Главное преимущество использования автоматизированных систем управления состоит в том, что деятельность компании становится полностью "прозрачной" для ее владельцев и топ-менеджеров.
Принятие решений о выборе конкретной системы %,
доля ответов. По данным Market-Visio, 2003
Системы: большие и малые
Прежде чем говорить об особенностях выбора, внедрения и использования автоматических систем управления, следует определиться с терминологией. Дело в том, что из-за разнообразия задач, которые выполняют подобные системы, а также вследствие "стихийного переноса" западной терминологии в наш лексикон значение многих терминов стало размытым.
В первую очередь это касается наиболее распространенного термина Enterprise Resource Planning (ERP). Зачастую у нас в это понятие также включают системы начального уровня, предназначенные для ведения бухгалтерского и оперативного учета, управления логистикой и т. д. В то время как "полноценная" ЕRР-система (как это видно из расшифровки аббревиатуры - "планирование ресурсов предприятия") должна осуществлять управление всей финансовой и хозяйственной деятельностью предприятия.
Согласно наиболее распространенному определению, ERP - это набор интегрированного программного обеспечения, позволяющего создать комплексную информационную среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций, существующих на предприятии. К их числу можно отнести планирование продаж и производства, управление спросом, учет потребности в материалах и мощностях, спецификацию производимых изделий, управление закупками, запасами и продажами, бюджетирование и управление финансовыми потоками, управление взаимоотношениями с клиентами, кадровый менеджмент и многое другое.
Следует сказать, что полномасштабные ЕRР-системы в нашей стране пока еще мало используются. "Если говорить об ERP в Украине и подразумевать под этим не желание или возросший интерес (а интерес к таким системам действительно возрос), а реализованные проекты автоматизации, в результате которых получается полноценная ЕRР-система, то в Украине таких проектов - единицы, - считает Богдан Михальчук, управляющий внедренческим центром Conto. - Украинский бизнес еще не совсем готов воспринять методологию ERP и выделить ресурсы для того, чтобы работать по этой системе - как денежные, так и человеческие. Системы оперативного, управленческого, бухгалтерского учета существуют достаточно давно и довольно хорошо представлены на рынке. Что касается систем планирования и управления ресурсами предприятия, то нужно время, чтобы бизнес подготовился к этой методологии. Хотя более технологичные компании, имеющие западных инвесторов или восприимчивые к современным информационным технологиям, теоретически готовы к этому".
Целесообразнее всего оценивать системы автоматизированного управления по их функциональным возможностям. Рассказывает Александр Сипаков, менеджер по развитию партнерской сети ДП "Скала Украина": "Основные задачи ЕRР-системы - автоматизация финансового управления, управления материально-техническим снабжением и производством. Это является корнем системы. При этом немаловажными являются дополнительные возможности, такие как управление взаимоотношениями с клиентами, сервисным обслуживанием, заработной платой и кадрами".
Оценка критериев автоматизированной системы управления по важности для компаний-покупателей
Зачем внедряют ERP
О наиболее распространенной мотивации заказчика, заставляющей его задуматься о приобретении системы автоматизированного управления, "Контрактам" рассказал Андрей Фомичев, начальник департамента продаж корпорации "Галактика": "Спрос на ЕRР-системы определяется тремя основными факторами. Первый (примерно половина всех случаев) - это некая дань моде или общей тенденции, желание улучшить имидж, пройти сертификацию и т. д. Второй - это потребность, определяемая собственником предприятия. Люди, которые контролируют определенные объекты, хотят, чтобы работа этих объектов была для них "прозрачной". Кроме того, если предприятие имеет автоматизированную систему управления, которая поддерживает международные стандарты, то это плюс для получения западных инвестиций. Заинтересованность в системе может также исходить от наемных топ-менеджеров, которые ощущают необходимость в инструменте эффективного управления".
Если мотивация исходит от владельца - это самая выгодная исходная ситуация для успешного внедрения ЕRР-системы. "Дань моде" или неосознанные решения больше присущи государственным структурам. Ввиду того, что государственный сектор в экономике уменьшается, в общей массе доля осознанных решений, связанных либо с повышением эффективности работы, либо "прозрачностью" бизнес-процессов для хозяина, возрастает.
