При переходе на кадровый электронный документооборот (ЭДО) компания экономит до 10% бюджета, снижая затраты на ведение делопроизводства. Сроки подписания документов удается сократить на 80%. Такие данные приводит мультисервисный оператор логистических услуг ПЭК и партнер, оператор ЭДО HRlink. Вместе компании приняли участие в пилотном проекте Минтруда РФ по внедрению электронного документооборота.
У ПЭК более 200 филиалов от Калининграда до Сахалина и свыше 13 тыс. сотрудников. В компании ежегодно генерируется более 200 тыс. кадровых документов объемом от 2 до 12 листов каждый. Печать одного листа обходится в 0,7 руб. с учетом стоимости бумаги, расхода картриджа, электроэнергии, обслуживания принтера.
Кроме того, согласно законодательству, кадровые документы необходимо хранить до 75 лет. Ежегодная стоимость хранения одного листа — около 1 руб., в масштабах ПЭК это как минимум 400 тыс. руб. ежегодно.
После перевода кадровых документов в электронный вид затраты на оформление взаимоотношений с каждым сотрудником составляют 700 руб. в год. Эта сумма включает обмен документами, стоимость усиленных неквалифицированных электронных подписей для работников, сервис по SMS-информированию, обучение и техническую поддержку, хранение документов. При переходе на ЭДО оформить сотрудника на работу можно за 1 рабочий день. HR-служба готовит документы, работник получает и подписывает их в личном кабинете на платформе компании HRlink.
Для сравнения, при бумажном документообороте и соответствующих затратах на создание, печать, доставку, хранение и другие операции с документами, затраты составляли бы, в среднем, 800 руб. Оформление сотрудника на работу занимало бы от 5 до 17 дней.
«Удобство работы сотрудников и их развитие внутри компании — приоритет работы ПЭК. Мы стремимся сделать бизнес-процессы максимально прозрачными. Основное преимущество ЭДО в том, что сотрудник может оформить документы онлайн в личном кабинете. Например, составить и согласовать заявление на отпуск. Кадровые документы в электронном формате доступны сотруднику в любой момент», — комментирует Виктория Цой, директор департамента персонала ПЭК.
«Бизнес из сферы транспортных и логистических услуг охотнее других переносит в цифру кадровое делопроизводство. Дело в том, что у таких компаний обычно разветвленная филиальная сеть и большое число сотрудников по всей стране. Благодаря использованию ЭДО можно централизовать и ускорить управление кадровым документооборотом», — подчеркнул Дмитрий Махлин, директор по развитию HRlink.
Пилотный проект по внедрению кадрового электронного документооборота стартовал в апреле 2020 года и продлился до 15 ноября 2021. В проекте приняли участие 375 российских компаний. Основная задача проекта Минтруда РФ – отработать механизмы взаимодействия между работником и работодателем при кадровом ЭДО.
По итогам эксперимента федеральным законом от 22.11.2021 №377-ФЗ внесены дополнения в Трудовой кодекс РФ. Эти нормы разрешают вести кадровый документооборот в электронном виде. Таким образом, теперь сотрудник и работодатель могут подписывать большинство документов в электронном формате.
