До обязательного перехода на электронные перевозочные документы остается чуть больше месяца. Но большая часть компаний до сих пор не понимает, что именно нужно делать. Виктор Сизов, генеральный директор «Цифровой логистики» — о том, с какими неочевидными трудностями сталкиваются участники рынка.
С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы становятся обязательными, согласно ФЗ от 7 июня 2025 г. № 140. В электронный формат переходят транспортные накладные, заказы-заявки, поручение экспедитору, экспедиторские и складские расписки, железнодорожные и авиационные грузовые накладные. Электронный документооборот будет сопровождать перевозку на всех этапах, от момента заказа транспорта до завершения доставки. Он затронет всех участников процесса: отправителей и получателей грузов, перевозчиков и экспедиторов.
При этом разрыв между требованиями закона и реальной готовностью бизнеса — огромен. Большинство компаний пока даже не осознает масштаб перестройки и вероятные трудности, с которыми им придется столкнуться в процессе.
Закон есть, понимания нет
Закон подписан, форматы документов утверждены, операторы аккредитованы и внесены в реестр. Но управленцы, которые отвечают за логистику в компаниях, нередко вообще не погружены в тему. Они слышали про ЭТрН из рассылок и отраслевых каналов, понимают, что что-то меняется. При этом по-прежнему не знают алгоритма действий и не видят, что переход на ЭПД повлечет за собой множество изменений: от перестройки внутренних регламентов и графиков подписания до синхронизации с контрагентами. Изучать нормативную базу целиком они не будут, а информация на рынке пока противоречивая и неопределенная.
На переговорах с клиентами мы до сих пор регулярно сталкиваемся с тем, что даже крупные заказчики не могут ответить на вопрос, готовы ли они к переходу. Они не понимают, что именно от них требуется: будут ли курьерские компании выписывать ЭТрН или нет, что произойдет, если грузополучатель не подпишет документ, или нужно ли что-то менять, если компания уже работает через экспедитора.
Даже те, кто профессионально занимается внедрением ЭПД, не могут ответить на все вопросы, пока не сформируется окончательно правовая база и не появится правоприменительная практика. Прямо сейчас участники рынка вынуждены планировать свою работу, опираясь на публичные заявления и разрозненные сведения.
Мнимая отсрочка
В конце июня 2026 года Президент России одобрил введение переходного периода: до 1 марта 2027 года участников перевозок не будут привлекать к ответственности за использование бумажных документов. При этом обязательность ЭТрН с 1 сентября не меняется — бумажные накладные после этой даты будут считаться нарушением. Но до марта за это будут делать устное замечание, а не штрафовать.
Часть компаний восприняла новость как сигнал к тому, что можно не торопиться. Особенно это касается малого и микробизнеса, который откладывает подобные инициативы до последнего. А это — дополнительные риски. На полноценное внедрение ЭПД требуется в среднем от двух месяцев. Дополнительное время нужно на тестирование систем, обкатывание обновленных бизнес-процессов, обучение и оформление сотрудников, подключение контрагентов. Если начать подготовку осенью, запуск ЭПД придется на период закрытия года, а если зимой — можно вообще не успеть в заявленный нештрафной период.
К тому же даже без штрафов неготовность к ЭПД после 1 сентября может привести к задержкам с оформлением и закрытием рейсов, спорам с контрагентами и разрыву контрактов с крупными компаниями, которые уже требуют электронные документы.
Изменение бизнес-процессов
Одна из главных трудностей процесса — необходимость менять бизнес-процессы вокруг подписания документов. Раньше на складе с утра печатали документы на все отгрузки. Бумажная накладная одновременно служила пропуском на выезд для водителя — кладовщик отгружал машину по списку, ставил печать, и на этом процесс завершался.
Теперь кладовщику нужен компьютер или планшет с доступом к информационной системе, водитель должен подтвердить прием груза через мобильное приложение оператора ЭПД, а компании необходимо проконтролировать, что все подписи поставлены до выезда машины с территории. Привычный инструмент контроля — бумажный документ в руках — исчезает, а новый процесс нужно выстроить, отладить и обучить ему людей, которые годами работали иначе.
Ситуация осложняется тем, что форматы ключевых электронных экспедиторских документов были утверждены только в последние дни мая 2026 года. Операторы ГИС ЭПД начали переносить их в рабочее программное обеспечение летом. У компаний не было возможности заблаговременно протестировать полный цикл электронного документооборота в рабочей среде, включая обмен документами с контрагентами, отработку нештатных сценариев и обучение сотрудников на реальных интерфейсах.
