Компания «АНТ Технолоджис», ведущий разработчик решений для складской логистики, представляет практическое руководство по выбору системы управления складским двором (YMS). Это пошаговая инструкция для руководителей и логистов, которая убережет от типичных ошибок при выборе ПО и поможет найти именно то решение, что разгрузит «узкие места» и задаст новый ритм работы всего склада.
Если Вы обратили внимание на эту статью, то скорее всего вы уже столкнулись с некоторыми из следующих проблем:
- Отсутствие или сложность регулирования приезда транспорта на склад вынуждают работать не ритмично, а зачастую и в режиме аврала, задерживать людей и оплачивать сверхурочные.
- Машины поставщиков и покупателей приезжают исходя из своих планов и устраивают «живую очередь» перед складом.
- Избыточная коммуникация менеджеров и обилие канцелярщины для согласования приездов поставщиков, получения доверенностей водителей, оформления заявок на перевозку.
- Отвлекающие от дел звонки контрагентов по уточнению статусов, отправленных на разгрузку или погрузку машин.
Полагаем, что вы уже изучили тематику и сформировали мнение, что найти решение вышеуказанным проблемам поможет современная Система управления двором и временными слотами.
Система управления двором (YMS) — это программное обеспечение, которое планирует и управляет трафиком транспортных средств по прибытии и на территории объекта: склада, распределительного центра, заводских помещений или контейнерного терминала.
Мы рассмотрим, какие ключевые возможности YMS помогут решить болевые точки на предприятии, а также некоторые дополнительные полезные возможности YMS и поделимся некоторым своим опытом, приобретенным при внедрениях системы.
YMS предназначена для управления всеми процессами планирования прибытия транспорта для доставки входящих грузов или забора исходящих грузов, оптимизации используемых ресурсов и трудозатрат как со стороны склада, так и со стороны транспорта и управления и отслеживания движения транспортных единиц, пока они находятся на объекте.
В двух словах, YMS позволяет вам смотреть прямо сквозь стены вашего объекта, чтобы расширить видимость во дворе и организовать цифровую среду взаимодействия склада с внешним миром.
Почему сейчас
Некоторые современные технологии сделали YMS настолько доступной, что Вы можете начать получать все преимущества, которые дает управление двором, практически сразу, без начальных инвестиций и длительного периода внедрения. Такое наше утверждение основано на широком развитии и применении следующих современных технологий, которые сегодня повсеместны и доступны:
- Мобильная цифровая среда передачи данных. В последнее время сотовые сети и мобильный интернет прошли долгий путь развития и стали достаточно надежными, чтобы на их основе реализовать цифровую среду взаимодействия склада, его контрагентов и их представителей, прибывающих на склад.
- Мобильные устройства. Повсеместная доступность и низкая стоимость современных мобильных устройств означает, что их можно использовать в качестве интерфейса для YMS. Теперь компании могут использовать мобильные телефоны в своих подразделениях или полагаться на личные устройства сотрудников в качестве основного или резервного рабочего места.
- Стандартизированная системная интеграция. Технология веб-сервисов теперь позволяет осуществлять связь между приложениями и платформами с помощью стандартизированных протоколов. Это обеспечивает более быструю и дешевую связь по сравнению со старыми решениями, такими как EDI, и означает, что YMS может быть легко интегрирована с корпоративными системами ERP, c системами управления складом (WMS) или транспортом (TMS).
- Программа как услуга. Облачная модель программного обеспечения означает, что стоимость приобретения и запуска в эксплуатацию настолько снизилась, что делает YMS-систему доступной и эффективной для любых компаний с трафиком от 15-20 машин в день.
На что обращаем внимание при выборе YMS
10 базовых возможностей, которые может и должна делать современная YMS и которые гарантировано позволят вам гармонизировать работу склада с его контрагентами.
- Планирование расписания прибытия машин и работы доков/ворот/мест погрузки. Для того чтобы максимально эффективно использовать имеющиеся ресурсы склада: погрузо-разгрузочные доки, персонал, задействованную технику планирование прибытия транспортных средств (ТС) должно быть ключевой частью системы. Таким образом, можно управлять как входящими, так и исходящими загрузками с учетом пользовательского набора правил, основанных на ваших бизнес-целях и требованиях. Наличие мощного конструктора формирования длительности обработки ТС, способного учесть тип машины, характер груза, объемные и количественные характеристики, наличие ресурсов на складе при разгрузке или погрузке даст возможность точно задать пропускную способность склада и станет сильным преимуществом при выборе системы.
