Оксана Леонова, эксперт сервиса Логистика от Контур.Диадока
Почему переход на ЭПД тормозится на этапе подключения контрагентов
До обязательного перехода на электронные перевозочные документы остаются считанные дни. Компании выбирают операторов ИС ЭПД, подключают сервисы, определяют сотрудников, которые будут работать с документами, настраивают интеграцию с учетными системами. Но технической готовности одной организации недостаточно, чтобы запустить транспортный ЭДО.
Один из ключевых этапов перехода — подключение партнеров по перевозке. На практике именно здесь процесс нередко тормозится: компания готова к работе с ЭПД, а один или несколько ее контрагентов еще нет.
С 1 сентября 2026 года транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, ряд экспедиторских документов, железнодорожные и авиационные грузовые накладные должны оформляться в электронном виде. Изменения закреплены Федеральным законом № 140-ФЗ.
Почему готовности одной компании недостаточно
Электронный перевозочный документ состоит из файлов обмена — титулов. В зависимости от документа и сценария перевозки их формируют и подписывают разные участники: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, экспедитор.
Поэтому транспортный ЭДО возможен только тогда, когда к нему готовы все стороны конкретной перевозки. Если хотя бы один участник не подпишет обязательный титул, документооборот не завершится, данные не поступят в государственную систему, а документ не будет иметь юридической силы.
Здесь проходит важная граница между подключением сервиса и реальным запуском ЭДО.
Внутри собственной организации компания может выбрать решение, распределить роли, подготовить электронные подписи, настроить учетную систему и обучить сотрудников. Но дальше процесс выходит за ее пределы. У каждого партнера свои внутренние процедуры, информационные системы и уровень цифровой зрелости.
Подготовить одну компанию к ЭПД и синхронизировать работу десяти компаний — задачи разного масштаба. Чем больше партнеров участвует в перевозках, тем больше времени нужно закладывать на этот этап.
Что чаще всего тормозит запуск
Одна из причин — разный уровень готовности партнеров. Одна компания уже работает с ЭПД, другая только выбирает сервис, третья еще не определила сотрудников, которые будут создавать или подписывать документы.
Другая причина — количество участников. Даже внутри одной организации внедрение нового процесса требует времени. Если в перевозках участвуют десятки или сотни контрагентов, необходимо последовательно проверить их готовность и определить приоритеты.
Наконец, компания может сосредоточиться на собственной технической подготовке и сообщить партнерам о переходе слишком поздно. В результате сервис настроен, документ можно создать, но провести его по всей цепочке пока невозможно.
Поэтому подключение контрагентов стоит рассматривать как критически важный этап перехода на ЭПД, а не как последнее действие после завершения технической настройки.
Читайте также: Подключения к ЭПД недостаточно: риски смещаются в операционные процессы
Проверить, предупредить, проконтролировать, протестировать
Работу с партнерами можно разделить на четыре этапа.
Сначала стоит проверить, кто из ключевых контрагентов уже работает с ЭПД и насколько они готовы к обмену.
Затем — заранее сообщить партнерам о переходе и о том, что изменится в их работе.
Следующий этап — мониторинг. Одного уведомления недостаточно: важно понимать, кто уже подготовился, кто находится в процессе и кому требуется дополнительная информация или помощь.
После этого стоит выбрать одного или нескольких наиболее готовых контрагентов и пройти с ними полный сценарий обмена. Это позволяет обнаружить проблемы до того, как ЭПД будут масштабированы на основной объем перевозок.
Начинать имеет смысл с партнеров, с которыми компания работает чаще всего или на которых приходится значительная часть перевозок.
Технический старт становится проще
При этом часть технических барьеров для начала обмена уже снимается.
Для компаний, которые внедряют ЭПД в 1С самостоятельно, доступна бесплатная подробная инструкция по установке и настройке модуля Логистики от Контур.Диадока. Если используется типовая конфигурация 1С и есть один-два базовых логистических сценария, пройти настройку и завершить тестовый документооборот можно за один рабочий день.
В Диадоке и сервисе Логистика компания может указать свой статус готовности к ЭПД и проверить статус партнеров. Если контрагент его еще не обозначил, из сервиса можно отправить автоматически сформированное письмо с просьбой установить статус.
С августа пользователи могут также обмениваться ЭПД без предварительных приглашений и настройки роуминговой связи между сервисами разных операторов. Раньше для начала документооборота одной стороне нужно было направить приглашение, другой — принять его. Теперь электронный перевозочный документ можно сразу отправить нужному участнику, даже если раньше компании не взаимодействовали между собой.
Для этого достаточно указать участников перевозки, заполнить необходимые данные и подписать ЭПД. Получатель увидит документ в своем ящике и сможет продолжить работу с ним.
ФНС и операторы ЭДО договорились применять такой порядок в период подготовки бизнеса к обязательному переходу. В дальнейшем условия могут быть пересмотрены.
Но отсутствие необходимости в техническом приглашении не отменяет организационную подготовку. Контрагент должен знать о переходе, понимать свою роль в перевозке, определить ответственных сотрудников и быть готовым сформировать и подписать свою часть документа.
Что оператор может взять на себя
Компании не обязательно самостоятельно выстраивать всю работу по подключению партнеров.
В Логистике от Контур.Диадока подготовлены материалы для коммуникации с контрагентами — шаблоны официальных писем, рассылок, новостей для сайта, повторных уведомлений и напоминаний. Это позволяет быстрее информировать партнеров о переходе и объяснять, что от них потребуется.
Если контрагентов много, к их подключению можно привлечь команду активации сервиса. Сначала клиент сам предупреждает партнеров о переходе на ЭПД и о том, что с ними свяжутся специалисты Логистики. Затем передает команде активации список организаций и ИП, после чего менеджеры связываются с уже уведомленными контрагентами и помогают им с подключением.
Отдельное направление — обучение. Эксперты Логистики еженедельно проводят бесплатные вебинары, где разбирают сценарии перевозок, вопросы подключения и работу с ЭПД. 31 августа с участием представителей ФНС пройдет вебинар «День до обязательных ЭПД: отвечаем на ваши вопросы в прямом эфире». На странице мероприятий также доступны записи прошедших обучений. После 1 сентября марафон вебинаров продолжится.
Таким образом, задача оператора — обеспечить технологию для обмена ЭПД и помочь компании выстроить рабочее взаимодействие с контрагентами.
Что важно успеть до 1 сентября
Сейчас важно проверить две вещи: готовы ли вы сами работать с ЭПД и готовы ли к этому ваши контрагенты. Если по второй части ясности пока нет, запуск транспортного ЭДО еще нельзя считать завершенным.
Подключить сервис и настроить работу внутри одной компании можно достаточно быстро. Синхронизация нескольких организаций с разным уровнем цифровой зрелости требует больше времени. Поэтому оставшиеся до 1 сентября дни стоит использовать прежде всего для проверки ключевых контрагентов и прохождения с ними реальных сценариев обмена.
