Эксперт: Ворожбицкая Юлия, руководитель группы сопровождения и внедрения проектов «Цитрос», SL Soft
Цифровизация логистики в России выходит на новый уровень — с 1 сентября 2026 года оформление электронной транспортной накладной (ЭТрН) станет обязательным для большинства грузоперевозок. Этот шаг закреплен на законодательном уровне и направлен на повышение прозрачности, снижение ошибок и на ускорение документооборота в транспортной отрасли.
ЭТрН — это цифровой аналог традиционной бумажной накладной, разработанный и утвержденный ФНС России. Документ фиксирует все этапы перевозки от оформления заказа до подтверждения доставки, данные электронной транспортной накладной хранятся в Государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
Главная цель перехода сделать логистику предсказуемой, управляемой и безопасной. Благодаря ЭТрН:
- ускоряется обработка документации за счет автоматизации процессов;
- снижается количество ошибок за счет ухода от ручного заполнения;
- повышается прозрачность перемещения грузов;
- снижаются риски использования нелегальных схем.
Государство выступает драйвером этих изменений, однако выгоды из них может извлечь и бизнес. Компании, которые перейдут на ЭТрН до даты дедлайна, смогут спокойно оптимизировать внутренние процессы, сократить транзакционные и регуляторные риски, а также обеспечить конкурентное преимущество в новой цифровой экосистеме.
Разберем типовые сценарии грузоперевозок с применением ЭТрН.
Типовые сценарии ЭТрН
1. Простая перевозка груза
Участники: отправитель, перевозчик, получатель.
Суть: базовый сценарий, в котором участники последовательно формируют и подписывают свою часть ЭТрН от отгрузки до приемки.
Особенности: каждый участник может проверять вносимые данные и оставлять комментарии.
2. Перевозка с участием экспедитора
Участники: отправитель, экспедитор, перевозчик, получатель.
Суть: оформляются два договора: один — регулирующий организацию перевозки и второй — непосредственно на саму перевозку.
Особенности: требуется согласование маршрута и условий доставки груза с экспедитором.
3. Перевозка сборного груза со склада временного хранения
Участники: грузополучатель, экспедитор, заказчик услуг по организации перевозки (склад), перевозчик.
Суть: экспедитор выступает грузоотправителем, а заказчиком транспортировки — склад (строка 1а в ЭТрН)
Особенности: несколько поставщиков и всего один документ (одна ЭТрН). Возможны два варианта оформления ЭТрН: если экспедитор не принимает груз во владение, применяется сценарий № 1. А если экспедитор берет груз на себя, именно он становится ответственным лицом, подписывающим первый файл обмена вместо первоначального отправителя груза.
4. Перевозка с перегрузкой без размещения на длительное хранение
Участники: грузоотправитель, экспедитор, перевозчик, конечный получатель.
Суть: Груз из основного крупного автомболя перераспределяют по нескольким небольшим — они доставляют товары конечным получателям (без размещения на складе длительного хранения).
Особенности: оформляется единый ЭТрН на сборный груз, фиксируется смена транспорта без складского хранения. Каждый первоначальный поставщик товаров считается первичным владельцем груза, экспедитор — официальным грузоотправителем, а склад — заказчиком перевозки.
5. Перевозка скоропортящегося груза
Участники: отправитель, перевозчик, получатель.
Суть: сценарий аналогичен простой перевозке, но требует дополнительных данных и осуществляется БЕЗ ЭКСПЕДИТОРА.
Особенности: в первом титуле накладной (Т1) также указываются температурный режим, санитарные и фитосанитарные требования, требования для соблюдения карантина, норм таможенного контроля и других обязательных условий.
6. Перевозка с заменой водителя или транспортного средства
Участники: грузоотправитель, перевозчик, получатель.
Суть: Необходимо до завершения перевозки заменить транспортное средство или водителя перевозчика.
Особенности: Здесь, как и в сценарии 1 — грузоотправитель формирует свой титул и отправляет. Сторона перевозчика проверяет данные и формирует свой титул (Т2). Информация направляется через оператора в ГИС ЭПД грузоотправителю и грузополучателю. Чтобы отразить информацию о замене автомобиля или водителя, перевозчик формирует титул 8 и указывает в нем данные нового водителя или транспортного средства. Затем стандартно подписывает титул 8 и направляет его оператору ЭПД, а он передает документ остальным участникам перевозки.