- Динамические временные окна. Недостаточно просто повторить эксел таблицу разбив день на часовые отрезки. Многообразие типов транспорта, варианты их постановки на док, характер грузов и разнообразие упаковки и способов погрузки потребуют от системы наличие механизма динамической адаптации длительности интервала работ в зависимости от указанных разнообразных параметров. Это позволит в полной мере задействовать пропускную способность склада.
- Свободное и директивное бронирование окон. В большинстве случаев для обеспечения сбалансированной нагрузки на склад и его ритмичной работы вы захотите самостоятельно управлять временем отгрузки расходных заказов клиентам, а значит и потоком транспорта для обеспечения доставки расходных заказов. Вместе с тем, предоставления возможности самостоятельного бронирования свободных временных слотов поставщикам существенно облегчит работу транспортных менеджеров и снимет с них избыточную нагрузку.
- Цифровое управление вызовом ТС на ворота. YMS должна быть в состоянии улучшить работу КПП за счет сокращения времени и усилий для регистрации и въезда/выезда грузовиков. Возможность самообслуживания при регистрации прибытия, статусы, дающие понимание, что ТС ожидает и возможность послать уведомление водителю и отобразить информацию об очереди являются очень полезным инструментом для управления запланированными окнами ПРР. И современные YMS предлагают такую функциональность.
- Прохождение КПП. YMS должна быть способна улучшить работу проходной, оптимизируя действия необходимые для проверки въезда и выезда грузовиков и прицепов. Поскольку ворота являются первой точкой контакта и постом безопасности для объекта, очень важно, чтобы персонал там мог быстро и легко идентифицировать каждое конкретное транспортное средство, почему оно там находится и куда ему нужно ехать.
- Визуальная наглядность. Обеспечьте видимость всего, что происходит во дворе в режиме реального времени. Выбранная YMS должна обеспечивать наглядное отображение статусов и положения ресурсов, необходимы для организации эффективного управления: грузовики, прицепы, ворота, парковки, весовые комплексы, мойки и т.д.
- Возможность интеграции. Для высокой эффективности YMS должна иметь механизмы взаимодействия с другими системами (ERP, WMS или TMS) используя веб-сервисы. Такая интеграция устранит необходимость повторного ввода данных и обеспечит непрерывность данных, содержащихся во всех системах.
- Цифровые коммуникации. Система должна работать как диспетчерский пункт, передавая инструкции и важную информацию всем водителям и контрагентам. Возможность автоматических или ручных уведомлений вызовов с применением современных средств коммуникаций будет существенно повышать эффективности и оперативность взаимодействия с контрагентами.
- Упрощение документооборота. Наличие возможности прикрепления документов существенным образом упростит работу диспетчеров. Все необходимые сканы доверенностей, подписанные заявки на перевозку будут храниться в едином централизованном хранилище и доступны при работе с конкретной заявкой.
- Предоставьте данные и обратную связь контрагентам. YMS должна быть в состоянии предоставлять обратную связь по ключевым показателям и метрикам. Это поможет выстроить абсолютно прозрачный процесс с контрагентами, дать им возможность самостоятельно получать детальную статистику по прибытию ТС, движению, опозданиям и т.д. Прямой доступ Ваших партнеров, поставщиков и перевозчиков через личные кабинеты позволит избавиться от непроизводственных коммуникаций и спекуляций фактами.
Самостоятельная YMS система или дополнительный модуль к WMS?
Существует два основных способа получить YMS. Вы можете приобрести автономную YMS, специально разработанную для управления двором. Другим вариантом является приобретение модуля Управления двором к вашей WMS.
Модуль от WMS для двора
Модуль Управление двором в основном работает как расширение WMS, управляющей вашим складом. Он предназначен для отслеживания имеющихся запасов на любом носителе/контейнере, который вы используете, будь то стеллаж внутри или контейнер/сетка за пределами четырех стен склада. Модуль оптимизирует использование складских мощностей, управляет ресурсами склада, необходимыми для обработки и хранения запасов (комплектация, складирование, упаковка и т.д.), а также управляет входящими и исходящими заказами.
