ПРОВЕДИТЕ ТОНКУЮ НАСТРОЙКУ СВОЕГО БИЗНЕСА: СОБРАННЫЕ В ЭТОМ МАТЕРИАЛЕ ИДЕИ И РЕКОМЕНДАЦИИ ПОМОГУТ ЛЮБОМУ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЮ ОПТИМИЗИРОВАТЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ В СВОЕЙ ФИРМЕ.
ОБЫЧНЫЙ ОФИСНЫЙ ДЕНЬ. Начав его в семь утра, за первой чашкой кофе вы думаете, что сегодня наконец-то сможете сделать что-то существенное. Например, займетесь стратегическим планированием, подумаете над концепцией нового большого проекта, поймете, сколько и какие специалисты понадобятся вам в новом квартале - если понадобятся. То есть надеетесь поработать на перспективу, без чего бизнес расти не может. Но стоило только начать, как... понеслось. Экстренные звонки от клиентов. Проблемы с персоналом. Срочные встречи. Толстенные пачки документов, счетов и других бумаг, которые необходимо просмотреть, подписать, одобрить или завернуть. И вдруг оказывается, что уже семь вечера, а вы целый день только и делали, что тушили пожар то тут, то там. Хотите, чтобы следующий рабочий день все-таки сложился по-другому? Тогда читайте статью дальше - и узнаете о 25 способах оптимизации бизнес-процессов в офисе, благодаря чему у вас появится время заняться по-настоящему важными вопросами. Воспользуйтесь этими подсказками - и глазом моргнуть не успеете, а план стратегического развития бизнеса уже готов. И может, еще даже останется немножко времени просто на жизнь.
25 ПОЛЕЗНЫХ СОВЕТОВ
ТЕХНОЛОГИИ
Рациональное использование технологических возможностей облегчит жизнь всем и каждому. Предприниматели зачастую "не осознают, что все можно делать легче и проще", отмечает Кевин МакЭллиготт, основатель фирмы iTech Developers из Невада-Сити (Калифорния), занимающейся IТ-консалтингом и предоставлением хостинга. Вот некоторые варианты технической поддержки деятельности вашей компании на должном уровне:
1 СЕРВЕР И ЕЩЕ РАЗ СЕРВЕР. Документы имеют тенденцию накапливаться и заполнять все вокруг, а сервер может использоваться как цифровой архив. В отличие от последовательно соединенных ПК, "серверы гораздо более надежны и способствуют улучшению организации бизнеса", считает Майк Бельтрано, супервайзер по продакт-менеджменту серверов в CDW Corp. (Вернон-Хиллз, Иллинойс). Еще один плюс: хранящиеся на центральном сервере важные документы доступны в любой момент, если они вдруг понадобятся, скажем, для разработки других важных материалов на их основе.
2 ПОЗВОНИ МНЕ, ПОЗВОНИ. Случается вам разрываться между голосовой почтой мобильника и офисными телефонами? Обратите внимание на системы VoIP - у них предостаточно возможностей. Они обеспечивают связь и для всех сотрудников офиса, и для каждого из них в отдельности, а стоят при этом недорого. Вообще-то VoIP может обойтись вам чуть ли не на 40% дешевле обычной офисной АТС, но полезных для малого бизнеса функций у VoIP больше. Например, с голосовыми сообщениями в системе VoIP можно работать как с обычными вложениями: кликнул, открыл, ознакомился и передал дальше, если надо. "Голосовая почта постепенно становится аналогом почты электронной - сообщение можно перенаправить куда угодно", - говорит Генри Кестнер, глава фирмы-провайдера VoIP Bandwidth.com из Кэри (Сев. Каролина). Это сравнительно новые системы, но с каждым днем они становятся все надежнее и популярнее.
3 СЧЕТА ОН-ЛАЙН. Если вы уже совершили своего рода прорыв и для работы со счетами установили пакет бухгалтерских программ, сделайте следующий шаг. Хорошо бы, чтобы ваш софт мог автоматически выставлять счета и рассылать клиентам уведомления о просрочке платежа. "Я всегда знаю, когда настал момент и надо звонить неплательщикам самому", - рассказывает МакЭллиготт. Работающая у него система автоматического выставления счетов каждый раз, высылая уведомление о просрочке платежа, сообщает об этом и ему, а после третьего уведомления так же автоматически приостанавливает хостинг неплательщика. Кроме того, бухгалтерский софт (и банк) мог бы так же автоматически оплачивать и ваши счета.