Внедрение системы управления во многих случаях позволяет не столько увеличить прибыльность, сколько сократить расходы. Более того, не все показатели работы ЕRР-системы измеряются в деньгах или времени. Рассказывает Виктор Пушенко, менеджер проектов Conto: "К примеру, система управления позволяет значительно ускорить сведение баланса бухгалтерами. Но это не основной эффект от ее внедрения. Главное в том, что люди, которые принимают решения, получают полную информацию, могут правильно ее интерпретировать и предпринимать необходимые действия.
Например, определить отклонение от плана производства роста, цены закупок. Финансовая выгода чаще всего выражается в том, что ответственные лица могут эффективнее управлять производственными запасами, уменьшать их количество, чтобы оно точнее соответствовало потребностям, и таким образом, высвобождать оборотные средства. То есть не закупать на месяц товары, которые можно приобретать раз в неделю".
Кроме того, автоматизация позволяет высвободить время сотрудников, принимающих решения, для аналитической работы, поскольку рутинные этапы, занимающие много времени у менеджеров среднего звена, сокращаются.
Выгода от использования ЕRР-систем может быть очень значительной. К примеру, после внедрения ERP на одном из горно-обогатительных комбинатов страны нормативы на расход топлива для транспорта снизились настолько, что этот эффект экономии перекрыл стоимость внедрения системы уже на первичном этапе. Причина была простой: топливо приобретается в тоннах, отгружается в литрах, и на одних только "свободных" коэффициентах пересчета образовывался значительный перерасход.
Дмитрий Шемет, главный конструктор компании "Интеллект-Сервис" привел еще один пример "плюса" автоматизации: использование АСУП на предприятиях хлебо-булочной промышленности позволило снизить операционные затраты на 15%, уменьшить цикл реализации на 25% и снизить дебиторскую задолженность на 12%.
Мне сверху видно все
Кому в компании больше всего нужна система автоматизированного управления? Парадоксально, но от внедрения ЕRР-системы выигрывает в первую очередь собственник, тогда как многим сотрудникам среднего и нижнего звена это доставляет определенный дискомфорт. Так, внедрение автоматизации может привести к сокращению персонала (хотя не обязательно). Более того, весь позитив системы управления, которая позволяет работать быстрее, эффективнее, для рядового пользователя может перечеркиваться несколькими "минусами". Рассказывает Андрей Фомичев: "Во-первых, человеку нужно выучить что-то новое, а это требует от него труда и усилий. Во-вторых, он будет опасаться, что внедренная система сделает его труд ненужным. Третья точка сопротивления - человек может потерять свою исключительность в плане владения информацией. Зато владелец или топ-менеджер имеет полное представление о том, что происходит в компании, она становится для него "прозрачной"".
Не секрет, что в компании бывают сотрудники, для которых неорганизованность и хаотичность в организации работы является источником дохода. Например, финансовые махинации: деньгами предприятия манипулируют, пускают в оборот и т. д. Внедрение системы управления делает полностью прозрачными финансовые схемы расчета.
Еще один пример: внедрение системы автоматизированного технического обслуживания ремонта дает возможность точно определить, какие именно запчасти и в каком именно количестве должны быть на складе. Результат - искоренение ситуации, когда начальники служб приобретают детали "про запас" и закладывают в смету максимальные цены, что съедает оборотные средства и приводит к наращиванию неликвидов. Возможность манипулировать запасами полностью исчезает.
Все это может стать причиной скрытого саботажа систем управления со стороны тех, для кого ее внедрение означает дополнительные неудобства или утрату определенных выгод. Конечно, можно представить идеальную ситуацию, в которой культура управления и сознательность в компании настолько высока, что все без исключения сотрудники приветствуют автоматизацию как возможность работать лучше. В реальности лучше всего работает грамотная система мотивации, при которой все сотрудники заинтересованы в нормальной работе ERP. Она может быть как позитивной (премия за эффективную работу в системе), так и негативной (санкции за "саботаж" вплоть до увольнения).
Как внедряют систему
Приобретая ЕRР-систему, следует учитывать следующие факторы. В первую очередь, правильный выбор функциональности. "Тяжелая" система с избыточной функциональностью может оказаться для среднего предприятия слишком громоздкой и неоправданно дорогой в использовании и сопровождении. Однако не стоит забывать и о перспективе расширения компании.
