Многие товароотправители организуют тендеры на грузоперевозки по меньшей мере раз в год, чтобы отобрать новых перевозчиков для сотрудничества или убедиться, что они платят адекватную цену за перевозку.
Но даже организация тендера раз в год для большинства логистов представляет сложность из-за каждодневной нагрузки в процессе профильной деятельности. Ведь логисту нужно отобрать перевозчиков, которых он желает пригласить для участия в тендере, затем разослать каждому из них приглашение и получить от перевозчиков ставку по указанным маршрутам. И это только начало тендерного процесса.
Что такое тендеры?
Тендерный процесс подразумевает организацию тендеров среди потенциальных аутсорсеров, их оценку и выбор. Тендеры позволяют выбрать надежных и профессиональных партнеров, с которыми заключаются договора на выполнение определенных услуг.
Зачем нужно проводить тендеры на грузоперевозки?
Транспортные услуги дешевыми никогда не были, а в свете последних кризисных событий они снова значительно подорожали. Операции по перевозке грузов – одни из самых затратных и дорогостоящих для предприятия, поэтому при работе с аутсорсерами фиксация цены на год является не самым лучшим вариантом с точки зрения экономии транспортных бюджетов. Нужно понимать, что в годовой цене заложены не только всевозможные риски для перевозчика, но также отсутствует фактор сезонности. Цены же на перевозку грузов в течение года меняются, в определенные сезоны они несколько выше, в другие – снижаются, а при годовом контракте, как правило, закладывается верхняя ценовая планка. Соответственно, при большом объеме отгрузок гораздо выгоднее и целесообразнее проводить тендеры на перевозку как можно чаще. При должной автоматизации процесса тендерные мероприятия не отнимают много времени и достаточно просты с точки зрения организации.
Эксперты считают, что за счет оптимизации логистики можно снизить себестоимость производства товара на 30%. А в компании Siemens-Bosh утверждают, что 1% сокращения расходов на выполнение логистических операций обеспечивает увеличение объема продаж на 10%.
Проведение же электронных тендеров позволяет сэкономить на отдельных рейсах до 30% транспортных бюджетов. Одним словом, оптимизированная логистика часто оказывается эффективнее многих других управленческих технологий.
Время организовать тендер
Если вы все же начали тендерный процесс, вам придется взаимодействовать и обрабатывать множество предложений от перевозчиков, а также проводить анализ ставок и отбор лучшего кандидата на перевозку ваших грузов. Вручную такая организация тендера занимает слишком много времени и сильно отвлекает от другой работы.
Организация тендера на грузоперевозку вручную
Большинство организаций, которые вручную пытаются организовать тендер, вынуждены прибегать к широким табличным «простыням» старой рабочей лошадки Excel, которая предназначена для более простых целей. Достаточно ли таблиц Excel для проведения качественного и прозрачного тендера?
Надо понимать, что многие затраты, связанные с организацией тендера, не видны на поверхности. Сбор данных, внутренние и внешние коммуникации, обмен информацией, подготовка документов, инструкций и требований. И все это вручную, что занимает огромное количество времени уполномоченных сотрудников и, соответственно, денег.
Очевидно, что ручной механизм организации тендерного процесса – достаточно обременительное занятие, которое к тому же пожирает массу времени. Именно поэтому логисты стремятся облегчить себе жизнь, используя специализированные инструменты для проведения электронных торгов на закупку транспортных услуг.
ИТ-решения для организации электронных тендеров на грузоперевозки
В современном мире очень популярны облачные решения, которые способны объединить в реальном времени внутренних и внешних участников процесса. Так, облачные системы для организации электронных тендеров на транспортные услуги объединяют на своих платформах в режиме онлайн товароотправителей с пулом грузоперевозчиков. Системы не требуют дополнительного оборудования, для работы будет достаточно любого портативного или мобильного устройства, подключенного к сети Интернет.
Один из таких отраслевых инструментов – облачная логистическая система LOGIST Pro. Это не просто тендерная площадка, а комплексное решение, которое позволяет проводить редукционы на грузоперевозки, вести электронный документооборот, обмениваться информацией с перевозчиками онлайн и в несколько кликов приглашать перевозчиков для участия в тендере на основе заданных критериев. Кроме того, система содержит мощную базу проверенных грузоперевозчиков, а также позволяет управлять их рейтингом. Логист сможет легко проанализировать и отобрать наиболее выгодные предложения, посмотреть статистику по каждому тендеру за любой период и многое другое. Таким образом, организация тендера превращается в достаточно простую и удобную процедуру.
Осталось добавить, что помимо финансовой экономии преимущество автоматизированных решений для организации торгов на грузоперевозки – существенная экономия времени персонала, абсолютная прозрачность процесса и сокращение механических ошибок, а также стимулирование здоровой конкуренции среди грузоперевозчиков.