4 ВАШЕ ЛИЦО В ИНТЕРНЕТЕ. Сайт вашей фирмы - основной канал доступа для потенциальных клиентов. Поэтому не морочьте себе голову какой-нибудь "супер-пупер" графикой. Лучше убедитесь в том, что посетители сайта найдут на нем всю необходимую информацию. Хороший ход - вывешенный на сайте список наиболее часто встречающихся вопросов. Он позволяет пользователям быстрее получить базовые сведения о вашей фирме и предоставляемых ею продуктах и услугах. А ведь, не найдя таких сведений, клиент мог бы уйти искать счастья у конкурентов. Чтобы сделать хороший сайт, не надо быть гением компьютерной техники. Есть немало хостинговых компаний, которые за сравнительно небольшие деньги предоставят вам надежную интернет-страничку, а во многих случаях даже разместят на ней инструменты, с помощью которых сделать покупки или оплатить заказ он-лайн сможет даже человек, всегда боявшийся техники.
ДЕНЬГИ
Деньги, может, и не корень всех зол в этом мире, но уж точно причина многих и многих проблем, с которыми сталкиваются предприниматели. Итак, пять полезных советов о том, как лучше управлять деньгами:
5 ДЕНЕЖКИ СЧЕТ ЛЮБЯТ. "Наличные деньги - вид активов, которыми располагают обычно владельцы бизнеса", - говорит Мэнни Кэлзон, вице-президент и финансовый менеджер по центральному району Merrill Lynch в Тампе (Флорида). Но многие предприниматели не знают точно, скажем, сколько они ежемесячно платят комиссионных своему банку. Запросите подробную выписку по счету с указанием размера комиссионных за те или иные банковские услуги. "Изучение этого документа может заставить вас задуматься, нужны ли вам на самом деле все те услуги, за которые вы платите, - считает Кэлзон. - Если решите, что не нужны, откажитесь от них и таким образом сократите расходы". Сэкономленные деньги можно реинвестировать, причем так, что в результате ваш бизнес поднимется на новый уровень.
6 ЭЛЕКТРОННЫЕ НАЛОГИ. Компании, все активы которых тянут больше чем на $10 млн. и которые ежегодно подают свыше 250 налоговых деклараций, в 2006 году обязаны будут оформлять и представлять все эти документы в электронном виде. "Небольшим компаниям придется нелегко, - считает Брэдфорд Холл, управляющий директор Hall&Company CPAs из Ирвина (Калифорния). - Им понадобится специальный софт, который автоматически будет подавать в налоговую службу все бумаги". Так что не затягивайте с этим, пусть сейчас будет трудно, зато потом станет легко.
7 ПЛАТИТЕ - НЕ ТЯНИТЕ. Можете оплачивать небольшие счета авансом? Скажем, если за что-то вы ежемесячно платите $15, заплатив $90 за полгода, вы сэкономите $1,95 на марках и к тому же не надо будет опасаться, что забудете об оплате. И - что, пожалуй, лучше всего - вам не придется терять время, занимаясь такими мелочами.
8 АПГРЕЙД БУХГАЛТЕРИИ. "Если прогноз оборота бизнеса составляет $10 млн. и больше, нужна усложненная бухгалтерская система", - уверен Холл. Необходимый уровень для растущего бизнеса предлагают пакеты программного обеспечения более высокого уровня - Business-Works, Enterprise, Great Pains (не так давно купленный Microsoft) и MAS 90. Они здорово облегчают жизнь, налоги ли надо платить, или, сохрани Господь, нагрянет аудит.
9 ЗНАЙТЕ СВОЕ МЕСТО. Обычное дело для растущей компании: бизнес строится без ясного понимания его места на фоне других фирм в отрасли. Вполне вероятно, что у вашего бухгалтера под рукой есть отраслевая статистика по прибыли и другим важным параметрам. Так что вам не придется заниматься ее поисками самому, а когда будете проводить очередной "мозговой штурм" по выработке стратегии, пригодиться она вам может очень и очень. Как говорит Холл: "Фирмы почему-то не пользуются такими возможностями".
10 СТРАХУЙТЕСЬ! Может, придется выложить чуть больше, но если вы будете продлевать полисы по всем видам страхования каждый год в один и тот же день у одного и того же агента, а не будете заниматься этим делом трижды-четырежды в год по разным видам страхования, то вы сэкономите время. Ну а вашему страховому агенту "яснее будет картина в целом", как считает Скотт Симмондз, владелец Insurance Consultants of Maine из Сако (Мен). (Эта компания помогает владельцам малого бизнеса решать проблемы страхования.)
