, для которых требуется ЭТрН.
Регион перевозки значения не имеет. Документ понадобится и для маршрута внутри одного региона, если компания заключила договор со сторонним перевозчиком. Использование легкового автомобиля также не освобождает от оформления ЭТрН, когда речь идет о коммерческой перевозке по договору.
Если доставка включена в стоимость товара и самостоятельного договора перевозки не возникает, ЭТрН, по словам эксперта, не требуется. Для перевозок физическим лицам в личных и семейных целях, не связанных с предпринимательской деятельностью, сохраняется бумажный формат документов.
За каждый титул отвечает тот, кто его подписывает
Каждый участник перевозки отвечает за сведения, которые он вносит в свою часть документа. При этом ответственность предусмотрена, например, за неуказание в транспортной накладной особых отметок или необходимых при перевозке груза мер предосторожности либо за искажение сведений о свойствах груза, в том числе о его массе, габаритах, состоянии и степени опасности (ч. 2 ст. 35 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).
Надежда Руденских отметила, что практика применения новых норм пока не сформировалась. Если при приемке или выгрузке обнаружены повреждение, недостача или другое несоответствие, информацию необходимо отразить в электронном документе.
Отдельная ответственность предусмотрена для транспортно-экспедиционных компаний за работу без включения в реестр экспедиторов. Для юридических лиц штраф за первое нарушение составляет от 100 тыс. до 300 тыс. рублей, за повторное — от 500 тыс. до 1 млн рублей. Эти санкции связаны именно с требованиями к реестру экспедиторов, а не с оформлением ЭПД.
Читайте также: Обязательная ЭТрН с 2026 года: ошибка в документе может сорвать рейс
ОКВЭД не определяет статус экспедитора
Наличие подходящего кода ОКВЭД само по себе не делает компанию экспедитором. Определяющим фактором является фактическая организация перевозки, пояснил Роман Виноградов, юрист, руководитель юридической фирмы «Виноградов и партнеры».
По словам эксперта, обязанность включиться в реестр не возникает только из-за наличия у компании ОКВЭД 52.29. В то же время отсутствие профильного кода не освобождает организацию от регистрации, если она фактически оказывает транспортно-экспедиционные услуги.
При автомобильных перевозках значение имеют предмет договора и документооборот. На транспортно-экспедиционные отношения указывают обязательство организовать доставку груза из одной точки в другую, поручение экспедитору и экспедиторская расписка. Собственный транспорт для признания компании экспедитором не требуется.
В железнодорожной отрасли одно лишь предоставление вагонов, по словам Романа Виноградова, не означает оказания транспортно-экспедиционных услуг. Если компания передает подвижной состав, а грузоотправитель или грузополучатель самостоятельно взаимодействует с перевозчиком, планирует перевозку и оформляет документы, такие отношения могут не считаться транспортно-экспедиционными. Иная ситуация возникает, когда организация дополнительно обеспечивает погрузку, оплачивает железнодорожные тарифы и принимает ответственность за сохранность груза.
При привлечении экспедитора заказчику необходимо проверить, включен ли контрагент в реестр экспедиторов. Требование о проверке перевозчиков к этому сценарию пока не относится: соответствующий реестр заработает с 1 марта 2027 года.
Роман Виноградов также обратил внимание на возможные налоговые риски работы с компанией, которая фактически оказывает транспортно-экспедиционные услуги, но отсутствует в реестре. По его оценке, в дальнейшем это может повлиять на признание расходов и вычеты по НДС. При этом эксперт подчеркнул, что на момент вебинара не встречал сформированной позиции налоговых органов по этому вопросу.
Фактический перевозчик будет отражен в ЭТрН
В ЭТрН будут видны все участники перевозки и их роли, рассказал Сергей Киселев, эксперт СКБ Контур. Заказчик, экспедитор, фактический перевозчик и получатель участвуют в подписании сквозного документа, поэтому исключить кого-либо из цепочки нельзя.
По словам Сергея Киселева, в итоговом документе будут видны подписи всех участников и роли, в которых они выступают. При этом стоимость услуг перевозчика не раскрывается всей цепочке.
Опциональные титулы стоимости формируются только между перевозчиком и стороной, оплачивающей его услуги. Если перевозчика привлекает экспедитор, финансовые условия будут доступны этим двум участникам.
Водитель может обойтись без личной электронной подписи
Руководитель организации подписывает электронные перевозочные документы усиленной квалифицированной электронной подписью или УНЭП Госключа без машиночитаемой доверенности. Другим сотрудникам потребуются квалифицированная электронная подпись физического лица и машиночитаемая доверенность от юридического лица. В доверенности формата 003 необходимо указать полномочия на создание и подписание электронных перевозочных документов.
Для водителя предусмотрена простая электронная подпись (ПЭП), которой он может подписывать документы в мобильном приложении. При этом использование ПЭП водителем не является обязательным, уточнил Сергей Киселев. Если водитель не работает в приложении, он может сообщить о приемке груза ответственному сотруднику перевозчика. Тогда логист, диспетчер или другое уполномоченное лицо подписывает документ от своего имени и от имени организации — подписывать его вместо водителя нельзя.
С 1 сентября 2026 года перевозка с бумажной транспортной накладной, за исключением специально предусмотренных случаев, будет приравниваться к перевозке без сопроводительных документов, сообщил Сергей Киселев. По его словам, до 1 марта 2027 года инспекторы не будут штрафовать за отсутствие ЭТрН при проверках на дороге, однако возможен отказ в возмещении НДС и другие налоговые риски.
Перечень исключений содержится в приказе Минтранса № 262. В частности, бумажный документ допускается при отсутствии интернета на определенных территориях. Техническую невозможность оформить ЭТрН потребуется подтвердить. Спикер предупредил, что до вступления новых правил в силу возможны дополнительные разъяснения регулятора.
Что нужно сделать до 1 сентября
Эксперты рекомендовали компаниям заранее подключиться к электронному документообороту, получить необходимые подписи, выбрать оператора и настроить доступы для сотрудников. Также важно определить ответственных за оформление каждого титула, проверить роли участников в действующих договорах, обучить персонал и провести тестовый обмен документами с перевозчиками, экспедиторами, клиентами и поставщиками. После перехода к рабочему обмену электронные перевозочные документы будут передаваться через операторов ИС ЭПД в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.