К примеру, предприятие приобретает и ставит "маленькую" систему, которая на этом этапе ее устраивает. Но в будущем оно может разростись, превратиться в небольшой холдинг. А "малые" системы, как правило, немасштабируемы, в них заложен жесткий набор бизнес-процессов. Поэтому оптимальная система автоматизации должна предусматривать при необходимости дальнейшее наращивание функциональности.
Специалисты утверждают, что полномасштабная ЕRР-система должна быть адаптирована к большинству существующих программных платформ (желательно, иметь кросс-платформенность).
Во-вторых, она должна быть масштабируемой, способной успешно решать задачи как на малом количестве объектов, так и на большом.
Третий критерий эталонной "большой" системы - она должна быть тиражируемой. Схема, которая предполагает "клонирование" решения под каждого отдельного заказчика, может обернуться значительными проблемами. Так, на поддержку написанного "под заказчика" продукта расходуются ресурсы. Когда количество "клонов" превышает определенные пределы, разработчик либо вынужден снизить качество обслуживания (от этого пострадают клиенты), либо "рухнет" из-за недостатка ресурсов, либо станет неконкурентоспособным, если заложит стоимость поддержки многочисленных "клонов" в цену самого продукта.
Что касается выбора между отечественным и зарубежным производителем системы, то он зависит от возможностей и потребностей клиента. Западные разработки, как правило, более мощные и имеют более богатую функциональность. В то же время они дороже, не всегда полностью локализуются под условия Украины, зачастую имеют трудности с поддержкой со стороны разработчика. Системы управления, созданные в Украине и странах СНГ, значительно дешевле, кроме того, на данный момент они охватывают весь спектр задач - от малого до крупного бизнеса, и по мощности не намного уступают ведущим западным разработкам. Самый большой риск от их использования состоит в том, что отечественные компании-разработчики зачастую имеют небольшой штат, и уход нескольких программистов-"идеологов" может существенно повлиять на состояние всего ЕRР-проекта. Кроме того, были примеры, когда после определенного периода активной деятельности компании уходили с рынка систем управления, оставляя заказчика самостоятельно разбираться с поддержкой и развитием купленного им программного обеспечения.
Этапы большого пути
Внедрение системы автоматизации управления на предприятии - сложный процесс, занимающий несколько стадий. Конечно, при желании заказчик может ограничиться приобретением коробки с программным обеспечением и взять на себя задачи по его установке на предприятии, или же договориться с поставщиком о незначительных изменениях типовой конфигурации. Однако, когда речь идет о достаточно крупном проекте, в процессе внедрения участвует разработчик или партнерская консалтинговая компания.
Первый этап внедрения предполагает изучение объекта, определение бизнес-процессов, которые должны будут отражены в системе управления, постановку задачи, определение количества необходимого ПО (модули, количество лицензий, рабочих мест). Затем формируется сама система, в которую при необходимости программисты разработчика вносят необходимые изменения. После чего система управления "наполняется" данными, предоставленными заказчиком, и проходит испытания на предмет выявления ошибок, несогласованности модулей и т. д. "Главная сложность при внедрении системы - несвоевременное внесение оперативных данных, - считает ведущий консультант корпорации "Квазар-Микро" Виктор Ермак. - Есть ряд субъективных или объективных причин, по которым это происходит - функциональных, организационных, технических и т. д.". Наиболее важным и трудоемким этапом является перенос системы на объект заказчика, обучение персонала и т. д. На завершающем этапе система в течение нескольких месяцев проходит "обкатку" в реальных условиях работы.
Одним из необходимых условий успешного внедрения системы является формирование команды. Андрей Фомичев: "До каждого участника проекта, должно быть донесено, что запуск системы - это дело всех и каждого. При этом должна быть сформирована такая система мотивации, которая ни для кого не будет оставлять выбора - только работать. Всем должно быть понятно, куда надо двигаться и что он лично получит в конечной точке маршрута".
Команда обычно состоит из специалистов обеих сторон - заказчика и поставщика. Во главе стоят руководители проекта со стороны заказчика и со стороны компании-поставщика (они осуществляют оперативное управление, непосредственно ведут проект) и кураторы проекта - лица, имеющие полномочия для принятия стратегических решений. На предприятии также определяется круг лиц, отвечающий за отдельные направления. Поставщик назначает консультантов, помогающих в решении тех или иных задач.
