Кейс: цифровизация логистики помогла компании с мировым именем совладать со всплесками поставок в жаркий сезон, не увеличивая штат и безопасно расширяя пул перевозчиков
Борис Гельфер, руководитель операционно-логистической службы департамента по управлению цепочками поставок «ИДС Боржоми»
Расширить воронку и избежать потопа
Человек на 80% состоит из воды. А в жару — это и вовсе ходячая бутылка «минералки». Каждую весну и лето голова логиста «Боржоми» болит только об одном: где найти перевозчиков, которые оперативно покроют резкий рост спроса на прохладительные напитки. Ведь ни одна компания не сможет в моменте увеличить свой автопарк вдвое.
Еще три года назад для подбора перевозчика мы с утра звонили и писали сразу нескольким транспортным компаниям-партнерам. Они уходили думать, могли вернуться с невыгодными для нас тарифами, зная, что нам «горит», а могли не вернуться вообще. Но ровно в 6 часов вечера машина должна была загрузиться и уйти в рейс, у нас просто не было времени на несколько раундов переговоров. С перевозчиками часто выходило именно так, и причины могли быть разными: от неоптимально выстроенных внутренних процессов до человеческого фактора, когда диспетчер Тамара Ивановна на том конце провода не могла найти водителя, готового ехать по нашей цене.
Тогда мы решили, что хотим максимально упростить самый выгодный для нас сезон жары, снизить уровень стресса из-за пиковых нагрузок на сотрудников и в то же время повысить устойчивость поставок. Мы запустили автоматизацию логистики, и сокращение ручного подбора партнеров было одним из пунктов нашей дорожной карты. При этом необходимо было добиться того, чтобы наши заявки мгновенно поступали сразу тысячам перевозчиков, а мы могли бы оперативно корректировать свое предложение, если оно не понравилось исполнителям.
Делайте ваши ставки, господа!
Вот набор критериев, с которыми мы подошли к выбору цифрового решения для поиска перевозчиков: широкая воронка, высокая скорость транзакций и надежность. Мы проанализировали рынок логистических платформ и остановились на «Монополии», где в режиме реального времени заказов ждут сразу тысячи перевозчиков. Это значит, что мы не только быстрее, но и дешевле закрываем заявки с минимумом усилий при любом объеме отгрузок.
Дело в том, что, когда ты работаешь с поставщиками напрямую, ты вынужден принимать их условия. Для плавного прохождения пиков нам приходится договариваться с перевозчиками заранее — мы фиксируем с ними гарантированные ставки и часто — по верхней границе нашего ценового спреда, лишь бы не сорвать отгрузки. Казалось бы, законтрактовался — и молодец. Но что, если ты договорился отправить груз по 80 руб./км, а к весне ставки упадут до 65 руб.? Получается, как в том анекдоте: не выиграл, а проиграл, и не сто рублей, а миллион.
Доступ к тысячам перевозчиков по всей России позволяет нам работать в рынке по спотовым ценам и поддерживать своими заказами большое количество подрядчиков: мы заинтересованы в их «выживании» и сохранении конкуренции не меньше, чем в собственной экономической эффективности.
Но возможна и обратная ситуация: условия, которые ты предлагал перевозчикам вчера, сегодня могут быть уже никому не интересны. Если заявку не получается закрыть в течение двух часов, это сигнал, что мы выставили слишком низкую цену: именно цена контракта на 90% определяет решение перевозчика. В этом плане агрегатор данных о тысячах перевозок, который в реальном времени отслеживает спрос/предложение и ставки — это хороший выход. И тут мы можем ориентироваться на рекомендованную цену, рассчитанную платформой и обеспечивающую наибольшую вероятность вывоза.
