Что представляет собой электронная транспортная накладная, как с ней работать и почему стоит тестировать новый формат уже сейчас, рассказал заместитель генерального директора по развитию ГК «Деловые Линии» Дмитрий Хрущалев.
С 1 сентября 2026 года вступают в силу изменения, предусмотренные Федеральным законом от 07.06.2025 № 140‑ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „О транспортно-экспедиционной деятельности“ и отдельные законодательные акты Российской Федерации». Согласно им, оформление электронной транспортной накладной (ЭТрН) становится обязательным для всех участников грузоперевозок.
Мы в «Деловых Линиях» начали движение в сторону цифровизации документооборота уже давно и на сегодня оформляем и подписываем более 15 тыс. ЭТрН в сутки. Опираясь на наш опыт, в этом материале я расскажу, как устроена электронная транспортная накладная (ЭТрН), какие нюансы нужно учитывать при ее оформлении и использовании и как бизнесу грамотно подготовиться к переходу.
Что изменится с 1 сентября 2026 года
С этой даты все участники перевозок вне зависимости от сферы деятельности обязаны оформлять в электронном виде транспортные накладные, путевые листы, заказы-заявки на перевозку и экспедиторские документы, включая железнодорожные и грузовые авианакладные. Новые правила распространяются и на компании, для которых перевозка — не профильный бизнес, а лишь сопутствующая задача. Например, если речь идет об отправке собственной продукции или получении товаров от поставщика.
Таким образом, во всех случаях, когда используются документы с признаками договора перевозки и оплата за услугу доставки, должна будет оформляться ЭТрН. Она может применяться и в других ситуациях, но не в обязательном порядке.
Когда не нужно оформлять ЭТрН?
Есть ситуации, в которых транспортная накладная — как бумажная, так и электронная — не требуется в принципе (ст. 8 Федерального закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.2007 № 259-ФЗ):
● При отсутствии договора перевозки. Например, если поставщик доставляет товар покупателю собственным транспортом или получатель забирает груз самовывозом.
● При перевозке между подразделениями одной организации. Например, когда компания транспортирует грузы между своими филиалами собственным транспортом.
Помимо этого, Правительство РФ планирует утвердить дополнительный перечень ситуаций, когда можно обойтись без ЭТрН и использовать бумажные документы. Их перечень позже утвердит Минтранс РФ.
Зачем вводятся новые требования
Основная цель изменений — упорядочить рынок грузоперевозок. Сегодня он во многом фрагментирован: наряду с добросовестными компаниями работают «серые» перевозчики, которые используют нелегальные схемы и не несут реальной ответственности за груз.
Переход на электронные документы, наряду с созданием единого реестра перевозчиков/экспедиторов «ГосЛог», призван:
- повысить прозрачность перевозок;
- упростить контроль и прослеживаемость грузов;
- снизить количество случаев мошенничества и спорных ситуаций;
- сформировать рынок, на котором останутся в первую очередь «белые», законопослушные перевозчики.
Для клиентов транспортных компаний переход на ЭТрН означает больше предсказуемости и юридической защищенности цепочек поставок.
Как устроена ЭТрН
Электронная транспортная накладная — документ, подтверждающий факт оказания услуги перевозки, а также полномочия на владение грузом. Включает в себя информацию о транспортировке, которую согласовывают грузоотправитель и перевозчик: дату, время, адреса погрузки и выгрузки отправления, штрафы за простой транспорта и задержку доставки, параметры транспортного средства, особые условия и другие сведения.
Документ состоит из четырех обязательных и четырех необязательных файлов обмена — титулов.
Обязательные:
- погрузка: титул грузоотправителя и титул перевозчика
- выгрузка: титул грузополучателя и титул перевозчика
Необязательные:
- титул фиксации стоимости (перевозчик и грузоотправитель);
- титул переадресации (перевозчик);
- титул смены ресурса (перевозчик).
Важно понимать: в электронном документообороте «грузоотправителем» считается заказчик перевозки, который указан в договоре. Если фактическим отправителем выступает другое лицо, оно указывается как лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП), или владелец объекта инфраструктуры, с которого идет погрузка.
Как происходит обмен ЭТрН между участниками перевозки
Отличительной особенностью ЭТрН как электронного документа является то, что его подписывают все участники в рамках своего титула. Схема обмена ЭТрН при этом выглядит следующим образом:
- Грузоотправитель (или ЛОП) при погрузке создает первый титул ЭТрН (через веб-интерфейс личного кабинета оператора ЭДО или в учетной системе при наличии интеграции с оператором ЭДО), подписывает его усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и направляет через оператора ЭДО в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
- Водитель при погрузке, используя смартфон/планшет, заполняет титул Перевозчика фактическими данными по грузу и параметрам перевозки и подтверждает прием груза простой электронной подписью (ПЭП).
- Перевозчик верифицирует подпись Водителя и подписывает накладную УКЭП.
- Грузополучатель принимает груз, оформляет и подписывает свой раздел (титул) документа УКЭП.
- Водитель подтверждает передачу груза ПЭП, Перевозчик оформляет и подписывает свой раздел (титул) документа УКЭП.
