С первого сентября участники рынка осваивают работу с электронными транспортными накладными. В рамках проекта «Актуальная логистика» на вебинаре «ЭТрН: месяц спустя — реальные проблемы и решения» эксперты «Контур.Диадока», «Байт Транзит» и отраслевого союза подвели первые итоги перехода и на примерах из практики объяснили, как найти документ в роуминге, оформить замену водителя и наладить обмен с торговыми сетями.
Спикерами выступили Полина Малявина, эксперт сервиса «Логистика» от «Контур.Диадока», Сергей Абрамов, руководитель проектного офиса «Байт Транзит», и Сергей Максимов, президент Союза транспортников, экспедиторов и логистов Сибири.
От подключения к совместной работе
Первые недели показали, что готовность отдельной компании ещё не обеспечивает электронный обмен на протяжении всей перевозки. Документ должен пройти через нескольких участников, у каждого из которых свои сотрудники, настройки и учетные системы.
«Подключение компании — это лишь первый шаг. Настоящая сложность начинается тогда, когда электронный документ должен пройти через всю перевозочную цепочку и связать между собой всех участников», — отметила Полина Малявина.
По ее словам, после начала массовой работы изменились вопросы пользователей. Вместо общих принципов оформления компании стали разбирать конкретные ситуации — от недоступной водителю накладной до изменения сведений во время рейса. Некоторые сценарии не удалось полностью проверить в пилотных проектах, поэтому операторы дорабатывают взаимодействие между системами уже на основе практического опыта.
С этой же задачей столкнулся «Байт Транзит». Сергей Абрамов рассказал, что компания начала со сверки договоров, адресов, сведений о машинах и водителях. Ошибка в поручении экспедитору может затруднить подписание расписки и дальнейшее оформление накладной. Чтобы избежать таких ситуаций, перевозчик провел ревизию справочников и согласовывал данные с контрагентами. Пока эта сверка составляет значительную часть ручной работы, которую предстоит автоматизировать.
Где задерживаются документы
Одной из наиболее обсуждаемых тем стал роуминг. Если контрагент не видит документ, причина может заключаться в выборе ящика. У одной организации их бывает несколько — у разных операторов.
«Необходимо договориться с вашим контрагентом, куда ему нужно отправлять документы. И когда выбираете организацию, обращайте внимание, в какой ящик вы ему этот документ отправляете», — пояснила Полина Малявина.
Эксперт рекомендовала проверять идентификатор участника обмена. При этом настройки — не единственный источник затруднений. Сергей Абрамов рассказал, что в практике «Байт Транзит» встречались задержки межоператорского обмена, когда документ поступал контрагенту только на следующий день.
Отдельной задачей остается подписание со стороны грузополучателей. На момент вебинара «Байт Транзит» получил с первого сентября почти 7 тыс. поручений экспедитору. По данным Сергея Абрамова, доля документов, доведенных до подписания четвертого титула, составила 55%. Значительная часть незавершенного документооборота задерживалась именно у получателей.
Причины различаются — от технических настроек до непонимания порядка действий. Решить их без участия заказчика бывает трудно, поскольку у экспедитора не всегда есть прямой контакт с фактическим получателем.
С торговыми сетями дополнительно приходится согласовывать индивидуальные требования. По словам Сергея Абрамова, универсального решения для всех сетей пока нет. Полина Малявина объяснила, что запрашиваемые ими сведения могут размещаться в предусмотренных форматом необязательных полях. Для поставщика их заполнение становится необходимым, если этого требует конкретная сеть.
Читайте также: Переход на ЭПД упирается в процессы, подписи и партнеров
Электронный обмен требует людей
К началу октября, по оценке Сергея Абрамова, на ЭТрН перешли около половины клиентов «Байт Транзит». Первыми включились крупные заказчики, располагавшие командами и ресурсами для подготовки. Затем к ним стали присоединяться представители среднего и малого бизнеса.
Внутри транспортной компании переход также потребовал дополнительных ресурсов. «Байт Транзит» обеспечил сотрудников электронными подписями и нанял специалистов. На начальном этапе диспетчеры, логисты и коллеги из других подразделений помогали оформлять документы, в том числе вне рабочего времени. Пока процессы не автоматизированы, пиковую нагрузку приходится компенсировать усилиями сотрудников.
Облегчить работу клиентов помогают черновики документов. Компания может подготовить их через интеграционный модуль или XML-шаблон, после чего заказчику остается проверить сведения и подписать. В начале перехода эта помощь пользовалась большим спросом, но постепенно клиенты стали чаще оформлять поручения самостоятельно.
Небольшим перевозчикам, особенно занятым внутригородской доставкой, нужна дополнительная поддержка. Им приходится одновременно осваивать сервисы, решать вопросы технического оснащения и оперативно оформлять документы во время выполнения перевозок.
Как действовать при изменениях в рейсе
Практическую часть вебинара посвятили ситуациям, когда перевозка идет не по первоначальному плану. Полина Малявина объяснила, что замену водителя или автомобиля в пути можно отразить восьмым титулом в рамках существующей накладной, указав новые сведения, время и причину замены. Для изменения адреса выгрузки или получателя используется титул переадресации. Если меняется сам перевозчик, потребуется новый комплект документов — заказ-заявка и транспортная накладная.
Однако не каждое затруднение требует изменения рейса. Если водитель не видит накладную, сначала стоит сверить его регистрацию и номер телефона в системе, приложении и документе. Например, вход по личному номеру вместо рабочего может стать причиной того, что накладная не отображается.
Если у водителя нет технической возможности подписать документ, титулы перевозчика, по словам Полины Малявиной, может подписать его представитель. Предварительно ему необходимо уточнить у водителя обстоятельства погрузки или выгрузки. При проблемах с электронной подписью эксперт рекомендовала пройти диагностику и передать её номер технической поддержке.
Спикеры подчеркнули, что оформление должно отражать реальные действия участников перевозки.
«Титулы накладной подписываются по факту произошедшего события. Выгрузили — подписали. Приняли груз — подписали. Действия произвели и подписали сразу же», — объяснила Полина Малявина.
Для терминалов это означает необходимость обеспечить работу уполномоченных сотрудников во все смены. При этом сведения важно проверять до подписания — возможности исправления уже оформленных документов ограничены.
Не откладывать настройку процессов
Помимо технических вопросов участники обсудили распределение ролей. Полина Малявина пояснила, что состав документов зависит в том числе от того, принимает ли экспедитор груз во владение. Это не означает переход права собственности, но в рассматриваемой схеме экспедитор отвечает за груз и оформляет расписку.
Неоднозначные договорные ситуации спикеры рекомендовали разбирать с юристами, учитывая содержание обязательств, а не только название договора.
Вопросы, требующие позиции регулятора, можно передавать через отраслевое объединение. Сергей Максимов рассказал, что Союз ежемесячно собирает обращения участников рынка, направляет их в Министерство транспорта и получает разъяснения.
Он также передал озвученную на совещаниях позицию о внимании к динамике перехода компаний на электронный формат и подчеркнул, что рассчитывать на возврат отрасли к бумажным накладным не следует. Полина Малявина добавила, что обсуждаемые послабления при дорожных проверках не стоит воспринимать как основание откладывать настройку обмена.
Сергей Абрамов рекомендовал отрабатывать оформление на реальных перевозках. Совместная проверка документов помогает заказчикам, экспедиторам и перевозчикам выявить несовпадения в данных, согласовать действия и постепенно подготовить процессы к автоматизации.
