Кирилл Гончаров, директор по продукту и цифровой трансформации BusinessPad
Компании, работающие со сложными цепочками поставок, часто сталкиваются с разрозненными таблицами, переписками и ручными расчетами стоимости доставки. Один из таких проектов автоматизации логистики был реализован в компании-поставщике для нефтегазовой отрасли с оборотом 1–1,5 млрд рублей.
Как компания жила до автоматизации
Заказчик — компания с годовой выручкой 1–1,5 млрд рублей, производящая химические вещества и оборудование для нефтегазовой отрасли. По условиям проекта название компании не раскрывается. Поставки осуществляются как по России, так и за рубеж.
Многие поставки собираются частями в разных локациях и доставляются автомобилями, железной дорогой, морем и другими видами транспорта. Цены постоянно меняются, поэтому сотрудники вынуждены регулярно пересчитывать стоимость доставки разными способами и маршрутами, прогнозировать стоимость логистики и управлять ожиданиями клиентов.
До внедрения ERP-системы логисты делали все вручную: каждый вел личную таблицу в Google Docs, куда вносил данные о прогрессе и сроках поставок. Общение с подразделениями и поставщиками велось по телефону, электронной почте и мессенджерах. Заявки приходили в разных формах, с разной структурой и глубиной проработки.
Почему решили автоматизировать логистику
Разрозненные файлы и переписки создавали ряд проблем:
- регулярно терялись файлы и данные;
- приходилось подстраиваться под каждое окно коммуникации;
- дублировались задачи;
- невозможно было быстро отследить статус заявки или найти нужную информацию.
С ростом бизнеса эти проблемы стали особенно заметны. Поэтому в компании решили автоматизировать процессы логистики и выстроить единую информационную среду.
Рассматривались различные решения, однако в итоге выбрали платформу BusinessPad, уже используемую в компании для документооборота, поскольку она позволяла быстро адаптироваться под новые процессы.
Что получилось в итоге
Была создана единая цифровая среда, где все подразделения — отделы закупок, продаж, экономическо-финансовая служба, отдел логистики и главный инженер — могут взаимодействовать друг с другом, отслеживать сроки выполнения задач, сравнивать и выбирать подрядчиков. Заказы больше не теряются, вся необходимая информация находится в одном месте, а обработка заявок стала быстрее.
В первую очередь автоматизировали сложные экономические расчеты. Это позволило сотрудникам быстро использовать предыдущие данные для оценки новых задач и значительно упростило озвучивание стоимости логистики для потенциальных клиентов.
Сотрудники также настроили шаблонизированный экспорт документов для переноса данных между системами — на это потребовалось всего несколько часов.
Новый автоматизированный процесс минимизировал ошибки и сократил время обработки заявок. Логисты отмечают, что раньше на поиск данных и переписку по электронной почте уходило до трех часов в день, сейчас — около 30 минут.
Как мы работали и чему научились
Есть несколько способов реализации подобных проектов. Один из них — прийти к клиенту с готовыми решениями и набором альтернатив. Так мы сделали, когда автоматизировали документооборот. Но в этот раз сначала потребовалось провести аудит текущих процессов.
Для этого мы собрали карту всех операций, исключили повторяющиеся действия, проанализировали узкие места и совместно с заказчиком выстроили новый процесс.
В этом нам помог новый руководитель компании, который четко понимал, какого результата хочет добиться. Мы говорили на одном языке, поэтому уже в течение первой недели смогли предложить техническое решение.
До этого проекта у нас не было отдельного решения для автоматизации логистики — нам пришлось дорабатывать систему под задачи логистов. Благодаря квалифицированному заказчику проект прошел без серьезных ошибок и сложностей.
При этом сотрудники компании привыкли работать по-своему. Например, некоторые просто звонили знакомым логистическим брокерам и запрашивали цену. Поэтому помимо автоматизации нам пришлось перестраивать сам процесс логистики. Для части сотрудников это стало своего рода культурной трансформацией — нужно было перейти от привычных методов работы к новой системе.
Совместная работа длилась четыре месяца — с октября 2024 года по февраль 2025 года.
Мы договорились, что руководителем процесса станет начальник отдела логистики. Он же презентовал решение руководству и участвовал в согласовании технических решений. Фактически заказчик сам управлял процессом внедрения, а мы выступали в роли технологического партнера.
Такой формат работы оказался удобным, потому что руководитель логистики увлекается программированием и даже пишет небольшие проекты на Python. Он хорошо понимал, как устроен процесс разработки, и не ожидал нереалистичных сроков или возможностей.
Со стороны вендора работа проходила в стандартном режиме: раз в неделю проводились созвоны, а большинство задач обсуждалось в переписке. Мы согласовывали этапы проекта и показывали промежуточные результаты. В итоге примерно за месяц удалось выйти на финальное решение.
В процессе работы мы также нашли новые направления развития системы. Раньше в ней была простая развилка: если условие «А» — процесс шел по одному сценарию, если «Б» — по другому. Теперь это условие может зависеть от настраиваемой формулы. В зависимости от результата расчетов система автоматически определяет дальнейший сценарий работы.
В интеграции системы для финансово-экономического анализа поставок участвовал один специалист, а над логистическим блоком работали пятеро: аналитик, дизайнер, два разработчика и тестировщик.
Проект был реализован за счет вендора как часть развития функциональности продукта.
Для сравнения: автоматизация документооборота ранее стоила около 157 000 рублей за полгода (в пересчете на месячную работу одного специалиста). Тогда интеграция входила в стоимость подписки и отдельно не оплачивалась.
Точно оценить экономию от автоматизации логистики сложно, поскольку ранее фиксировались показатели только по отдельным поставкам. Однако уже есть заметные результаты. Например, по одной из первых поставок компания получила скидку 3%.
Главный результат проекта — появление структуры и прозрачности в работе. Была внедрена тендерная система и площадка мини-тендеров, через которую участники получают уведомления, загружают документы и вводят данные. Это упростило взаимодействие: все работают по единым правилам и не тратят время на лишние согласования.
Рекомендации тем, кто хочет автоматизировать логистику
Поставки — многоэтапный процесс с большим количеством перемещений и пересадок. Однако значительную часть логистических процессов можно формализовать и автоматизировать.
Опыт проекта показывает, что даже сложную логистику можно выстроить по понятным правилам и прозрачным процессам — и это достаточно быстро дает заметный эффект.
