С 1 сентября 2026 года переход на электронные перевозочные документы станет обязательным для широкого круга участников перевозок. Компаниям предстоит перестроить не только документооборот, но и сквозные процессы между грузоотправителями, складами, перевозчиками, экспедиторами и грузополучателями.
ФНС России обсуждает с бизнесом практическую готовность к переходу на ЭПД и формирует рабочие группы для сбора обратной связи. На встречах в Ярославле представители ведомства и эксперты компании «Тензор» разобрали оформление электронной транспортной накладной, мобильное подписание, взаимодействие с перевозчиками и экспедиторами, замену водителя или автомобиля и переадресацию груза.
Основные риски возникают не при создании электронного документа, а при изменении условий перевозки. Компаниям нужно заранее определить, кто формирует и подписывает документы, как подтверждаются полномочия сотрудников, кто вносит изменения при замене транспорта или получателя и как новые данные передаются всем участникам цепочки.
Переход затронет не только транспортные компании. Грузоотправителями и грузополучателями выступают производители, дистрибьюторы, ритейлеры и участники e-commerce, поэтому к новым требованиям должны быть готовы логистические, складские, IT- и юридические подразделения. Отдельный вопрос — подписание документов водителями и сотрудниками распределительных центров, работающими без стационарного рабочего места.
Читайте также: Переход на ЭПД упирается в процессы, подписи и партнеров
Подключения к оператору ЭПД недостаточно. Бизнесу предстоит проверить интеграции с учетными и транспортными системами, оформить электронные подписи и машиночитаемые доверенности, подключить контрагентов и протестировать стандартные и нестандартные сценарии. Для 3PL-операторов и компаний с распределенной сетью критична согласованность процессов между клиентами, складами, перевозчиками и экспедиторами.
Ошибка в информационном контуре способна задержать физическое движение груза даже при наличии товара и транспорта. Несвоевременная подпись, неверно распределенные полномочия или неподготовленный сценарий замены автомобиля превращают документооборот в операционное ограничение. Поэтому переходом должна управлять функция, которая отвечает за перевозку целиком, а не только IT-служба или бухгалтерия.
До 1 сентября 2026 года компаниям нужно проверить всю последовательность действий участников перевозки — от создания документа до обработки изменений в пути. Устойчивый переход на ЭПД начинается с настройки ролей, полномочий и нестандартных сценариев, а не с простой замены бумажной накладной электронной.
