Автоматизация бизнес-процессов в компаниях любого масштаба перестала быть чем-то новым и удивительным. Внедрение информационных систем даже микробизнесами отражает стремление к выживанию на высококонкурентных рынках. Секрет успеха прост: предлагать потребителям новые возможности, учитывая даже не столько вкусы, сколько малейшие нюансы потребления.
В части управления процессом закупок большинство российских предприятий предпочитают использовать привычные решения, такие как 1С:Предприятие, 1С:Бухгалтерия или Axelot. Более того, во многих компаниях для формирования данных сотрудники до сих работают в Microsoft Word и Microsoft Excel.
Тем не менее, вместе с развитием рынка растет и количество проблем, с которыми сталкивается бизнес. Это особенно хорошо заметно по процессу организации закупок Разберем на примере производственных компаний. От правильно сформированной закупки, вовремя поставленной продукции и ее качества зависит ритмичность работы всего производства, а, следовательно – своевременная реализация продукции и получение прибыли.
Определим самые частые сложности в организации процесса закупочной деятельности.
Почему закупки становятся проблемой
Потери времени
Первая сложность -- потери рабочего времени при формировании и проверке сводных отчетов и таблиц. Ручная обработка этой информации, особенно при возрастающих объемах данных, неэффективна.
Ошибки персонала
Но дело не только во времени, затрачиваемом на выполнение большого числа операций, но и пресловутом «человеческом факторе» – когда возникают ошибки при формировании планов и возможная потеря данных.
Высокая себестоимость
Третья сложность – это затраты на персонал, которые возрастают из-за расширения штата сотрудников, занятых в закупках и логистике. Действительно, провести не только расчеты, но и проверку данных один человек не способен – а чем больше информации приходится обрабатывать «от руки», тем большее число специалистов потребует эта процедура. Особенно актуален этот вопрос для предприятий, которые ведут свою деятельность по госзакупкам.
Упущенные выгоды
Из-за несвоевременной закупки возникает четвертая сложность – потери возможной выгоды, связанные с оттоком клиентов и недополучением прибыли. Все перечисленные случаи могут показаться непреодолимыми, но решение, позволяющее избежать этих фатальных неприятностей, есть.
Что учесть при организации закупок
Комплексная проблема требует комплексного решения. Чтобы сделать процесс закупок действительно эффективным, нужно предпринять несколько мер.
Шаг первый. Использовать методологию, которая охватит все важные этапы закупочной деятельности. Можно автоматизировать каждый из аспектов этого бизнес-процесса, в частности, уделить внимание управлению потребностями компании, процессом поиска и выбора поставщиков, контроля работы с договорными документами, управления поставками и эффективностью работы поставщика. В качестве дополнительной функциональности можно также рассматривать создание портала для работы с поставщиками.
Шаг второй. Теперь переходим к деталям и рассмотрим каждый из перечисленных этапов закупочной деятельности отдельно. Стартом бизнес-процесса можно считать работы по управлению потребностями организации. Правильное формирование списка необходимых для производства ресурсов имеет решающее значение. Некорректно учтенные количество или список требуемых компонентов может привести к тому, что сборка и реализация продукции будут сорваны. Поэтому управление потребностью нужно четко структурировать и учитывать следующие операции: формирование потребности, создание и согласование заявок на закупку, распределение потребности на закупку по ответственным специалистам, планирование этапов обеспечения потребности и контроль их выполнения с параллельным формированием аналитической отчетности.
Шаг третий. Поиск поставщика. После того, как потребность сформирована, мы переходим к следующему этапу – поиску и отбору поставщиков. Важно автоматизировать следующие операции: формирование перечня незаконтрактованных товарно-материальных ценностей (ТМЦ), составление плана по поиску и выбору поставщика, анкетирование потенциальных поставщиков и присвоение им квалификации, аудит и оценка поставщиков, получение и анализ предложений с последующим выбором поставщика, квотирование объема закупок. Такая широкая функциональность необходима для построения оптимально логичной цепочки закупочного процесса, поскольку от выбора поставщика зависит цена, качество и сроки поставляемой продукции.
Шаг четвертый. Правильная контрактация. На этом этапе предстоит позаботиться о том, чтобы все позиции были верно отражены и законтрактованы. Договорные обязательства и цены регистрируются в системе, при этом все движения договорных документов тоже нужно учитывать. Можно предусмотреть и функцию формирования типового договора по шаблонам. Это, во-первых, поможет избежать ошибок и опечаток в договорных документах при ручном вводе, а во-вторых, сократить время на их составление.
Шаг пятый. Отслеживание статуса поставок. Чтобы продукция была поставлена правильно и в указанные сроки, важно автоматизировать отражение информации по статусу поставок: фактов формирования заказов поставщику, согласования графика поставок, утверждения сроков получения продукции на склад. Такой трекинг товаров обеспечивает контроль поставки и, что немаловажно, возможность скорректировать маршрут.
Шаг шестой. Проверка качества. Благодаря автоматизации управления качеством можно решить проблему брака – за счет организации прозрачного процесса направления претензий по качеству и отслеживания их поэтапного рассмотрения.
Шаг седьмой. Создание портала для поставщиков, который позволит хранить, передавать и получать данные от партнеров. Эта же подсистема может содержать сведения на электронной торговой площадке и в единой информационной системе, что очень актуально при работе с госзакупками.
Как видим, избавиться от трудностей, связанных с организацией закупочной деятельности, достаточно просто. Когда организационные меры перестают давать результаты, в помощь приходят программные средства и правильно выбранная методология. Одно из решений – собственная разработка компании PROF-IT GROUP – PROF-IT SRM: Управление закупками. Продукт автоматизирует работу с поставщиками на всех значимых этапах их реализации: от анализа потребностей компании до подготовки отчетности по работе с поставщиками. SRM-система позволяет уменьшить расходы на закупки (за счет консолидации потребностей подразделений), сократить цикл закупок (благодаря автоматизации рутинных операций), гарантировать соответствие поставок заявленным планам, а также уменьшить сроки поиска поставщиков. Решение обеспечивает автоматизацию управления закупками в четком соответствии с требованиями 223-ФЗ и 44-ФЗ.
Николай Волков, Руководитель центра развития отраслевых решений PROF-IT GROUP
