В июле 2019 года все службы российского АШАН были переведены на новую облачную систему Oracle ERP Cloud. Россия стала пилотной страной присутствия международной розничной сети Auchan Retail, где стартовал проект по цифровой трансформации финансовых функций. О выборе облачной ERP-системы, преимуществах российского законодательства и результатах проекта, а также как облако повышает мотивацию персонала и каким будет бухгалтер будущего, рассказала Татьяна Семенихина, директор проекта по цифровой трансформации финансов АШАН Ритейл Россия (в период c декабря 2017 года по октябрь 2019 года), лидер по трансформации финансов в Auchan Retail.
Как давно централизованные сервисы Auchan базируются на облачной модели?
Наш проект стартовал в конце 2017 года. Мы начали со стандартизации, унификации бизнес-процессов между всеми странами присутствия компании Auchan Retail: с определения того, как мы хотим работать, и формирования требований к новой операционной модели управления. На этом этапе были задействованы все подразделения компании. После этого мы приступили к выбору конкретного решения. В результате облачные сервисы Oracle ERP Cloud максимально подошли для автоматизации наших обновленных бизнес-процессов, а также в большей степени, чем другие решения, соответствовали разработанной нами новой операционной модели управления и отвечали ИТ-стратегии, направленной на повышение уровня централизации.
Мы начали с формирования базовой модели. Далее были выбраны интеграторы, как глобальный, так и локальный. В России локальным интегратором стала группа «Борлас». К июню 2018 года была разработана и внедрена в Люксембурге core-модель решения, а в январе 2019 года в России в рамках трех небольших юридических лиц началась опытно-промышленная эксплуатация этой модели. В июле 2019 года на новую систему были переведены все службы российского АШАН, включая сети гипермаркетов АШАН и супермакетов АТАК. В настоящее время проект находится на стадии стабилизации.
Расскажите о ходе и результатах цифровой трансформации бухгалтерии и финансовых служб, достигнутых за счет внедрения единых бизнес-процессов в странах присутствия Auchan Retail. Какие функции Oracle ERP Cloud и для решения каких задач используются?
Внедрение Oracle ERP Cloud – лишь первый этап нашей программы трансформации. В России к системе подключено чуть менее 500 пользователей, которые работают с финансовыми модулями. Основные пользователи – бухгалтеры, проводящие разного рода транзакции и прочие финансовые операции. Помимо них, доступ к системе получили те, кто занимается валидацией расходов и одобрением платежей, а также устранением расхождений между заказом, приемкой и счет-фактурой. В данном процессе постоянно возникают разного рода разногласия (по стоимости или количеству закупки материалов, услуг, работ) и для их разрешения используются инструменты Oracle ERP Cloud для управления закупками и кредиторами.
Нам удалось унифицировать и стандартизовать бизнес-процессы по трем функциональным направлениям: от заказа расхода до оплаты (P2P, purchase-to-pay), от создания объекта продажи до получения денежных средств (O2C, order-to-cash), от централизации всех бухгалтерских записей до формирования отчетности (R2R, record-to-report). Мы пересмотрели организационную структуру бухгалтерии, ориентируясь на данные бизнес-процессы. В ходе проекта изменились и функции сотрудников. Помимо бухгалтеров как таковых, у нас появились специалисты, эксперты и менеджеры с расширенными функциями. При этом специалистам, которые занимаются P2P и O2C (по факту они работают с документами), не обязательно иметь именно бухгалтерское образование. От них не требуется навыков глубокого анализа транзакций и знаний особенностей учета, которые нужны для того, чтобы стать экспертом. Ориентанция специалистов в данных направлениях идет на четко поставленные KPI бизнес-процесса, такие как оплата счет-фактур без задержек, своевременное выставление счетов и собираемость денежных средств. Так трансформируется нагрузка на сотрудников. Но при этом бухгалтер будущего должен обладать комплексом технологических знаний и разбираться в инфраструктуре, в которой он работает, как финансовой, так и ИТ. Также ему необходимы такие качества как коммуникабельность и клиентоориентированность.
Эти навыки важны для того, чтобы повысить продуктивность работы сотрудника и, соответственно, пользу, которую он может принести компании. Раньше бухгалтеры были низведены до операторов ввода и не были ориентированы на результат. Возьмем P2P-процесс, охватывающий наши расходы на оплату заказов. Тут основная ценность для компании заключается в том, чтобы все счета были оплачены вовремя и не было разного рода потерь, как прямых (штрафы от поставщиков, пени за просрочки платежей), так и косвенных, прежде всего репутационных. Теперь расчет KPI для каждого специалиста трансформировался: если раньше бухгалтеру нужно было ввести в систему определенное количество документов, то сейчас важно, чтобы не оставалось невведенной информации и все счета-фактуры были оплачены в срок.
И наконец, сервисы Oracle ERP Cloud заменили целый комплекс разрозненных систем, которые мы использовали ранее. Это позволило нам создать общий групповой план счетов и единую базу бухгалтерских транзакций для хозяйственных событий компании во всех странах присутствия, что позволит облегчить тиражирование решения в дальнейшем.
С точки зрения финансового руководителя, каким был основной мотив подключения компании к единому облаку?
Мы поняли, что на уровне холдинга все мы работаем одинаково: будь то Auchan во Франции, России, Польше или где-то еще. Как минимум 80% бизнес-процессов у нас практически идентичны, а 20% расхождений связаны с локальными налоговыми требованиями. Так мы пришли к тому, что нужно единое решение. Мы посчитали, во сколько нам обойдутся разные модели развертывания ИТ-системы. При использовании традиционной модели расходы и нагрузка на основной бизнес холдинга получались колоссальными. Облачное решение оказалось оптимальнее и гибче. Кроме того, использование единой системы давало нам возможность объединить ИТ-экспертизу всех отделений в разных странах. Платой за это было использование единого core-решения и стандартной функциональности систем, но мы были к этому готовы.