МЕНЕДЖМЕНТ
Каждый день надо управлять и служащими, и бизнес-процессами, и это, возможно, самая трудная задача для предпринимателя. Хотите, чтобы она решалась легче? Вот, что можно сделать:
11 ИЗБИРАТЕЛЬНЫЙ ПОДХОД. Повесьте форму заявки на вакансию в вашей фирме он-лайн и установите свои требования по рабочему графику, зарплате, образованию. "Выбирать должны вы, а не вас", - подчеркивает Сьюзан Зунига, главный операционный директор НR-консалтинговой фирмы CorVirtus из Колорадо-Спрингс (Колорадо). Став попривередливее, вы быстрее наберете персонал и приступите к работе.
12 НУЖЕН ГРАФИК. Разработка графика работы для служащих - кошмар для любого предпринимателя, съедающий к тому же массу времени. Особенно это относится к сфере розничной торговли. Однако существует специальный софт, взять хотя бы Asgard System's Time Tracker, TimeClock Scheduler, который поможет вам выявить ошибки и нестыковки в расписании и следить за приходом-уходом сотрудников и их заработком в режиме реального времени. Некоторые программы этого рода, например TimeCurve Scheduler, интегрированы с софтом QuickBooks, что облегчает начисление зарплаты при сдельной работе. Стоимость пакетов программ - планировщиков времени начинается примерно от $125 и может переваливать за $1000. Все зависит от численности сотрудников и от того, какие именно задачи при помощи такого софта вы хотите решать. Имейте, однако, в виду, что эта инвестиция в долгосрочной перспективе сэкономит вам массу времени. Опробовать софт можно бесплатно - сайты многих компаний-разработчиков программного обеспечения дают такую возможность.
13 ПРИГЛАСИТЕ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА. На каком-то этапе простой бухгалтер уже не в состоянии совладать с вашим финансовым отчетом. "Одна из самых больших ошибок владельцев частного бизнеса в том, что они не понимают: им пора обзавестись финансовым директором", - подчеркивает Холл. Существуют рекрутинговые агентства, которые специализируются на подборе финдиректоров. Такого специалиста можно даже взять "в аренду", и он будет приходить на день в неделю или в месяц, как вам нужно. Услуги приходящего финансиста могут стоить недешево - от $1000 в день, но дело того стоит, если он (или она) поможет вам оптимизировать операции и сделать их более прибыльными.
14 ДРУЖИТЕ С ПОСТАВЩИКАМИ. "Тесные партнерские отношения с поставщиками продуктов и услуг имеют колоссальное значение", - убежден Джон ДюБиль, управляющий партнер фирмы Supply Chain Edge из Ралея (Сев. Каролина), которая оказывает компаниям услуги по разработке и осуществлению стратегии поставок. Прочные отношения с поставщиками возможны тогда, когда их у вас минимум. ДюБиль настоятельно рекомендует делать схему поставок как можно проще.
15 HR ПО АУТСОРСИНГУ. До трети рабочего времени предприниматели тратят на составление ведомостей на зарплату и расписывание льгот и бонусов. Кроме того, их могут оштрафовать, если, например, произошла задержка с подачей налоговых деклараций или в поданные сведения вкралась ошибка. "Передав дела аутсорсинговой фирме, вы оплатите ее услуги, но считайте это платой за то, что все ошибки будут на их совести и разбираться с ними придется им, а не вам", - говорит Зунига. Так что специалисты займутся аутсорсингом, а вы высвободите время.
16 МЕНЬШЕ СОВЕЩАНИЙ. Вам и в самом деле так уж необходимы еженедельные совещания? А может, хватило бы и рассылки меморандума по электронной почте? Чем меньше совещаний, тем меньше болтовни и больше дела. А ваши сотрудники за решение сократить служебные "посиделки" вам только спасибо скажут: по данным одного исследования, сокрушаются о потерянном на совещании времени 60% руководителей, а 74% сомневаются в пользе совещаний, в которых они принимали участие.
МАРКЕТИНГ
Привлечь к своему бизнесу внимание клиентов становится все труднее и труднее. И здесь вам тоже могут пригодиться некоторые рекомендации:
17 СОБЕРИТЕ ИНФОРМАЦИЮ. т Что потребители думают о вашей фирме? "Бренды больше не создаются самим предпринимателем. Не меньшую роль тут играют и потребители", - говорит Майкл ЛеБью, гендиректор маркетинговой фирмы Byte Interactive из Саут Норуолка (Коннектикут). Сэкономить же на изучении настроений потребителей можно, если использовать такие простые инструменты, как карточки-отзывы или опрос в Интернете.
