С 1 сентября 2026 года рынок грузоперевозок переходит на обязательное использование ЭТрН, за исключением отдельных случаев, предусмотренных законодательством. Однако до сих пор у бизнеса остается множество вопросов: как будут работать новые процессы, кто отвечает за оформление документов, что делать экспедиторам, перевозчикам и грузовладельцам, а также насколько готовы к переходу участники рынка.
Эти и другие вопросы обсуждались на вебинаре, организованном ТГ-каналом «Актуальная логистика» компании «Байт Транзит» совместно с партнерами. Участниками мероприятия стали более 300 человек: представители бизнеса, экспедиторы, логисты.
Экспертами вебинара выступили президент Союза транспортников и экспедиторов Сибири, член Общественного совета Минтранса РФ Сергей Максимов, эксперт СКБ Контур Сергей Киселёв, представитель Melon Fashion Group Галина Босова и эксперт проекта ЭТрН компании «Байт Транзит» Светлана Федотова.
Рынок готовится к обязательному переходу на ЭТрН
Последние месяцы рынок грузоперевозок переживает крупнейшую трансформацию за многие годы. Одним из ключевых этапов цифровизации отрасли стало начало обязательной регистрации экспедиторов в системе «ГосЛог», а уже с 1 сентября обязательным станет электронный документооборот по транспортным перевозкам.
По словам Сергея Максимова, государство не планирует отказываться от принятых решений. Более того, с марта 2027 года ожидается запуск реестра перевозчиков, который станет следующим этапом цифровизации отрасли.
«Компаниям нужно понимать, что никто не собирается отменять принятые решения. Да, по отдельным вопросам еще остаются разъяснения и технические нюансы, но сама система будет внедряться. Поэтому готовиться необходимо уже сейчас», — отметил он.
Участники рынка ждут разъяснений по программному обеспечению, порядку контроля и ряду технических процедур.
Какие документы переходят в электронный формат
Менеджер по работе с корпоративными клиентами сервиса «Логистика» от Контур.Диадока Сергей Киселёв отметил, что речь идет не только об электронной транспортной накладной. С 1 сентября в обязательном порядке переходят в электронный формат транспортная накладная, заказ-заявка, поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка.
Фактически электронный документооборот будет сопровождать перевозку от момента заказа транспорта до завершения доставки. При этом информация в документах должна полностью соответствовать фактическому грузу. Иначе возникают риски претензий и штрафных санкций.
По его словам, перевозка будет начинаться с электронного заказа-заявки, после чего формируется транспортная накладная. Документ проходит несколько этапов подписания: со стороны грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя и снова перевозчика после завершения перевозки.
Кроме того, в отдельных случаях могут использоваться дополнительные титулы — например, при переадресации груза или замене транспортного средства и водителя.
Требования уже есть, а практика еще формируется
Главная проблема заключается в том, что законодательные требования уже существуют, а единая практика работы еще только формируется.
Представитель Melon Fashion Group Галина Босова рассказала, что даже крупные компании продолжают разбирать различные сценарии перевозок и адаптировать под них свои бизнес-процессы. По ее словам, сегодня участникам рынка приходится одновременно решать несколько задач: определять свою роль в цепочке перевозки, настраивать интеграции между информационными системами, перестраивать внутренний документооборот, обучать сотрудников и тестировать новые процессы.
«Рынок совместно с регуляторами и операторами электронного документооборота пока находятся в проработке решений. Но это не значит, что ничего не нужно делать. Государство ждет от участников рынка, что они покажут свои кейсы, свои ошибки и помогут адаптировать системы под свои уникальные бизнес-процессы», — отметила Галина Босова.
По ее словам, переход на ЭТрН невозможно реализовать усилиями одного отдела внутри компании. В процесс должны быть вовлечены логисты, бухгалтерия, юристы, IT-специалисты и руководство.
«Рынок должен объединиться. Сейчас очень важно общаться с партнерами, обмениваться опытом и совместно искать решения, потому что многие компании идут своим путем, а потом неизбежно столкнутся друг с другом на этапе интеграции процессов», — подчеркнула Босова.
Экспедитор, перевозчик или грузовладелец: почему важно правильно определить свою роль
Один из ключевых вопросов касается определения роли компании в процессе перевозки. Эксперт проекта ЭТрН компании «Байт Транзит» Светлана Федотова обратила внимание, что сценарий оформления документов напрямую зависит от того, какой договор заключен между сторонами.
«Первое, на что нужно посмотреть компании, — какой договор заключен. Это договор перевозки или договор транспортной экспедиции. От этого зависит весь дальнейший сценарий работы с документами», — пояснила она.
Если компания работает по договору транспортной экспедиции, появляется один набор документов: поручение экспедитору со стороны клиента и экспедиторская расписка со стороны экспедиторами. Уже далее у экспедитора появляется ЭТрН, по которой груз получит грузополучатель.