7. Частичная приемка и переадресация на нового получателя
Участники: отправитель, перевозчик, два получателя.
Суть: часть груза принимается первоначальным получателем, оставшийся — направляется другому.
Особенности: после первой транспортировки фиксируются причина и объем переадресации (получатель отмечает отказ в принятии всего товара, это видит отправитель и согласовывает перевозчику новый пункт назначения оставшегося груза). В ЭТрН отображаются новые реквизиты — адрес и данные следующего получателя.И данные перевозчика о полной выгрузке и доставке оставшегося груза.
8. Самовывоз товара со склада продавца
Участники: продавец=покупатель, перевозчик.
Суть: договор на доставку товара со склада заключается между покупателем и перевозчиком. Покупатель выступает в роли и отправителя, и получателя.
Особенности: покупатель оформляет ЭТрН и контролирует доставку.
9. Отказ получателя и переадресация новому
Участники: отправитель, перевозчик, экспедитор (при наличии) и получатель.
Суть: получатель отказывается принять груз; товар перенаправляется другому адресату.
Особенности: Экспедитор фиксирует причину отказа и груз возвращается ему. Если экспедиторе в цепочке нет, то отправителю или другому участнику.; ЭТрН обновляется с новыми данными получателя и маршрута.
10. Перевозка груза, подлежащего учету в государственных системах
Участники: отправитель, перевозчик, получатель (экспедитор опционально).
Суть: данные по грузу передаются не только в ГИС ЭПД, но и в другие системы (например, «Честный знак», ЕГАИС, «Меркурий»).
Особенности: отправитель добавляет дополнительные сведения в первый титул (Т1)ЭТрН, чтобы соблюсти нормативные требования.
11. Внутренние перевозки между складами с привлечением стороннего перевозчика
Участники: компания-заказчик, перевозчик.
Суть: перевозка между складами одной организации (если осуществляется не силами самой компании, а сторонним перевозчиком).
Особенности: несмотря на транспортировку между складами одной компании, ЭТрН также оформляется, так как задействован внешний перевозчик (и с ним зафиксированы договорные отношения).
Как внедрить ЭТрН и почему стоит начать сейчас
Ключевые шаги внедрения
- Определить цели проекта.
Обозначить, какие задачи или проблемы бизнеса решает цифровизация: снижение ошибок, ускорение расчетов или поставок, прозрачность документооборота, выполнение нормативных требований. - Выбрать типы сопутствующих документов для перевода в «цифру».
Помимо ЭТрН важно перевести в электронный формат по 140-ФЗ поручения экспедитору, экспедиторские и складские расписки, другие документы (договоры, УПД и т.п.) — просто для ЭДО. - Оценить текущую цифровую зрелость компании.
Проверить, есть ли интеграция между ERP, TMS, WMS и СЭД-системами, и насколько они готовы к обмену данными с операторами ИС ЭПД. - Подготовить команду и контрагентов.
Назначить ответственных, провести обучение, выпустить КЭПы и МЧД, протестировать процесс обмена документами с несколькими партнерами. - Выбрать путь перехода.
- Самостоятельно: через аккредитованного оператора ИС ЭПД, настраивая интеграции информационных систем вручную.
- С помощью готового решения (например, «Цитрос ЮЗ ЭДО»): все процессы в одном окне, данные для Т1 собираются из нескольких систем компании, сокращается время выставления перевозочных документов, нет необходимости отслеживать изменения в законодательстве и API операторов.
- Массово внедрить ЭТрН среди контрагентов.
Использовать механизмы приглашений через операторов, постепенно ограничивать практику приема бумажных накладных и развивать практику электронного обмена по всей цепи поставок, отслеживать скорость обработки документов.
Итог
Переход на ЭТрН — это шаг к новой логике управления грузоперевозками. Компании, которые начинают цифровизацию сейчас, выиграют время, смогут избежать сбоев при наступлении дедлайна по применению электронных документов и выстроить устойчивую систему, где каждая перевозка контролируется в реальном времени и подтверждается юридически значимыми данными.