Как утверждают специалисты, на запуск системы на пищевом предприятии обычно уходит 4-6 месяцев. Для предприятий среднего машиностроения (в задачи системы входит логистика, бухучет, производство, финансы) - до года. На автоматизацию предприятия горнорудной отрасли нужно до полутора лет, металлургического комбината - до двух лет. При этом важно, чтобы система начинала давать эффект не в самом конце, а после завершения каждого этапа внедрения.
Что касается стоимости ЕRР-системы, то для среднего (в масштабах Украины) предприятия она составляет $10-20 тыс., крупного - 30-70 тыс., общий диапазон находится в пределах от $5 до 100 тыс.
-------------------------------------------------------------------------------Досье
Идея применения вычислительной техники для планирования работы предприятия, в том числе и производственных процессов, впервые возникла в начале 60-х годов. С этой целью была разработана концепция MRP (Material Resource Planning, планирование потребности в материалах). Она стала использоваться в т. н. МRР-системах, главной задачей которых было обеспечение наличия на складах необходимого количества материалов в соответствии с производственными планами. В 70-х годах в МRР-системах был реализован принцип замкнутого цикла производства.
Поскольку в концепции MRP не принималась во внимание загрузка производственных мощностей, стоимость рабочей силы и т. д., в 80-х годах была разработана модификация MRPII (в этой аббревиатуре первая буква стала обозначать слово Manufactory, то есть "производство"). Она осуществляла планирование производственных ресурсов - продаж и производства, спроса, потребностей в материалах, осуществляла контроль на уровне цеха и т. д.
В 90-х годах специалисты аналитической компании Gartner создали новый термин ERP, который означает объединение системы MRPII c модулем финансового планирования. Таким образом, вся бизнес-информация находится в единой системе, и нет необходимости в передаче данных от производственной системы к финансовой и т. п. ЕRР-системы обеспечивают доступ менеджеров, обладающих необходимыми полномочиями, к информации о деятельности компании. Это позволяет им осуществлять оперативный анализ ситуации и более эффективно управлять работой предприятия.
-------------------------------------------------------------------------------Достижения пользователей от внедрения систем управления ресурсами MRPII
Область Лучший результат, % Средний результат, %
Сокращение запасов (готовой продукции, материалов, незавершенных изделий)
25 17
Улучшение обслуживания клиентов (увеличение количества своевременных отгрузок)
28 16
Рост продуктивности (труда и оборудования) 16 10
Уменьшение закупочных расходов (материалы и компоненты) 11 7
-------------------------------------------------------------------------------"Олимпийский" подход
Наглядным примером внедрения ЕRР-системы является проект автоматизации завода компании "Олимп", который в настоящее время осуществляет корпорация "Квазар-Микро". О проекте "Контрактам" рассказывают ведущий консультант "Квазар-Микро" Виктор Ермак и руководитель проекта со стороны "Олимпа" Александр Комар: "Проект на "Олимпе" предполагает построение полномасштабной системы управленческого учета - управление финансами, производством, логистикой, сбытом, работой с клиентами (CRM). Система создается на основе решения Oracle E-Business Suite и рассчитана на 60 пользователей, работающих в управленческом звене. Среди ее задач, в частности, полное управление себестоимостью продукции, оптимизация бизнес-процесса по обработке заказа на продажу, привлечение новых клиентов за счет более правильного управления работой с трейдерами и сбытовой сетью и т. д. Ожидается, что через 6 месяцев после окончания внедрения руководство сможет анализировать ключевые финансовые показатели, сравнивать их с предыдущими и на этом основании принимать более оперативные и правильные решения.
Внедрение по плану будет длиться 11 месяцев. Процесс предполагает несколько этапов - на первом определяется состояние компании и ее потребности. Второй - проектирование бизнес-процессов, третий - тестирование, четвертый - подготовка к эксплуатации, обучение пользователей. Пятый этап - запуск и опытная эксплуатация. На данный момент проект находится в предзавершающей стадии, в апреле 2004 года система будет запущена в опытную эксплуатацию на два месяца. После успешного прохождения этого этапа можно будет утверждать, что она работает в продуктивном режиме. В настоящее время в эксплуатации уже находится управление маркетингом и человеческими ресурсами. Хотя наблюдаются отдельные сложности с обучением и мотивацией, но желание руководства увидеть эту систему в действии велико, и практически все возникающие проблемы преодолеваются очень быстро - в течение одного-двух дней".
