Раскрываем выставочное закулисье: кто, как и с какими приключениями (иногда) перевозит выставочные грузы.
Что для маркетолога – потенциальный прорыв в продажах – для логиста – головная боль. Главной особенностью перевозки таких грузов является сжатый срок. Если товар приедет в целости и сохранности, даже вертолетом и с экспедиторами в костюмах супергероев, но после окончания выставки – толку от такой доставки не будет.
На подготовительные работы перед проведением мероприятия обычно дается 2-3 дня, и в этот срок нужно не только транспортировать оборудование, но и подключить его, настроить, а иногда и провести репетицию работы.
На выставки везут абсолютно всё – от лошадей и других животных до техники, продуктов и ювелирных изделий. Так представительству АСЕХ в Воронеже не раз пришлось перевозить экспонаты для православных ярмарок. Сотрудничество с такими клиентами требует соблюдения особой этики. Менеджер по работе с клиентами Ольга Благонадежина освоила все правила за 2 года работы:
Мы обслуживаем выставочные мероприятия нашего Воронежского выставочного центра. Самая специфичная работа здесь – с экспонентами православных выставок. Хрупкая церковная утварь и беспокойство отправителей за эту хрупкость, а также сам процесс общения предполагают особую деликатность.
Кроме того, Воронежским логистам не раз приходилось заниматься перевозкой уникальных музыкальных инструментов. Они давно сотрудничают с Музеем забытой музыки. Такие грузы требуют особой упаковки. Как правило, это, фанерные, пластиковые или картонные ящики с дополнительными стенками, крепежами, распорками. Такую тару используют для других особо ценных и хрупких грузов – ювелирных изделий, стекла, зеркал, посуды, антиквариата, оргтехники и так далее.
Если говорить о внутрироссийских выставках, в игре чаще остальных видов транспорта оказываются авто. Одной из причин – помимо экономической оправданности – эксперты называют возможность отслеживания маршрута по спутнику. Но для перевозки такого типа товаров подходят не любые машины – иногда нужны крепления для хрупких грузов – как говорилось выше. Иногда – оборудование для специального температурного режима, к примеру, для продуктов.
Отправлять выставочные грузы можно, как и другие – сборным или отдельным автотранспортом. При первом варианте клиент оплачивает только место в кузове, которое занимает его груз. То есть в одной машине может оказаться груз нескольких заказчиков. Таким образом, можно сэкономить до 50 процентов стоимости перевозки. Но есть подводные камни. Грузы контактируют между собой, кузов открывается не раз, а товар перекладывается, маршрут может быть более запутанным и долгим. Все эти нюансы исключает перевозка отдельным транспортом. Где везут от двери до двери, в опечатанном кузове по индивидуальному оптимальному маршруту.
В общем, транспортировка выставочной продукции – задача сложная, но интересная, иногда требующая творческого подхода говорит директор по логистике компании ACEX в Воронеже Андрей Андреев:
Это весьма нестандартные перевозки. Начиная от того, что выставки часто завершаются в выходные дни, когда многие компании не способны забрать сборный груз. И заканчивая тем, что объемы все время разные – от килограмма до целой машины. Нам вот как то поручили отвезти в центр города макет. Из-за его небольших размеров и места назначения пришлось придумывать способ транспортировки – в итоге отправили обычной машиной, курьерской.
Еще сложнее задача становится при работе с участниками международных выставок. Ко всем нюансам добавляется оформление таможенных документов. К счастью, на такие случаи в законодательстве предусмотрены различные варианты, поясняет руководитель департамента авиационных перевозок ACEX Group Юлия Зайчикова:
Для работы с выставками существует карнет АТА. Этот документ позволяет по упрощенной схеме ввозить демонстрационные материалы. Грамотные специалисты, естественно, знают как с ним работать. К тому же, как правило, организаторы выставок аккредитовывают для работы надежного перевозчика. Так несколько лет назад мы перевозили товары из России для выставки Милан-Expo.
Благодаря специалистам АСЕХ в российском павильоне Италия увидела русские расстегаи, конину, квасы, бастурму, мед, чай и икру. Причем для всех изделий была необходима различная температура при перевозке. Для кондитерских – от + 2 до + 8, для мясных – от -18 до 0, с использованием сухого льда. А службы ветеринарного контроля нашей и принимающих стран расходились – если документы устраивали одних, другие принимать отказывались. Все препоны удалось преодолеть. Когда возникла другая беда, вспоминает менеджер авиа отдела ACEX Москва. Не все производители привозили свой товар в подходящем для авиаперевозки виде. Пришлось взять на себя переупаковку и маркировку:
Не меньше 100 наименований: чак-чак, баранки, сушки, сухари, пряники, пироги и тому подобное. И на все нужны были сертификаты анализа с расписанными на английском ингредиентами. В итоге мы всей компанией решали, как же перевести «квас». Выяснилось, что это traditional Russian soft drink made of bread. А «чак-чак» это traditional dessert food made from white wheat flour, vegetable oil, natural honey, hen eggs, sugar, salt.
Для защиты своего груза некоторые специалисты рекомендуют пользоваться страхованием. Понятно, что наверно не в случае перевозки продуктов. Но при транспортировке хрупких или дорогостоящих грузов. В некоторых ситуациях оправдана даже охрана – помимо сопровождающего экспедитора.
Как говорят эксперты, несмотря на все трудности, перевозка выставочных грузов обречена на успех, лишь бы соблюдались 2 условия. Организацией должен заниматься опытный логист, который владеет всей юридической базой. А заявка на такие заказы должна подаваться за достаточный срок – ведь, скорее всего, решение об участии же принимается не вот так вдруг. Для российских выставок это не меньше месяца (двух, если предполагается сложный монтаж). Для зарубежных транспортировку не стыдно планировать и за полгода.
АСЕХ Альянс
