В данной статье мы расскажем о возможном решении двух известных проблем, связанных с управлением группой компаний: оперативность получения информации на уровне холдинга и ее достоверность. Сейчас эти проблемы становятся весьма актуальными, так как многие российские компании укрупняются и упорядочивают свои активы. Вновь образуемые группы зачастую имеют различные финансовую культуру и уровень квалификации персонала, поэтому сбор управленческой и финансовой отчетности, как правило, сопряжен с определенными трудностями.
Рассмотрим первую из указанных проблем - оперативность получения управленческой информации. Мы сознательно остановимся здесь именно на управленческой информации, так как для составления бухгалтерской отчетности почти всегда существует временной лаг, определенный законодательством. Управленческая же информация зачастую характеризуется коротким периодом ее актуальности, поэтому временные задержки (1-3 месяца), возможные при составлении бухгалтерской отчетности, в этом случае недопустимы. Приведем простой пример - прогноз ликвидности группы предприятий и определение размера кредита для пополнения их оборотных средств. В рамках одного предприятия эта задача в основном решается, но при рассмотрении группы предприятий, находящихся в разных географических регионах, она превращается в проблему. Получение крупного кредита на уровне всей группы и оперативное перераспределение средств внутри ее могут привести к значительному повышению эффективности использования активов. Для этого необходима высокая оперативность обновления сводной информации на уровне холдинга.
В последние 2-3 года на рынке появилось достаточно много программных средств по хранению бизнес-информации. Первоначальная идея заключалась в создании системы, обеспечивающей регистрацию данных оперативно-хозяйственной деятельности, и системы для проведения разностороннего анализа этих данных с заранее не известной структурой запросов. В первую очередь это диктовалось требованиями производительности систем, которая несмотря на значительный рост мощности вычислительного оборудования остается актуальной и сегодня, так как объемы хранимой информации также постоянно увеличиваются. Сегодня системы хранения бизнес-информации (Data Warehouses) получили самостоятельное применение как средство сбора данных из разнородных источников. Каждое предприятие группы имеет собственную историю автоматизации хозяйственных операций и обладает своим набором средств разработки. Задачу соединения этой разноформатной информации в одном месте и позволяют решать хранилища бизнес-информации.
Конечно, можно ограничиться "традиционным" методом сбора информации через Ехсеl-формы, когда на дискетах либо по электронной почте пересылаются файлы, а затем в центре они вводятся в отдельную систему, например в тот же Excel, и там консолидируются. Но у данного метода, кроме очевидного недостатка - наличия ошибок при вводе информации, существует два принципиальных ограничения: скорость получения этой информации и ее достоверность. При указанном подходе, как правило, эти Ехсеl-формы собираются из разных источников и специально готовятся для передачи в головной офис, что занимает большой промежуток времени. Сводная информация будет получена только тогда, когда ее подготовит последнее предприятие. Проверить достоверность подготовки этой информации бывает практически невозможно. Остается единственный выход - непосредственно запрашивать ее у предприятия до того, как она будет подготовлена и "доведена" на местах. При этом достоверность информации гарантирует не проверка первичных документов, а обеспечение доступа ко всем внутренним системам предприятий, в которых эта информация хранится.
Что касается перекладки данных из форматов конкретного предприятия в форматы и аналитику головной компании, то на этом мы останавливаться не будем, поскольку современные средства позволяют это делать на любой стадии сбора и обработки информации. Однако возникает организационный вопрос, кому доверить эту операцию и имеются ли у сторон кадры, способные запрограммировать ее и поддерживать. Очевидно, что собрать таких людей в одном месте проще, чем пытаться решить данную задачу на местах. Таким образом, с предприятий снимается технически сложная задача по поддержке информационной системы. Подсоединение хранилища бизнес-информации к информационной системе предприятия делается один раз и дальше только поддерживается регламентными работами и донастройкой в случае появления новых автоматизированных участков учета, что обеспечивает получение "быстрого" результата. Но при этом необходимо помнить, что традиционная "лоскутная" автоматизация на местах не является целостной по определению. Какие усилия потратить и до какой степени производить "чистку" исходных данных, необходимо решать в каждом конкретном случае.
Ценность управленческой информации зачастую определяется не ее абсолютной достоверностью, а оперативностью получения. Поэтому на первом шаге с проблемой неполной достоверности информации можно смириться. В дальнейшем этот вопрос решается путем внедрения на предприятиях ЕRР-системы, которая в полной мере должна обеспечить целостность и непротиворечивость первичной информации. Кроме того, существование корпоративного хранилища информации способствует систематизации требований к автоматизации хозяйственных операций на местах. Теперь будет понятно, для каких объектов учета требуется автоматизация в первую очередь и какой уровень детализации информации для этого необходим. Это позволит впоследствии привести системы управления на разных предприятиях к единому корпоративному стандарту.
Итак, мы рассмотрели сугубо техническую проблему сбора и унификации управленческой информации. Однако конечной целью является построение системы управления, а сбор информации - это всего лишь промежуточный элемент этого механизма, поэтому возникает вопрос: "Что же дальше, какую информацию следует собирать, на измерении каких показателей следует сосредоточиться, чтобы оценивать эффективность деятельности компании?".
Современные информационные технологии имеют соответствующие инструменты реализации. Методологическая основа данных решений была заимствована из современных подходов к управлению, таких, как система сбалансированных показателей (Balanced Score Card), SСОR-модедь (Supply Chain Operations Reference), CRM (управление взаимоотношениями с клиентами). Эти методики позволяют построить единый механизм управления: от определения системы показателей верхнего уровня до контроля за оперативной деятельностью по достижению их заданных значений.
В настоящее время на IТ-рынке производители предлагают различные варианты реализации этих методов. Но всегда возникает один и тот же вопрос -можно ли состыковать эти системы и сколько эта работа будет стоить. При вертикально-интегрированных решениях, предлагаемых одним поставщиком, этой проблемы не возникает. По крайней мере, в данном случае это уже не является проблемой клиента и лежит в зоне ответственности поставщика.
В заключение хотелось бы отметить, что автоматизация двух ветвей управления - оперативной деятельности и системы показателей верхнего уровня - не дает управленческого эффекта, она эффективна только в едином интегрированном решении. Системы хранения бизнес-информации и являются тем звеном, в котором эти две ветви управления состыковываются.