18 КРЕПИТЕ ПАРТНЕРСТВО. Отношения стратегического партнерства с местными представителями мелкого и среднего бизнеса пойдут вам на пользу. Впрочем, правильный выбор партнера займет немало времени. Процесс можно упростить, если поискать партнера среди ваших же клиентов и поставщиков. Вы ведь уже знаете сильные стороны бизнеса друг друга - качество продуктов или услуг, маркетинга и т.п. На этой основе вам будет легче и проще выстроить эффективные партнерские отношения: организовать перекрестный промоушн и спонсорство.
19 ОБРАЩАЙТЕСЬ НАПРЯМУЮ К КЛИЕНТУ. Задумайтесь: не получается ли так, что все свое время вам приходится проводить, стучась в двери крупных ретейлеров и экономя, чтобы заплатить за телерекламу? И это в наше-то время, когда половина потребителей в США перешли на быстрый, да что там быстрый - молниеносный Интернет? "Тенденция такова: все больше предпринимателей предлагают свои продукты и услуги, обращаясь непосредственно к потребителям", - отмечает Питер Кеппел, основатель и президент даласского медиа-байера Koeppel Direct, среди клиентов которого такие компании как Cinga, Columbia House и DirecTV. Сделать собственную рекламу и разместить ее на сайте легче и дешевле чем когда бы то ни было. "Можно сделать так, что, как только кто-то заходит на ваш сайт, реклама показывается автоматически, - рассказывает Кеппел. - И это выход для небольших компаний, которые, возможно, не могут пробиться на ТВ".
20 МАРКЕТИНГ. Сегодня существует масса маркетинговых каналов - из уст в уста, по телефону, он-лайн, через каталоги и прямую рассылку. Чтобы не запутаться, выделите пять основных (сайт, каталог, прямая рассылка, ваши сотрудники и клиентская служба) и по каждому из них еженедельно доносите до потребителей единый рекламный месседж (например, о распродаже, о появлении нового продукта, нового партнера и так далее). Дела пойдут веселее.
21 КОНСОЛИДИРУЙТЕСЬ. Большинство бизнесменов не планируют встречи с представителями рекламной службы - все происходит от случая к случаю или по мере необходимости. Попробуйте застолбить для рекламщиков жесткое время, например по понедельникам во второй половине дня. Все сэкономят время, а вам не придется больше ни от кого прятаться, если вы заняты.
ЛИЧНОЕ ВРЕМЯ
"Очень легко позволить работе поглотить все ваше время, - размышляет Бо Шорт, президент American Leadership Foundation, некоммерческой организации, занимающейся вопросами лидерства, из Шарлоттсвилля (Вирджиния). - Но если вы это позволите, то не поглотит ли она и всю вашу жизнь?" Предлагаем четыре рецепта поддержания баланса:
22 ОПРЕДЕЛИТЕСЬ С АУТСОРСИНГОМ. Совершенно необязательно самому заниматься всем; разделите груз. Аутсорсинг каких-то бизнес-задач высвободит время для чего-то еще - хотя бы для гольфа иногда. К тому же при аутсорсинге "вы выступаете в роли клиента и вас носят на руках". Учитесь также часть забот перекладывать на плечи сотрудников.
23 ОБОЗНАЧЬТЕ ГРАНИЦЫ. Возьмите за правило, что после ланча 10 минут вы отдаете личным разговорам по телефону. Независимо от степени загруженности каждый день выкраивайте время на то, чтобы уйти из офиса. И по меньшей мере два часа развлекайтесь по вечерам, делая что-то, что приносит вам удовольствие. Ваши близкие будут благодарны вам.
24 СОКРАТИТЕ СПИСОК ДЕЛ. "Список дел - это список благих I намерений, и ничего более", - говорит Барри Ицзэк, президент Arranging It All, компании из Остина (Техас), которая помогает фирмам организовать работу. Чем больше пунктов в этом списке, тем меньше времени на разработку продуктивных идей, которые могли бы принести прибыль. Так что лучше сконцентрироваться на трех важнейших задачах дня. Остальное подождет.
25 ПОЛЕЗНО БЫТЬ НЕМНОЖЕЧКО ЛУДДИТОМ. Предприниматели, ставшие рабами всяких новомодных устройств, сверхактивны и суетливы, и бизнес у них такой же, полагает Ицзэк. Попробуйте каждое утро хотя бы час работать сами по себе - никакого Интернета, категорически никаких телефонных звонков. И целый день у вас будет ощущение, что вы поработали хорошо и продуктивно.
ENTREPRENEUR
