«Знал бы, где упасть, соломки бы подстелил» – говорит народная мудрость. Сегодня точное прогнозирование спроса способно принести прибыль производителю. В качестве примера можно привести российскую компанию «ВОЛМА». За год использования цифровой системы для оптимизации цепи поставок и интегрированного планирования смогла высвободить 224 млн рублей оборотных средств. Как это удалось сделать – рассказал специалист по планированию спроса компании «ВОЛМА» Дмитрий Кравченко во время вебинара «Практика совместного планирования и прогнозирования в «ВОЛМА». Опыт крупнейшего производителя строительных материалов».
Справка. «ВОЛМА» – компания федерального уровня, специализирующаяся на производстве строительно-отделочных материалов. Сегодня «ВОЛМА» это 7 заводов с различной географией и более двух тысяч сотрудников.
Как заглянуть в будущее?
Сегодня рынок IT предлагает широкие возможности для выбора решений. Как и в любой крупной компании, «ВОЛМА» имеет в штате достаточно сильных планеров и аналитиков. Люди делали свою работу, используя подручные средства на уровне Excel. Но со временем большой объём данных сделал такую работу очень сложной.
Дмитрий Кравченко, «ВОЛМА»: «Поскольку время ожидания клиента короче производственного цикла, мы обязаны максимально точно прогнозировать будущее. Поэтому прогноз – это попытка выиграть время, которого не хватает».
Главная задача прогнозирования состоит в учёте всех максимально возможных факторов, которые могут влиять на спрос. Этот подход позволяет использовать конкретные величины и внести их в математическую модель. И такие модели уже сформированы и опробованы в отечественных и зарубежных программных продуктах. Достаточно изменить модель под особенности бизнес-процессов конкретного пользователя, добавить показатели и получить результат. Свой выбор «ВОЛМА» остановила на программных продуктах компании Novo BI.
Справка. Novo BI – отечественный разработчик с экспертизой в области создания цифровых систем прогнозирования и совместного планирования для оптимизации цепи поставок. В портфеле компании более 200 компаний среднего и крупного бизнеса из различных стран.
Как правильно выбрать подрядчика
Для выбора программного продукта и подрядчика «ВОЛМА» определила несколько важных критериев:
- Готовность программного продукта к использованию без существенных доработок.
- Уровень автоматизации этапов прогнозирования и планирования должен быть регулируемым.
- Простота в освоении и использовании – чтобы в системе могли работать рядовые пользователи с минимальным сроком обучения.
- Система должна быть адаптирована под интегрированное планирование. И самое главное – чтобы все отделы имели двустороннюю связь
- Внедрением должен заниматься разработчик, чтобы избежать долгого ожидания обратной связи, низкой квалификации сотрудников интегратора и прочих неприятных моментов.
- Сроки внедрения. Каждый упущенный день – упущенная прибыль.
- Соотношение «Цена – Качество». В мире программных продуктов не всегда эти показатели равновелики.
По этим критериям платформа Novo Forecast Enterprise от компании Nobo BI стала лидером из всех рассмотренных вариантов.
Первые результаты и ожидаемые трудности
Первые рабочие прогнозы были получены уже в течение первого месяца после начала работы по внедрению системы. Понадобилось четыре месяца, чтобы завершить первый этап внедрения системы. Система работала со стартовым количеством данных, однако точность прогнозирования была выше относительно тех прогнозов, на основе которых компания принимала решения в прошлом. Полученные прогнозы в тестовом режиме использовали для корректировки производства и для ежедневных отгрузок. Далее прогнозы стали использовать в процессе ежедневного планирования производства.
А вот трудности были связаны с изменениями организационной структуры внутри компании. Одним из факторов, снижающих точность прогнозирования, стало качество исходных данных. Для эффективной работы системы необходимы были хорошо структурированные данные по продажам. Также важны поддерживаемые справочники по товарам и клиентам. Именно от этих данных зависели сроки интеграции системы и первые весомые результаты.
Еще одним подводным камнем могло стать нежелание сотрудников вести дополнительную систему учёта. На момент внедрения «ВОЛМА» уже использовала несколько учетных систем. Был риск того, что люди не захотят тратить своё время на дополнительную программу, но результат оказался неожиданным. Система оказалась достаточно легка в освоении, а самое главное, чего нельзя было предвидеть – вовлечение людей в процесс планирования произошел сам собой. Сотрудники быстро увидели все выгоды от внедрения решения в перспективе.
Также опасения вызывало возможное недоверие специалистов результатам прогнозирования специалистами. Решилось это просто: со временем процент точности планирования рос и сотрудники увидели, что система приносит качественный результат. Сейчас с системой ежедневно работают несколько десятков сотрудников «ВОЛМЫ» из различных подразделений
Эффект
Главным итогом годового опыта использования системы автоматизированного прогнозирования стало изменение взаимодействия внутри компании. Именно система совместного планирования стала большим шагом к развитию взаимодействия между всеми подразделениями и привела к качественному улучшению всех процессов.
Сотрудники отдела продаж увидели пользу от прозрачности системы планирования, так как внесенные ими факторы стали персонализированными заказами на производство. Если конкретный человек в удаленном подразделении может влиять на производство – это способствует его личной мотивация и ответственности за результат.
Каких эффектов удалось достигнуть за год использования системы:
- снижение рисков по необеспечению заказов транспортом.
- снижение затрат на хранение.
- снижение корректировок планов производства.
- увеличение уровня клиентского сервиса.
- нормализация структуры запасов на складах заводов (повышение оборачиваемости запасов).
Система позволила чётко разделить, с помощью каких инструментов, каких факторов будет выполняться план, а аналитики и планеры компании стали четко видеть, сколько нужно денег для реализации производственных процессов.
Дмитрий Кравченко, «ВОЛМА»: «Мы начинаем заранее видеть наши слабые стороны, и у нас появляется возможность уменьшить влияние неэффективных действий на конечный результат (прибыль)».
Точность системы на начало работы составляла 42,7%. Точность на текущий момент 59,4% и продолжает повышаться с каждым месяцем. Таким образом, внедрение программного продукта от Novo BI повысило этот параметр на 16,7 процентных пункта. По формуле годового оборота такая цифра дала эффект – почти 250 миллионов рублей.
Дмитрий Кравченко, «ВОЛМА»: «От месяца к месяцу точность растет и имеет аккумулятивный эффект. Много это или мало – учитывая стоимость внедрения? – это огромный эффект. В этом году мы наконец-то стали получать премии по выполнению планов».
Цель компании на ближайший период – получить точность прогнозирования в районе 70%, при общемировых тенденциях в 75%.
Дмитрий Кравченко, «ВОЛМА»: «Есть слона лучше частями, чтобы не подавиться. Это будет достигаться через дальнейшее привлечение сотрудников в систему планирования».
