В 2018 году у бизнеса появилась возможность оформлять электронные транспортные накладные (далее – ЭТрН). Решение было разработано на базе сервиса обмена Synerdocs и стало первым на российском рынке.
Формировать ЭТрН могут как непосредственные грузоотправители, так и транспортные компании, на чьих складах находится товар клиента. Делают они это в веб-клиенте сервиса Synerdocs или в своей учетной системе. Участники документооборота – водители – подписывают ЭТрН в мобильном чат-боте Viber.
А как можно автоматизировать работу кладовщиков, которые на складе принимают товар по ЭТрН и совершают несколько операций единовременно? Давайте разбираться.
Схема общепринятая, но удобная ли?
Первичная потребность подписывать транспортную накладную на местах разгрузки товара возникает у компаний, которые хранят продукцию на крупных складах и развозят ее по точкам доставки. Например, в крупные сети, на отдаленные строительные объекты и т.д.
Отказ от бумажного оформления транспортной накладной (далее – ТрН) вполне обоснован. Подписывать ТрН «в полевых условиях» неудобно, документы часто портятся, теряются, а восстанавливать их очень трудоемко. Сотруднику склада приходится одновременно принимать товар по грузовым местам, проверять целостность, вносить оговорки, затем бежать к бухгалтеру за подписью, если это склад розничной сети. Если же это строительный объект, то приходится держать стопки бумажных экземпляров где придется и дожидаться, пока их отвезут в офис.
Переход на ЭТрН частично решает вышеназванные проблемы. Документы больше не теряются, а хранятся в единой информационной системе.
Общепринята схема, когда бухгалтер подписывает электронные транспортные накладные своей квалифицированной электронной подписью (далее – КЭП). Но для кладовщика такой сценарий означает много лишних действий. Гораздо более выгодным и эффективным представляется вариант, когда сотрудник склада самостоятельно, не покидая рабочего места, вносит изменения в ЭТрН, а бухгалтер только визирует документы КЭП. Отмечу, что в случае наделения кладовщика всеми необходимыми полномочиями его подписи будет достаточно.
Работа с электронными транспортными накладными в сервисе Synerdocs удобна для всех участников обмена:
- Приемщик прямо на месте разгрузки с помощью приложения Viber может подписывать ЭТрН своей простой ЭП (далее – ПЭП).
- Бухгалтеру остается только утвердить документ, используя квалифицированную подпись (если все-таки она необходима).
Как подписать в ЭТрН в чат-боте Synerdocs
Напомню, Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» разрешает использовать ТрН в электронном виде, а Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» допускает подписывать ее любым видом ЭП.
В сервисе это выглядит так:
Сотруднику склада, производящему приемку, выдается ПЭП, которая необходима для подписания ЭТрН.
Когда транспортная компания доставляет продукцию на склад, кладовщику приходит сообщение в Viber о необходимости принять товар:
Он может ознакомиться с полным содержимым документа, выгрузив его в PDF-формате прямо из чат-бота:
Транспортные компании со своими заказчиками зачастую совершают расчеты, исходя из фактического времени прибытия и убытия, которое можно указать в чат-боте:
Если все в порядке, кладовщик подписывает документ и завершает приемку:
Таким образом, документ подписан ПЭП со стороны грузополучателя и полностью юридически значимым.
Какие еще документы можно подписывать в чат-боте?
Помимо рассмотренного случая, можно привести примеры применимости подобного решения и к другим видам документов:
- Формирование ЭТрН для перевозки между собственными складами. Недорогая ПЭП значительно облегчает жизнь руководства за счет своевременного подписания, оперативного получения информации по разгрузке и пересорту (если он имел место быть).
- Оформление документа о внутреннем перемещении товаров (по форме ТОРГ-13). Потенциально подписание кладовщиком на складе актуально для торговых сетей со множеством магазинов, принимающих товары несколько раз в день.
- Подготовка складской документации (по формам МХ-1, МХ-3 и др.). Их подписание кладовщиком на месте разгрузки или погрузки в разы упрощает процессы хранения и обеспечивает оперативный доступ к информации о поставках.
***
Часто приемка груза в «полевых условиях» становится проблемным местом при переводе ТрН в электронный вид. С появлением решения приемщику больше нет необходимости бежать к ПК или к бухгалтеру, чтобы подписать документ. Мобильный телефон всегда под рукой. Можно внести отметки о прибытии и убытии транспортного средства, указать оговорки и примечания, а при необходимости скачать и просмотреть печатную форму полностью. Помимо ЭТрН, подобным образом можно подписывать ряд складских и внутренних документов. Решение видится перспективным направлением для бизнеса, у которого большой объем документации внутреннего учета. Как вы думаете, какие еще документы можно подписать таким способом?
Автор: Алиса Муратова, аналитик Synerdocs
