Российская экономика в 2015 году будет падать.
Это признало в том числе и Минэкономразвития после пересмотра макропрогноза на год. Согласно данным министерства, ВВП страны снизится на 0,8% по сравнению с ожиданиями роста на 1,2%, а значит, будут сокращаться и обороты торговых организаций. Предприниматели уже ощущают на себе последствия замедления роста в экономике. Чтобы пережить кризис, большинство организаций пересматривает и оптимизирует ключевые бизнес-процессы в целях сокращения издержек. Какие шаги следует предпринять дистрибьюторской компании, чтобы не просто остаться на плаву, но и выйти в лидеры отрасли? Как выбрать наиболее эффективную стратегию дистрибьюции?
Процесс дистрибуции представляет собой ряд взаимосвязанных шагов, и, как правило, включает планирование продаж в разрезе номенклатур. Возникает вопрос, как спланировать продажи конкретных номенклатур в натуральном выражении с учетом кризисных явлений в экономике. Как вариант, можно составить план исходя из структуры продаж данной товарной группы в прошлых периодах и скорректировать его в соответствии с факторами падающего спроса. При прогнозировании важно учесть, какие группы товаров будет реализовать сложнее, а какие проще. К примеру, согласно данным комитета автопроизводителей Ассоциации европейского бизнеса, в течение 2014 года спрос на автомобили упал на 11,6% по сравнению с аналогичным периодом прошлого года. Тем не менее, автомобили некоторых премиальных марок продавались в этом году лучше, чем в прошлом. Однако в последние недели девальвация российской валюты спровоцировала ажиотажный спрос на автомобили, в первую очередь зарубежных производителей.
На основании прогноза продаж дистрибутор определяет потребности в закупках, и далее работа смещается в сторону оформления заказов у поставщиков. Дистрибьюторы обычно взаимодействуют со множеством партнёров и, конечно, предлагаемый ими ассортимент может частично пересекаться, что обуславливает потребность выбора лучшего поставщика.
На решение дистрибьютора влияют такие факторы, как стоимость продукции, график и условия поставки и оплаты. Не последнюю роль играет и система ретро-бонусов (рибейтов) со стороны поставщика. Очевидно, что в условиях рецессии, партнёры будут корректировать способы стимулирования активности дистрибутора. Схемы ретро-бонусов поставщиков очень разнообразны, поэтому компании следует очень тщательно подготовится к их оценке. Можно использовать средства бизнес-анализа, например, набор служб Microsoft Analysis Services. С помощью этого инструмента из информационных систем компании легко извлекать данные, необходимые для расчета ретро-бонусов.
Наличие партнёрских бонусов создает определенные сложности для бухгалтерского учёта. Вот почему дистрибьютору стоит также заранее подумать об изменениях в соответствующих процессах и подготовить к этому действующую информационную систему. Правильная ERP-система обладает достаточной гибкостью для работы с рибейтами. Например, включает возможность расчёта скидок на основе накопленных продаж за период, допускает применение различных баз расчета. Не менее важно поддерживать в системе разные варианты учёта: возмещение (платёж наличными) или списание задолженности.
При поступлении товаров на склад компании на основе данных размещенного заказа и сопроводительных документов выполняется процедура приёмки, проверяется состав, количество и качество продукции. Учитывая нестабильную экономическую ситуацию, на этом этапе обработки дистрибьютор должен скрупулёзно контролировать соответствие цен в накладной от поставщика ценам, зафиксированным в заказе. Это позволит исключить случаи, когда вы договорились с поставщиком о приобретении продукции по одной цене, но по факту видите в финансовых документах цену, которая значительно выше ранее оговоренной. Текущая ERP-система должна в обязательном порядке поддерживать все вышеуказанные задачи.
Параллельно с организацией снабжения компания осуществляет процессы реализации продукции. В период бурного роста спроса дистрибьюторы часто сталкиваются с тем, что информационная система не справляется с потоком заказов. В условиях рецессии ситуация кардинально меняется, и компаниям приходится как минимум бороться за сохранение достигнутых объемов продаж. В данном случае компании целесообразно сосредоточиться на электронной торговле (B2B e-commerce). Согласно исследованию Forrester (The Forrester Wave™: B2B Commerce Suites, Q4 2013), 44% компаний-клиентов, которые перешли на онлайн-закупки, стали тратить гораздо больше, чем раньше. Аналитики также выявили, что 52% от опрошенных дистрибуторов сократили расходы на поддержку клиентов после того, как переориентировались на электронную коммерцию.
Наиболее популярным способом удержания текущих клиентов была и остаётся гибкая ценовая политика. Очевидно, что в текущих реалиях дистрибьюторы станут задействовать этот инструмент ещё интенсивнее, и информационные системы должны быть к этому готовы. Если компания не уделяет достаточное внимание вопросам управления ценообразованием, она может столкнуться с такой проблемой, как непрозрачность расчета скидок, т.е. будет сложно понять, почему тому или иному клиенту дали ту или иную скидку. Если говорить о нашей практике использования Microsoft Dynamics AX 2012, мы не раз реализовали в ERP-системах дистрибьюторов функцию предоставления скидки в зависимости от категории клиента, объемов закупаемой номенклатуры за период или стоимости всего заказа.
