Один из крупнейших дилеров компании Caterpillar в мире запустил систему бюджетирования и подготовки отчётности на базе IBM Cognos TM1 и IBM Cognos BI.
Внедрение осуществлялось при поддержке специалистов консалтинговой компании Columbus.
«Восточная Техника» является самой крупной дилерской территорией Caterpillar в мире: имеет 29 филиалов на территории России, включая головной офис в Новосибирске. Сейчас в компании работает около 900 человек. «Восточная Техника» активно осваивает внутренний рынок: дилер также оказывает комплексные услуги по аренде, техническому обслуживанию и ремонту техники Caterpillar.
На протяжении нескольких последних лет «Восточная Техника» переживает бурный рост, что отражается и на ИТ-стратегии организации. Предыдущая система корпоративного планирования и отчётности оказалась недостаточно эффективной, и руководство дилера решило обновить её с помощью решений IBM Cognos TM1 и IBM Cognos BI. Партнёром проекта выступила международная консалтинговая компания Columbus.
«Восточная Техника» запустила новую автоматизированную систему, чтобы детализировано изучать данные о своей деятельности в различных аналитических разрезах, повысить точность системы бизнес-планирования и упростить подготовку корпоративной отчётности для головной компании. Система планирования и финансовой отчётности, которую дистрибьютор использовал ранее, с годами стала слишком тяжеловесной, сложной в управлении. К тому же она не учитывала некоторые локальные особенности планирования организации. Подготовка бюджетов затягивалась, сотрудники часто не соблюдали существующий регламент.
Выбор решения и партнёра не был случайным: «Восточная Техника» и Columbus более 8 лет подряд сотрудничают в рамках проектов автоматизации. «Команда Columbus в очередной раз доказала, что заинтересована в нас как клиенте и готова организовать управление проектом с соблюдением всех наших условий. К тому же эта международная организация с филиалами в нескольких странах уже несколько раз показала себя надежным партнером. Консультанты Columbus говорят на английском языке, готовят на английском языке проектные документы, что очень важно для нас», - комментирует Роман Давыдов, ИТ-менеджер компании «Восточная Техника».
На текущий момент система запущена в промышленную эксплуатацию. Бюджеты составляют по всем ключевым направлениям работы «Восточной Техники» - продаже новой и б/у техники, продаже запчастей, услуг по аренде, ремонту и сервисному обслуживанию. «Восточная техника» использует созданное решение, чтобы детально планировать доходы, расходы и баланс компании. «Функциональные бюджеты выручки сервиса и запчастей мы планируем по каждой отдельно взятой единице техники на основе прогнозируемых ремонтов, в зависимости от текущей наработки машины и условий эксплуатации. Новая система помогает нам понять, выполняет ли компания цели по продажам, готова ли обеспечить доходность при существующих затратах, и, наоборот, отслеживать, покрывают ли наши затраты текущие доходы компании», - разъясняет Роман Давыдов.
Комплексная система управления на базе решений IBM Cognos повысила прозрачность и качество процесса планирования компании «Восточная Техника». Сотрудники финансового департамента в режиме реального времени отслеживают, на каком этапе бюджетирования находится компания, какие филиалы в каком регионе подали бюджеты, а какие нет.
По словам представителей «Восточной Техники», до внедрения IBM Cognos TM1 цикл планирования составлял 1 месяц, сейчас подготовка бюджетов занимает не более двух недель. Годовой бюджет пересматривается каждый квартал, пятилетний бюджет – ежегодно. В цикл планирования вовлечено около 80 человек – в основном это сотрудники финансовых подразделений головного офиса и региональных филиалов. «Плюс новой системы бюджетирования в том, что теперь мы точно знаем, как изменится годовой доход нашей компании в зависимости от объема продаж в текущем периоде той или иной модели машины, наличия заказов на запчасти, договоров на сервисное обслуживание», - говорит Роман Давыдов, ИТ-менеджер, «Восточная Техника».
IBM Cognos BI обеспечивает оперативный и точный сбор данных о деятельности компании из различных источников: ERP-системы, системы расчета заработной платы и кадрового учета, систем Caterpillar для планирования продаж машин, запчастей и сервисных услуг. Все эти данные поступают в хранилище, построенное на базе MS SQL Server, и преобразуются в требуемый формат. На их основе формируются бюджеты компании, выполняется план-фактный анализ, строится консолидированная финансовая отчетность (PnL, баланс), готовятся различные отчеты и многомерные кубы для детального анализа доходов, расходов и балансов дистрибьютора. В IBM Cognos BI также готовится ряд внутренних отчётов, регламентированных для «Восточной Техники», которые менеджеры используют для оперативного анализа текущей ситуации.
До внедрения автоматизированной системы финансовый отдел сравнивал плановые и фактические показатели компании только в ходе подготовки ежемесячной отчётности. Сейчас план-фактный анализ можно делать ежедневно, что заметно повышает эффективность контроля исполнения бюджета. Корпоративная финансовая отчетность также сдается раз в месяц, но сроки её подготовки благодаря использованию BI-системы уменьшились вдвое.
«BI-система помогла нам решить несколько задач. В первую очередь, мы сократили время составления и проверки корпоративных отчетов. Раньше этот процесс занимал 10 дней, теперь всего 5. Во-вторых, мы повысили качество данных в учётных системах, - отмечает Роман Давыдов. - Если в исходных данных есть какие-то ошибки, если данных не хватает, система помогает вовремя обнаружить и устранить все неточности и несоответствия в процессе подготовки корпоративной отчетности».
На данный момент компания сделала уже три цикла планирования в IBM Cognos TM1 и полностью перешла на корпоративную отчётность на базе IBM Cognos BI. Сейчас проектная команда «Восточной Техники» и Columbus дорабатывает интеграцию решений с системами Caterpillar. Кроме того, в планах компании - реализовать новую систему планирования закупок с учетом данных продаж и условий поставок.
