В 2020 году Минтранс проводил эксперимент по внедрению электронной транспортной накладной - его результаты были признаны успешными. Уже с 2021 года в России появилась возможность оформлять в электронном виде не только транспортную накладную, но и другие перевозочные документы.
Государство стремится к цифровизации логистики и уже в 2023 году, по некоторым данным, планирует частично отказаться от бумажных накладных. Тем не менее, вокруг электронных транспортных накладных все еще существует много мифов. Совместно с экспертами Docrobot развенчиваем самые популярные из них в нашем обзоре.
Миф 1. Электронный документ не обладает юридической силой
Как известно, бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. Однако, согласно 63-ФЗ “Об электронной подписи”, виртуальный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным своему бумажному аналогу и обладает такой же юридической силой.
В исключительных случаях государство устанавливает требование о необходимости составления документа на бумажном носителе, однако в случае с транспортной накладной отправитель может сам решать, в какой форме составлять документ, следует из постановления правительства РФ “Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом”.
На электронном документе должна стоять квалифицированная электронная подпись грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.
Миф 2. Электронные транспортные накладные не будут распространены в логистической сфере
Пока что оформление транспортных накладных допускается как на бумаге, так и в электронном виде. Однако государство прикладывает много усилий для того, чтобы цифровизировать документооборот.
С 1 сентября 2022 года в России начался этап промышленной эксплуатации информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Подписанная грузоотправителем электронная накладная загружается в ИС через оператора ИС ЭПД из бухгалтерской системы организации. Там ее видят перевозчик и грузополучатель, все дальнейшие взаимодействия происходят через ИС.
Но уже в 2023 году оформление накладных в электронном виде может стать обязательным. Пока что подключение к ИС добровольное, однако крупным логистическим и транспортным компаниям лучше подготовиться к изменениям заранее.
Миф 3. Для ГИБДД нужна бумажная накладная
Еще недавно весомым аргументом в вопросе о том, стоит ли переходить на электронные накладные был тезис, что ГИБДД принимает на проверку от грузоперевозчика только бумажные накладные. В сентябре этого года параллельно с запуском ИС ЭПД появилось мобильное приложение Docrobot, которое позволяет проверять ЭТрН с помощью QR-кодов.
Его внедрение в логистические процессы обсуждалось разработчиками совместно с представителями Минтранса, МВД и Ространснадзора с учетом всех требований существующего законодательства.
Работу Docrobot протестировали на одном из заседаний Минтранса: для того, чтобы получить все необходимые данные, сотруднику ГИБДД будет достаточно отсканировать сгенерированный приложением QR-код. Он содержит сведения о грузоотправителе, перевозчике, грузополучателе, адресе погрузки и выгрузке, а также информацию о грузе, транспортном средстве и водителе - все то, для чего ранее требовалась бумажная транспортная накладная.
Миф 4. Данные из электронной накладной не передаются в ФНС
Федеральная налоговая служба может запросить транспортные накладные во время плановых и внеплановых проверок в том случае, если они оформлялись на бумаге. Тогда рассчитывать можно только на хорошо отсортированный архив и надлежащее введения отчетности.
Электронные транспортные декларации выгружаются из корпоративной бухгалтерской системы в ИС ЭПД, откуда ФНС самостоятельно запрашивает все документы. В случае необходимости все детали налоговая уточняет в запросе на пояснение. Этот документ загружается в ИС. Ответ на него необходимо оставить там же, заверив своей квалифицированной электронной подписью.
При этом сортировкой всей электронной документации не занимаются ни перевозчики, ни отправители, ни получатели. Доступ к государственной системе имеет сертифицированный оператор электронных перевозочных документов – поэтому все интересующие налоговую сведения собираются автоматически.
Миф 5. Водителю нужно оформлять квалифицированную электронную подпись
Электронную накладную по закону подписывают все участники грузоперевозки: грузоотправитель, транспортная компания, грузополучатель и водитель, осуществляющий перевозку. При этом, в отличие от первых трех участников сделки, водителю не обязательно обладать квалифицированной электронной подписью для подписания ЭТрН.
Подпись водителя в транспортной накладной может быть простой (ПЭП). Простая электронная подпись представляет собой коды доступа из СМС, коды на скретч-картах, пары “логин-пароль” в личных кабинетах на сайтах и в электронной почте. В случае с грузоперевозками она создается средствами информационной системы электронных перевозочных документов.
Водителю достаточно авторизоваться в личном кабинете ИС ЭПД, чтобы подписать электронную накладную – дополнительных затрат на оформление электронной подписи для этого не требуется.
Миф 6. Переход на электронный документооборот дорогой
Для перехода на электронные накладные некоторые затраты все же потребуются. Сперва необходимо оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП) для всех сотрудников, отвечающих за приемку и отправку грузов. Для юридических лиц стоимость оформления КЭП в зависимости от удостоверяющего центра стоит около 3 тысяч рублей.
Далее необходимо подключиться к электронному документообороту через любого оператора ИС ЭПД, присутствующего в реестре, представленным Минтрансом, которые могут отправлять ЭТрН в ГИС ЭПД. Для работы с электронными транспортными накладными подойдет, например, Docrobot.
Наконец, для проверки электронных накладных сотрудниками ГИБДД водителю потребуется планшет или телефон, с которого будет считываться QR-код. Чаще всего это даже не требует дополнительных затрат, поскольку соответствующее приложение можно установить на личное устройство.
В конце концов, подписка на систему ЭДО и покупка электронных подписей окупается в первые пару месяцев, поскольку бумажный документооборот требует существенных затрат на печать накладных, которые иногда могут занимать десятки и даже сотни страниц.
Миф 7. Обмениваться электронными документами можно не со всеми
Налоговый кодекс РФ требует от контрагентов обязательно применять квалифицированную электронную подпись только через оператора ЭДО, поэтому прямой обмен документами через электронную почту для оформления электронной транспортной накладной действительно невозможен.
Тем не менее, контрагентов, у которых все еще нет ЭДО, можно подключить к своей платформе, объяснив её преимущества: например, значительное сокращение времени на обработку документов (по экспертным подсчетам, до 70%), возможность онлайн-контроля изменения статуса документа и снижение вероятности ошибки при ручном вводе данных.
Миф 8. Бумажные документы безопаснее электронных
Данный миф получил распространения из-за непонимания того, как устроена система электронного документооборота. Доступ к ИС ЭПД, где хранятся электронные накладные имеет очень ограниченный круг лиц, включающий контролирующие органы и сертифицированного оператора.
Прочтение, внесение изменений и подписание документов фиксируются в системе, несанкционированный доступ при этом исключен. Информация передается в ИС по закрытым каналам связи, с помощью специальных протоколов накладные защищены от подделки и потери.
Таким образом, электронные накладные куда безопаснее классических бумажных документов, которые в пути могут порваться или потеряться, а доступ к ним проще получить третьему лицу.