YMS как самостоятельная система
Yard Management System специально разработана для оптимизации взаимодействия склада с внешней средой, оптимизации рабочей силы и ресурсов, занятых в обработке входящего и исходящего потоков, а также передвижений по прилегающей к складскому или производственному комплексу территории (двору). Каждая складская площадка уникальна, поэтому система разработана с возможностью определения приоритетов в обращении с ТС на каждой территории в соответствии с собственными потребностями этого складского двора. В дополнение к 10 задачам, которые должна уметь выполнять YMS, можно выделить еще пять дополнительных возможностей, которые отличают автономную самостоятельную систему от модуля расширения WMS:
- Централизованное управление дворами распределенных производственных или складских предприятий.
- Отслеживание, контроль и оптимизация перемещения транспортных средств между доками по дворам со сложной топологией.
- Планирование дополнительных точек догруза транспортного средства на удаленных территориях или на разных зданиях.
- Планирование прибытия ТС на основе настраиваемых приоритетов и сценариев.
- Использование бесплатных мессенджеры для управления транспортными средствами.
Где YMS сможет оптимизировать операции
Розничные дистрибьюторы со складами и производствами и потоком из десятков, собственного и стороннего, транспортных средств в день на каждом из объектов.
Производственные предприятия, нуждающиеся в сбалансированной нагрузке на складские мощности, оптимальном планировании транспортного потока для сбытовых заказов.
Розничные сети с задачами управляемого чередования огромного потока транспорта поставщиков, своего и наемного транспорта для доставки заказов магазинов, обработки транспорта с возвратной тарой и со сложными критериями планирования и оптимизации операций на воротах РЦ.
Контейнерные площадки, где необходимо хранить, отслеживать и извлекать большое количество контейнеров в сжатые сроки, оптимально использовать ресурсы кранового оборудования и техники.
Операции кросс-докинга, при которых YMS действует между WMS и TMS для управления всеми входящими и исходящими нагрузками.
Производственные операции «точно в срок», требующие точно рассчитанной поставки деталей или других исходных материалов для поддержания работы производственной линии.
Малый и средний бизнес, которому необходима эффективность логистики для получения и поддержания конкурентных преимуществ.
Технология и подходы
Есть несколько способов получить необходимую вам систему бронирования слотов и управления двором склада. Варианты включают разработку решения собственными силами, покупку лицензионного программного обеспечения или выбор модели использования программного обеспечения «как услуги» (SaaS).
Внутренняя разработка может показаться хорошим вариантом, если вы используете достаточно уникальное собственное ПО и обладаете избыточными или простаивающими ИТ-ресурсами. Однако, как только вы учтете все время и ресурсы, которые потребовались бы для разработки вашего собственного решения, если только вы не занимаетесь разработкой программного обеспечения, то, велика вероятность, что вы встретитесь с серьезным отставанием от первоначального графика и возросшей себестоимостью и, в конечном счете, получите устаревший к тому времени продукт. Рынок обладает достаточной экспертизой и разнообразием, так что собственная разработка просто не имеет смысла для бизнеса.
Лицензионное программное обеспечение требует значительных инвестиций в аппаратное обеспечение и системные программы для запуска и начала работы. Начальные инвестиции в проект внедрения, адаптации и запуска в эксплуатацию будет включать не только денежные вложения, но и занимать несколько месяцев работы проектных команд с двух сторон. Вы вынуждены будете сделать инвестиции в лицензии и работы и только спустя несколько месяцев, как проект будет запущен, Вы сможете оценить правильность своего выбора. Кроме того, такая модель потребует расходов на формирование первой линии поддержки, а также может сделать вашу организацию уязвимой для утечки данных, когда система работает на ваших собственных серверах.
Решение по модели «Как услуга» (SaaS-решение) не требует от вас ни аппаратного, ни программного обеспечения. Оно масштабируемо и быстро в реализации. Модель «Как услуга» зачастую позволяет поставщикам предложить для заказчиков бесплатный опытный период. То есть Заказчик вначале пробует, понимает эффективность применения системы и лишь потом начинает оплачивать, избегая ошибок неправильного выбора.
SaaS-системы также позволяют избежать проблем с безопасностью, связанных с допуском внешних пользователей внутрь файрвола компании, поскольку они размещены в защищенных центрах обработки данных и часто обновляются для обеспечения постоянной безопасности. Эти системы легко настраиваются и могут эффективно взаимодействовать с системами вашего предприятия через API по протоколам JSON или SOAP. Работа в SaaS-системах не требует начальных финансовых инвестиций чтобы начать работать. Это позволяет на ранних этапах сделать оценку эффективности применения без рисков потери инвестиций.
