Распределение перевозок остается одним из процессов, где даже при высокой степени цифровизации бизнеса много операций выполняет логист: получает заявку, ищет перевозчика, отправляет заявку, ждет ответа и обрабатывает отказ. При небольшом объеме это можно делать вручную, но с ростом количества заявок увеличивается и нагрузка на сотрудников. Один из способов ее снизить — передать часть задач алгоритмам. Юлия Епишина, менеджер IT-проектов Loginet, рассказывает, как комбинация разных механизмов распределения помогает автоматизировать работу с заявками на примере трех сценариев — от 30 до более 700 перевозок в неделю.
От ручного распределения к комбинации алгоритмов
Упрощенно подходы к распределению перевозок можно разделить на три уровня. На первом логист вручную предлагает заявку перевозчикам и после каждого отказа решает, кому направить ее дальше. На втором появляются заранее заданные правила — квоты, матрицы распределения или минимальные ставки. Они сокращают ручную работу, но не решают нестандартные ситуации.
Третий уровень — комбинация нескольких механизмов внутри одного процесса. Для одной заявки система может использовать квоту, для другой — торги, для третьей — «веерное распределение». При этом заранее задаются условия перехода из одного сценария в другой.
Как работает «веерное распределение»
«Веерное распределение» позволяет последовательно предложить одну заявку нескольким группам перевозчиков, освобождая логиста от необходимости вручную искать исполнителя.
Механика строится на заранее согласованных между грузовладельцем и перевозчиками B2B-тарифах. Сначала заявку видят перевозчики с минимальной ставкой. Если они не берут заявку, через заданный временной интервал она становится доступна следующей группе — с более высокой ставкой.
Перевозчики не видят друг друга. Как только один участник подтверждает перевозку, заявка закрепляется за ним и исчезает у остальных. Если никто не согласился за установленное время, система передает заявку в следующий сценарий или оставляет ее для ручной обработки.
Таким образом, логисту не нужно вручную отслеживать все статусы заявок и заново искать исполнителя: правила перехода между группами система выполняет сама.
Три сценария: от 30 до более 700 перевозок в неделю
На практике такой подход может использоваться при разном объеме перевозок. Рассмотрим три сценария — от 30 перевозок в неделю до более 700 заявок, которые одновременно распределяются по разным правилам.
30 перевозок в неделю
Логисты работают с заявками в Excel, а затем загружают их на портал. В системе настраивается триггер: в понедельник в 9:00 портал собирает перевозки со статусом «оформлена» и автоматически отправляет их на аукцион с понижением ставки. Победителем становится транспортная компания, предложившая минимальную ставку.
Если исполнитель не найден, заявка получает статус «незакрытая». Логист работает только с этим пулом, а не со всеми перевозками. Для небольшого потока система берет на себя запуск торгов и первичную обработку результата.
120 перевозок в неделю
Заявки поступают на платформу автоматически через интеграцию с внутренней ERP-системой грузовладельца, а распределение проходит в два этапа.
Сначала платформа использует квотирование: перевозка направляется транспортным компаниям в соответствии с заранее установленными долями. Если транспортная компания отказывается от перевозки, система переходит к следующему участнику. Если в рамках квоты перевозчик не находится, заявка автоматически запускается в торги.
Для каждого этапа задается время ответа. Например, при таймере в два часа отсутствие подтверждения автоматически переводит заявку дальше. Это позволяет не держать перевозку в ожидании ответа одного перевозчика и не возвращать ее каждый раз в работу логисту.
Сотрудник подключается только после автоматических этапов. Если перевозчика не удалось найти, он может изменить маршрут или условия перевозки либо назначить исполнителя вручную. Основная масса заявок при этом проходит по заданному сценарию, а ручная работа остается только в случаях, требующих вмешательства логиста.
Более 700 перевозок в неделю
В крупном бизнесе сложность определяется не только объемом, но и количеством правил. У разных юридических лиц, подразделений и типов грузов могут быть свои требования к распределению перевозок.
В одном из проектов Loginet одновременно используются три механизма: «веерное распределение» с последующими торгами, квотирование с «веерным распределением» и отдельный сценарий только с торгами. Какой алгоритм применить к конкретной перевозке, система определяет по специальному параметру, который передается при интеграции.
В результате заявки из единого потока автоматически распределяются по разным правилам. При этом можно разграничить доступ: подразделения видят только перевозки в своей зоне ответственности.
Читайте также: Автоматическая маршрутизация меняет работу логиста в городской доставке
Что меняется для бизнеса
Главное изменение — логист перестает быть оператором каждой отдельной заявки. Его участие переносится на случаи, где автоматического сценария недостаточно: например, когда все перевозчики отказались, изменились условия или требуется нестандартное решение.
Система сама запускает нужный сценарий, отслеживает ответы, обрабатывает отказы и переводит заявку между этапами. То есть автоматизируется не отдельное действие, а последовательность решений, которую раньше выполнял сотрудник.
При этом подход масштабируется вместе с бизнесом: при 30 заявках можно использовать один сценарий, при 120 — добавить квотирование и контроль времени ответа, а при 700+ — одновременно применять несколько алгоритмов для разных потоков.
Ценность такой модели — не в полной замене ручной работы, а в ее перераспределении: система берет на себя повторяющиеся операции, а логист подключается там, где требуются его опыт и умение решать нестандартные задачи.
«Задача автоматизации не в том, чтобы убрать логиста из процесса, а в том, чтобы снять с него рутинную нагрузку. Если система сама отправляет заявку перевозчикам, отслеживает ответы и переводит ее между сценариями, специалист подключается там, где действительно требуются его опыт и профессиональная экспертиза», — резюмирует Юлия Епишина.