Читайте также: Подключения к ЭПД недостаточно: риски смещаются в операционные процессы
Неготовность контрагентов
В цепочке перевозки участвуют как минимум три стороны — грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. С первыми двумя рынок худо-бедно работает: им предлагают решения операторы ЭДО, их вовлекают в процесс вендоры платформ. А вот с грузополучателями ситуация принципиально иная.
Грузополучатель не платит за перевозку и не выбирает оператора ЭДО — он просто должен получить груз и расписаться. Раньше эта задача занимала пару секунд: приехала машина, кладовщик поставил печать — все свободны. Теперь для этого нужна квалифицированная электронная подпись, доступ к личному кабинету оператора и понимание, что именно нужно сделать. Компании, для которой логистика не профильный бизнес, а разовая операция (условно, в офис привезли партию подарков к празднику) совершенно неочевидно, зачем во всем этом разбираться.
Что должен делать перевозчик, если получатель на месте просто отказывается подписывать документ — пока открытый вопрос. При этом создается дополнительный риск — без подписанного документа право собственности на груз формально не переходит к получателю. А значит, теоретически он вправе отказаться и от оплаты, ссылаясь на то, что груз ему юридически не передан — даже если товар отгружен.
Кадровый вопрос
Раньше подписать документ мог кто угодно на месте: печать физически лежала на складе и не зависела от графика конкретного человека. Электронная подпись устроена иначе — право подписи закреплено персонально, и просто передать его «следующему по смене» нельзя. Если склад работает до девяти вечера, а офис закрывается в шесть, придется заранее решить, кто и как будет подписывать документы в эти три часа. Например, чтобы отправить груз, сначала нужно подписать экспедиторское поручение, затем — ЭТрН. Если задача возникла поздним вечером, а сотрудник с правом подписи недоступен, отгрузка встает.
Более того, люди болеют, уходят в отпуск и увольняются. Каждому сотруднику, имеющему право подписи, нужна УКЭП и МЧД. Если человек уволился — доверенность необходимо отозвать, а подпись нового сотрудника оформить. Если ушел на больничный — нужен замещающий с теми же полномочиями. Этот процесс недостаточно настроить однажды — он должен работать постоянно. Именно поэтому сейчас на рынке появились услуги аутсорсинга подписания документов с МЧД.
Взаимодействие с ФСБ
Наконец, для участников рынка переход на ЭПД тесно связан с еще одним требованием, которое редко обсуждают в одном контексте с электронными накладными. С марта 2026 года экспедиторы обязаны зарегистрироваться в реестре на базе платформы «ГосЛог» и подключиться к системе оперативно-розыскных мероприятий (СОРМ) — то есть обеспечить ФСБ доступ к данным о грузах, маршрутах и контрагентах.
ЭПД снимет часть нагрузки, связанной с хранением данных — в титулах обычно фиксируются реквизиты юридических лиц, маршрут и данные о транспортном средстве. Но все еще придется подать заявление о начале взаимодействия с ФСБ и начать собирать данные для СОРМ, включая расширенные данные клиентов и историю операций с грузом на складах.
Проблема в том, что нет единого понимания, как это взаимодействие должно выглядеть на практике. Самый надежный способ — найти контакты территориального управления ФСБ по месту регистрации юрлица и уточнить порядок действий напрямую. Но никто не понимает, какой алгоритм действий дальше. Например, если компания оказывает услуги по всей России — в какое отделение ей обращаться?
***
Ситуация с переходом на ЭПД напоминает внедрение обязательной маркировки товаров. Рынок адаптировался, хотя процесс был болезненным. С электронными перевозочными документами, скорее всего, произойдет то же самое.
Технически рынок к переходу на ЭПД в целом готов. Вопрос в том, готовы ли к нему процессы внутри конкретных компаний. Тем из них, что до сих пор не начали разбираться в теме, стоит начать с ревизии собственных процессов: кто и когда подписывает документы, что происходит, если этот человек недоступен, и готовы ли контрагенты — в первую очередь получатели груза — работать по новым правилам. Только после этого имеет смысл выбирать оператора ЭДО, настраивать интеграции и обучать сотрудников. И начинать этот процесс перестройки лучше сейчас, а не тогда, когда нештрафной период будет подходить к концу.