Если же заключается договор перевозки, логика оформления будет другой — в этом случае используются заказ-заявка и ЭТрН. Ошибки на этом этапе могут привести не только к проблемам с документооборотом, но и к налоговым рискам.
Кто несет ответственность за электронную транспортную накладную
Новая система делает более прозрачной ответственность всех участников перевозки.
Грузоотправитель отвечает за корректность информации о грузе. Перевозчик подтверждает прием груза к перевозке и указывает данные о транспортном средстве и водителе. Грузополучатель подтверждает получение груза. После этого перевозчик завершает перевозку в системе. Каждое действие фиксируется электронной подписью и становится частью цифрового следа перевозки.
По сути, рынок переходит от бумажной модели, где многие вопросы решались постфактум, к системе, где все действия фиксируются в режиме реального времени.
Сергей Киселёв также обратил внимание, что водитель должен иметь с собой телефон или планшет с доступом к QR-коду, который сможет проверить сотрудник контролирующих органов. Через него будут видны основные сведения о перевозке, грузе, перевозчике и участниках цепочки.
Что больше всего беспокоит бизнес
Во время вебинара участники подняли несколько наиболее острых вопросов.
Среди них — регламенты и правила (уже утверждаются, но практика применения и частные сценарии еще формируются), неготовность части контрагентов к ЭДО, риски отказа грузополучателя от подписания документов, работа при отсутствии связи, перевозки сборных грузов, обработка расхождений и повреждений груза, а также защита коммерческой информации экспедиторов.
Многие сценарии еще требуют дополнительной проработки и разъяснений со стороны регуляторов.
«На самом деле вопросов сегодня достаточно много. Именно поэтому компаниям важно уже сейчас включаться в процесс, тестировать решения и участвовать в обсуждении практических кейсов», — отметил Сергей Максимов.
Галина Босова также подчеркнула, что часть нестандартных ситуаций пока сложно полностью отразить в электронных документах. Например, это касается специфических грузов, изменения веса или объема в процессе перевозки, работы при отсутствии связи, оформления расхождений при приемке и других операционных нюансов.
При этом, по ее словам, это не повод откладывать подготовку. Чем раньше бизнес начнет тестировать реальные сценарии, тем быстрее рынок сможет выработать понятные правила работы.
Читайте также: Как перевозчику подготовиться к переходу на ЭТрН за 5 шагов
Что нужно сделать до 1 сентября
Несмотря на сохраняющуюся неопределенность, участники рынка сходятся во мнении, что откладывать подготовку уже нельзя.
Подготовку к переходу на ЭТрН эксперты рекомендуют начать со следующих задач:
- определить роль компании в перевозочном процессе и проверить используемую договорную модель;
- проверить договор с транспортной компанией;
- выбрать оператора ЭДО и убедиться в технической готовности внутренних систем;
- проверить наличие и актуальность электронных подписей у сотрудников, участвующих в подписании документов;
- убедиться в наличии необходимых полномочий у подписантов и оформить машиночитаемые доверенности (МЧД), если это требуется;
- проверить готовность ключевых контрагентов к работе с ЭТрН;
- заранее проработать сценарии расхождений в документах и порядок их исправления;
- определить порядок действий на случай отсутствия связи или технических сбоев;
- настроить обмен документами между всеми участниками перевозки;
- провести тестовые перевозки с использованием ЭТрН;
- обучить сотрудников новым бизнес-процессам.
Главный риск сегодня заключается не только в штрафах, а в том, что неподготовленная компания может столкнуться с задержками отгрузок, проблемами в документообороте и перебоями в поставках.
Для грузовладельцев особенно важно заранее понять, кто именно будет выпускать документы, кто будет их подписывать, кто будет выступать наблюдателем в цепочке перевозки и как будет подтверждаться факт доставки.
Дополнительно необходимо подчеркнуть, что отсутствие электронной транспортной накладной (ЭТрН) влечёт за собой ряд существенных ограничений:
- Организации, заказывающие коммерческие перевозки, не смогут подтверждать транспортные расходы в целях налогообложения;
- Транспортные компании не будут иметь права перевозить их груз по бумажным транспортным накладным (ТН);
- Транспортные компании не смогут принять груз к перевозке без инициации перевозки со стороны клиента через ЭДО — в частности, посредством Поручения Экспедитору или Заявки‑заказа.
Рынок входит в новую цифровую реальность
Переход на ЭТрН уже перестал быть вопросом «будет или не будет». Сейчас для бизнеса актуален другой вопрос — насколько безболезненно удастся пройти этот переход.
Компании, которые начнут тестировать новые процессы заранее, получат время на исправление ошибок и настройку взаимодействия с контрагентами. Тем, кто отложит подготовку до последних недель, скорее всего, придется решать эти задачи уже в рабочем режиме, под давлением сроков и требований регулятора.