При подключении российского подразделения использовался ли чужой опыт?
На стадии выбора решения мы делали референс-визиты в другие компании, как в России, так и за рубежом. В некоторых из них мне довелось принять участие. В частности, во Франции мы изучали опыт телеком-оператора Orange, который развернул аналогичное решение Oracle. Интересно отметить, что оно запущено во всех странах присутствия оператора, кроме России. Так мы увидели, как работает Oracle ERP Cloud, и убедились, что проблем с ним нет.
Как удалось соблюсти все требования регуляторов? В какой из стран присутствия условия были самыми сложными?
Часто говорят, что в России жесткие требования регуляторов. Могу сказать, что это не совсем так. Например, в Испании фискальную отчетность необходимо сдавать ежедневно. Хотя в целом на уровне Европейского союза вопросы трансграничной передачи данных – например, относящихся к категории персональных, – регулируются единым соглашением, в рамках GDPR. В России с этим сложнее. В итоге мы вынуждены были адаптировать core-модель, чтобы соответствовать российскому законодательству по защите персональных данных. Чтобы соответствовать требованиям закона, нам пришлось внедрять дополнительные решения в части выплат физическим лицам.
С другой стороны, благодаря зеленой карте по цифровизации первичной налоговой документации (УПД, УКД, кассовые документы) Россия значительно опережает многие европейские страны, и это уже приносит плоды: налоговая отчетность сдается в электронном виде, счет-фактуры приходят и высылаются в EDI-формате, отчего значительно снижается административная нагрузка на бизнес. Хотя это предъявляет новые требования к квалификации сотрудников финансовых служб, о которых мы говорили ранее (знание ИТ-архитектуры, технические навыки при интеграции данных).
Каким образом решалась проблема сетевых задержек? Были ли еще какие-то технические сложности и как вы их преодолевали?
Мы работаем с сервером, который физически находится в Северной Европе. И главная проблема не связана с производительностью каналов связи. Работа выбранного решения в большей степени зависит от функционирования большого количества сервисов, которые объединяет интеграционная структура. Роль такой интеграционной шины повышается. Ведь данные, перед тем как попасть в единое облако, должны пройти через три уровня разных интеграционных систем. В данный момент все работает неидеально, и не стоит забывать, что пока к облаку подключены наши отделения только в двух странах.
Поэтому мы регулярно поднимаем вопрос о том, что будет, когда подключат все точки присутствия. В ответ поставщик решения приводит пример компании Coca-Cola, которая намного больше нашей. Oracle следит за работой всей облачной инфраструктуры этого гиганта, и если проблемы все же возникают, то связаны они с интеграцией с локальными системами. Мы также столкнулись с подобными сложностями. И тут действительно очень многое зависит от пропускной способности каналов связи и их бесперебойной работы. В этой сфере необходима система мониторинга потоков.
Отдельная тема – функционирование беспроводной сети Wi-Fi. Мы регулярно проводим ее тестирование. Впрочем, если в офисе вдруг перестанет работать беспроводная сеть, то мы можем переместиться в другое место – например, в кафе с публичным Wi-Fi или домой. Раньше, если в офисе «падала» сеть, работа просто вставала. И тут раскрывается еще одно преимущество виртуального офиса, использование которого повышает гибкость бизнеса.
Какое место занимает переход на облачную ERP-систему в общей стратегии цифровизации Auchan?
В целом наш проект затрагивает не только финансы или управление кадрами. Он предусматривает серьезные изменения процессов на уровне всей компании. Например, внедрение виртуального офиса ведет к смене методов управления персоналом. Ведь даже если сотрудник заболел и не может прийти в офис, он вполне способен выполнить какой-то объем работы из дома. А возможность удаленной работы является конкурентным преимуществом для многих сотрудников, особенно для представителей «поколения Z». Не надо напоминать, сколько времени люди тратят на то, чтобы добраться от дома до офиса. У нас есть сотрудники, которые едут на работу в столицу более трех часов. Уже сейчас есть запрос на то, чтобы работать в офисе не пять дней, а четыре, и это касается не только Москвы, но еще как минимум пяти городов, где расположены наши центры обслуживания. Плюс ко всему, удаленный режим позволяет обойтись без дорогостоящих переездов и командировок. Но при этом у сотрудников кадровой службы возникает необходимость в новых инструментах, предназначенных для формирования и контроля исполнения заданий мобильными работниками. Пока такие инструменты мы только разрабатываем.
Планируете ли вы использовать возможности искусственного интеллекта, которые есть в SaaS-приложениях Oracle, цифровых помощников, чат-ботов?
Мы применяем программных роботов для автоматизации проведения взаимозачетов. Пилотирование данной технологии проходило в Люксембурге, но после некоторых доработок пришло время ее внедрения в России. Программного робота мы также используем для решения задач, связанных с мониторингом потоков данных между системами. Помимо этого, с помощью роботов мы планируем автоматизировать сверку фактур. Бухгалтерия имеет дело с большим количеством письменных и голосовых обращений. И обработку наиболее простых из них вполне можно доверить разного рода электронным помощникам. Это могут быть программные роботы, которые способны генерировать ответные электронные письма, или чат-боты, обрабатывающие входящие телефонные звонки.
Интервью подготовлено Яковом Шпунтом, обозревателем журнала "Стандарт" в партнерстве с блогом Oracle. Фото спикера – журнал «Стандарт».