Преимущества и выгоды
Для насыщения данного раздела более достоверной и жизненной информацией мы обратились к нашим заказчикам, имеющим длительный опыт применения YMS. Мы хотим выразить благодарность специалистам компаний АРНЕСТ — УПАКОВОЧНЫЕ РЕШЕНИЯ, ХОХЛАНД, ДЕЛОВАЯ РУСЬ, ЕВРОХИМ, ЛИТОКОЛ за их открытую позицию, за то, что они поделились своими данными и примерами эффективного применения YMS.
- Сокращение потерь на складах из-за несбалансированности нагрузки.
«Для каждого из складских объектов мы сформировали расписание, базирующее на пропускной способности в зависимости от типа транспорта и параметров груза. Так же у нас есть возможность управлять пропускной способностью учитывая людские ресурсы, занятные на операции. Такое расписание позволяет нам распределять нагрузку на наши производственные и складские объекты, чтобы обеспечивалась ритмичная работа. В ходе эксплуатации мы имеем возможность регулировать равномерность планирования транспорта на вход/выход изменяя расписание» - Устранение скопления транспорта на вход\выход ввиду работы в режиме «живой очереди»
«мы избавились от очередей из машин перед нашими объектами. Мы взяли на себя обязательство, что если машина приехала в запланированный интервал, то она будет обслужена без задержек. И наши транспортные партнеры ответили нам взаимностью.» - Построение абсолютно прозрачного процесса с контрагентами складов, детальная статистика по прибытию ТС, движению, опозданиям и т.д. и исключение возможности спекуляций фактами простоев со стороны контрагентов, которые трудно было парировать до внедрения YMS
«У нас построено централизованное управление территориями на наших производственных площадках и складах наших партнеров. Мы забираем из YMS в свою ERP систему информацию о прибытии ТС на внешние склады и тем самым отслеживаем время на выполнение каждого рейса, время нахождения ТС на внешнем складе, контроль простоев при наличии таковых. То есть в ERP фиксируется Дата/время отгрузки с завода, из YMS получаем Дата/время прибытия ТС на внешний склад (после чего идет контроль времени в пути) и в ERP получаем Дата/время приемки ТС на внешнем складе. Эти точки контроля дают понимание в цифрах». - Визуализация текущего состояния дел на площадке в части обработки очереди. Партнеры видят статус по своим рейсам, не обращаясь к складу с уточняющими вопросами
«Важно, что мы избавлены от лишних звонков на склад и логистам, типа „стоим на складе ?? часов меня не выгружают“, контрагенты видят движения своих ТС прибытие/убытие, водителю сложнее ввести в заблуждение своего диспетчера» - Улучшение уровня сервиса и взаимодействия: обмен сканами, документами, фотографиями событий.
«мы не нагружаем почту письмами с большим количеством участников, минимум переписки, сколько это экономит время разных специалистов не замеряли, но все участники отметили удобство данной опции. Наши транспортные компании (которых мы нанимаем для перевозки) загружают в слоты на погрузку сканы документов — Доверенности и Заявки. Все это „живет“ в одной системе управления двором, склад использует (выгружает из YMS) Доверенности на водителя, специалисты по транспорту проверяют правильность оформленных Заявок на перевозку. Мы, перевозчики и поставщики используют YMS, что позволяет отслеживать статусы по прибытию/убытию транспорта, не прибегая к мобильной связи. Склады оборудованы видео камерами, потому дополнительного фото прицепа ТС не делаем, но если кому-то это надо и удобно, то программа позволяет делать фотофиксацию фактов погрузки, пломбирования и загружать фото в систему для контрагента. Нам достаточно визуального контроля и в отдельных случаях контроль температуры ТС, в комментариях делаются соответствующие отметки. В случае составления акта недостачи коллеги загружают в соответствующее бронирование, например, акт Торг-12 и/или фотоматериалы по каждому случаю.»
Заключение.
Мы рады если вы добрались с нами до этого раздела. Уверены, что специалисты складской логистики наверняка еще могут добавить одну или две функциональные возможности, которые им необходимы от системы класса Yard Management System. Но мы себе ставили задачу суммировать наш опыт разработки и запуска в эксплуатацию YMS-систем и дать базовое понимание, что если вы учтете эти рекомендации, вы точно получите нужный результат, который решит указанные в начале статьи сложности и существенно облегчит работу склада и его сотрудников.
Больше данных вы найдете на нашем RuTube (АНТ Технолоджис), где мы размещаем видео с наших вебинаров и выступления наших заказчиков о результатах, которые они получили, применяя YMS.