Как только клиент размещает заказ на покупку, на складе дистрибьютора инициируется процесс комплектации – сбор заявленных покупателем номенклатур и их доставка в зону погрузки. Комплектация является одним из важнейших процессов с точки зрения удовлетворенности клиента. В условиях сокращающейся экономики компании должны поддерживать лояльность покупателей на самом высоком уровне. Однако с точки зрения логистики не все организации оказываются к этому готовы. Зачастую при сборке заказа у дистрибьютора возникают проблемы с наличием товаров на складе. К примеру, в учёте товар числится, а по факту его нет. Также бывают сложности с поиском конкретных номенклатур на складе, что в свою очередь ведет к увеличению трудозатрат на комплектацию. Данные обстоятельства напрямую влияют на качество торговой деятельности дистрибутора и на лояльность его клиентов.
Если у дистрибутора наблюдаются вышеуказанные проблемы, настало время приступить к их рациональному решению. К примеру, для организации хранения товаров на складе мы предлагаем компаниям адресное (ячеечное) хранение. Оно обеспечивается стандартной функциональностью информационных систем и позволяет сократить время на поиск нужных клиенту товарных номенклатур. Для решения проблемы товарных остатков желательно проводить инвентаризации в разрезе конкретных номенклатур или ячеек хранения, когда количество товара минимально. Такие инвентаризации можно выполнять довольно часто. В данном случае тоже важна поддержка процесса со стороны информационной системы, используемой дистрибьютором. Например, Microsoft Dynamics AX 2012 анализирует текущие остатки товара на складе и в зависимости от настроек формирует задачи персоналу. Система может выдавать работнику склада задание на проведение инвентаризации исходя из заданной периодичности и при достижении установленного минимального уровня запасов номенклатуры.
Комплектация заказов включает в себя формирование сопроводительных документов на товар. Наличие документации, оформленной вовремя и надлежащим образом, также напрямую влияет на сроки выполнения заказа, и, как следствие, на удовлетворенность клиента. Переоформление документов отнимает много ресурсов – недопустимое расточительство в условиях рецессии. Собранные заказы группируются в грузы, которые в свою очередь формируются с учётом маршрута доставки.
Высокая оперативность доставки товаров влияет на лояльность клиентов к компании. Если у дистрибьютора есть проблемы в этом направлении, сейчас самое время поработать над ними. В частности, решить такие задачи, как оптимизация графиков доставки, загрузки транспорта и маршрутов доставки. Действующая информационная система должна включать функциональность, которая автоматически создаст гибкий график доставки с учётом сроков комплектования заказов. Кроме того, эффективная ERP также помогает спланировать потребность в машинах и определить оптимальные условия их загрузки на основе весогабаритных характеристик продукции. И, конечно, выстраивать оптимальные маршруты перевозки грузов – за счёт интеграции с системами маршрутизации. Выполнение этих условий даёт компании существенную экономию. К примеру, внедрение современной информационной системы на базе Microsoft Dynamics AX позволило ведущей международной торгово-производственной компании «Уренхольт» сократить затраты на доставку товаров на 38%.
В условиях рецессии удовлетворенность клиентов является основным приоритетом, поэтому по завершении логистического процесса желательно оценивать ее уровень. Обратную связь можно организовать путем обзвона клиентов, заказ которых был исполнен. «Задержали сроки», «плохое качество товара», «не все привезли», - такие ответы закономерно получает компания, не сумевшая выполнить заказ. Простой обзвон даёт возможность дистрибьютору отслеживать динамику удовлетворенности клиентов и принимать меры на тех участках цепочки поставок, где наблюдаются проблемы.
Таким образом, оценивая процессы дистрибутора через призму кризисных явлений в экономике, следует выделить три ключевых шага, благодаря которым компания может пережить сложные времена. В первую очередь целесообразно улучшить качество торговой деятельности. Грамотно выстроенное взаимодействие с клиентом поможет дистрибьютору сохранить достигнутые объемы продаж и повысить лояльность покупателей.
Второй шаг – рассмотреть вариант перевода клиентов на онлайн-обслуживание (B2B eCommerce). Электронная коммерция потенциально позволяет продавать ещё больше существующим клиентам и снизить расходы на привлечение и обслуживание новых покупателей. И третий шаг – более тщательно организовать работу с закупочными ценами и расходами компании. Это поможет дистрибутору сохранять уровень маржинального дохода и оперативно сокращать расходы в условиях скатывания рынка в рецессию.
Вадим Вдовин, ведущий консультант практики Distribution, консалтинговая компания Columbus
Движение товаров в дистрибьюторской сети
«Марвел-Дистрибуция» переехала в новый распределительный центр