Все участники перевозки могут просматривать и скачивать оригиналы ЭТрН из сервиса оператора электронных перевозочных документов (ЭПД).
Также грузоотправитель (или ЛОП) при формировании Т1 может указать третьих лиц наблюдателями — тогда они получат доступ к просмотру документов в своем личном кабинете оператора ЭДО.
Как организовать переход на ЭТрН
Вот минимальный набор шагов:
- Сначала определите свои задачи в логистике: какие виды перевозок используете, какие схемы задействованы, кто участвует в процессе.
- Выберите логистического партнёра и оператора ЭДО — важно оценить не только стоимость, но и готовые решения для ваших систем и возможность роуминга.
- Подключите сервис обмена электронными перевозочными документами у оператора ЭДО и при необходимости настройте роуминг.
- Назначьте ответственного за формирование и подписание электронных документов.
- Получите электронную цифровую подпись (ЭЦП) и проверьте её работу.
- Настройте машиночитаемую доверенность (МЧД).
- Обменяйтесь с партнёрами ID (УИД) личных кабинетов для корректного документооборота.
- При необходимости адаптируйте договоры с учётом перехода на электронный формат.
- После этого можно направлять заказы привычным способом, указывая ID (УИД) из системы ЭДО.
Самые распространенные вопросы об ЭТрН
Как работать с ЭТрН физлицам?
Правительство планирует утвердить перечень ситуаций, когда можно будет обойтись без ЭТрН и использовать бумажные документы. Ожидается, что в их число войдет и перевозка грузов по заказу физических лиц для личных нужд, но утвержденного документа еще нет. При этом если физлицо является грузоотправителем или грузополучателем в рамках договора транспортной экспедиции с логистической компанией, например, ГК «Деловые Линии», то ему не обязательно будет участвовать в подписании ЭТрН.
Что делать, если у участников перевозки разные операторы ЭДО?
Технически работать можно, но необходимо убедиться, что между операторами и между участниками документооборота настроен роуминг для обмена документами. Если его нет, обратитесь к своему провайдеру с просьбой подключить роуминг с контрагентом. Однако для минимизации рисков потери данных и ускорения процессов лучше, чтобы у всех участников был один оператор.
Как оформлять документ, если у ЛОПа нет всех данных?
Часть операторов ЭДО (например, «Контур» и «Тензор») поддерживают черновики ЭТрН — полностью или частично заполненные титулы без электронной подписи. Сценарий их применения может быть таким: грузоотправитель формирует в своем личном кабинете титул, заполняет его частью данных и отправляет в неподписанном виде ЛОПу, а тот дозаполняет сведения по загрузке, подписывает и выпускает документ. Правда, пока обмен черновиками работает только внутри одного оператора — ожидается, что при роуминге эта функция будет доступна после 01.07.2026.
Как оформляется первый титул ЭТрН, если груз передается экспедитору?
Экспедитор становится полноправным участником ЭДО, а его роль зависит от функции, которую он осуществляет в перевозке. Если экспедитор принимает груз во владение, то он становится заказчиком услуги перевозки, исполняет роль грузоотправителя и формирует Т1 ЭТрН. Если же экспедитор не принимает груз во владение, то ЭТрН формирует и подписывает заказчик перевозки или ЛОП, а экспедитор в данной схеме является агентом и в электронных документах может быть наблюдателем.
Как будут проверять ЭТрН на дороге?
Согласно ПДД, сотруднику полиции могут быть предоставлены документы в электронном виде или в виде копии на бумажном носителе. На текущий момент способ предоставления электронных перевозочных документов — QR-код, сформированный в личном кабинете оператора ЭДО. Его изображение можно предоставить и в случае отсутствия связи на дороге.
А что насчет налоговой?
ФНС России подключена к ГИС ЭПД и при необходимости сможет напрямую получать данные о перевозочных документах. Более того, налоговая уже анонсировала планы по массовой сверке этих данных между ЭПД и первичными документами. Однако обязанность хранить документы, в том числе электронные, по-прежнему остается на налогоплательщике.
Почему стоит начать тестировать ЭТрН уже сейчас
Работать по старым правилам до последнего — рискованная стратегия. К сентябрю 2026 года, скорее всего, возникнет ажиотаж, из-за которого операторы ЭДО могут какое-то время не справляться с потоком заявок.
Также смена схемы работы ускоряет процессы и вносит значительный вклад в экологию. В среднем годовая экономия составляет порядка 12 тысяч рабочих часов, которые при традиционном оформлении документов тратятся на печать, ручное заполнение и хранение, и около 2,5 тыс. упаковок бумаги. Важно: ЭДО работает без привязки к рабочему дню. Например, в «Деловых Линиях» подписание электронных документов организовано круглосуточно, что особенно ценно при плотном графике доставок.
Переход на ЭТрН — это не просто новое требование, а возможность выстроить более прозрачные и быстрые процессы в логистике. Чем раньше вы протестируете формат и адаптируете работу, тем спокойнее и эффективнее пройдет обязательный переход.