На 40% выросло число рейсов, которые обрабатывает каждый логист «Боржоми» благодаря автоматизации и цифровизации процессов
Почти 100% составляет процент закрытия заявок на перевозки в «Боржоми»
Максимум эффективности с минимумом стресса
Три года назад один логист в среднем курировал 40–50 рейсов. Сейчас его максимум вырос до 70 рейсов. Наши отгрузки растут двузначными темпами, но теперь мы справляемся с возросшим объемом задач теми же силами, не расширяя штат сотрудников. Если раньше всё их время уходило на общение с транспортными компаниями и поиск свободных машин, то сейчас им достаточно заполнить единый шаблон и принимать оповещения о подборе исполнителя, если нужно — корректировать условия.
Высвободившееся время логисты отдают сопровождению существующих рейсов, чтобы разбираться с алертами в пути. Кажется, зачем нам эта головная боль — продали, отправили и работаем дальше. Но мы знаем, что в средне- и долгосрочной перспективе с нами не захотят сотрудничать, если мы не следим за своим рейсом, если на стороне грузополучателя произошел сбой, машины не выгружаются вовремя и простаивают, а перевозчики теряют деньги. Нам не все равно, мы вовлекаемся в процесс, чтобы быть топовым заказчиком, и именно сюда мы теперь направляем все внимание логистов.
Цифровизация бумажного флота
В первое время мы опасались, что работа со множеством мелких подрядчиков сильно усложнит нам жизнь, поскольку они не всегда корректно и вовремя предоставляют документы, а иногда вообще имеют смутное представление о том, что от них требуется, кроме того, чтобы перевезти груз из точки А в точку Б. Поэтому мы испытали облегчение, когда стало ясно, что механизмы «Монополии» снимают и с нас, и с перевозчиков большой объем бумажной работы: договоры-заявки, платежные и закрывающие документы — всё обрабатывается на платформе.
Сейчас мы работаем над тем, чтобы выстроить полностью бесшовные логистические процессы. Один из инструментов — интеграция платформы в собственную систему «Боржоми». Когда мы это реализуем, уже созданная в нашей системе заявка будет одним кликом улетать в онлайн, где её увидят все потенциальные перевозчики.
Не класть все бутылки в один реф
Зная, чем чревата зависимость от одних и тех же перевозчиков, мы всегда сохраняем широкий пул перевозчиков: никто из них не является доминирующим. Полагаться лишь на одного-двух подрядчиков слишком опасно: опыт последних лет показал, что даже крупные транспортные компании могут быстро свернуть работу. Платформа в этом плане позволяет эффективно управлять рисками и уже вошла в топ-10 наших партнеров, но и ей мы не отдаем преимущественной доли, придерживая принципа диверсификации партнерской базы. Дополнительной подстраховкой является и то, что «Монополия» — не классифайд в классическом понимании, который не участвует в сделке ровно с того момента, когда заказчик и исполнитель ударили по рукам. Нам важно, что за мелкими неизвестными ноунейм-перевозчиками стоит кто-то, кто несет ответственность за выполнение заказа и может выручить их в любой ситуации — оперативно заменить подрядчика и довезти груз до конечной точки. Это своеобразное комбо, которое мы считаем находкой: ответственность грузоперевозчика и широкий пул исполнителей по приемлемой цене.
Итого
Проблема, с которой мы боролись: неэффективное и дорогое прямое взаимодействие с транспортными компаниями, при котором нам не удавалось попасть в свои ценовые ожидания и приходилось контрактоваться по верхней границе ценового диапазона — как оказывалось по факту: с большой переплатой к рыночной цене в момент отгрузки.
Решение, которое нам помогло: мы автоматизировали внутренние логистические процессы, подключившись к платформе «Монополия».
В результате автоматизации и цифровизации мы смогли:
- Быстро и без рисков расширять пул перевозчиков в пиковый сезон;
- обеспечивать уровень закрытия заявок, близкий к 100%;
- разгрузить логистов и больше внимания уделять проблемам в пути, выступая ответственным заказчиком для своих партнеров;
- повысить эффективность команды, не увеличивая ее — поднять максимальную планку по загрузке одного логиста на 40% до 70 рейсов;
- использовать уже выстроенный платформой электронный документооборот даже с мелкими перевозчиками;
- оставаться «в рынке» — обдуманно и взвешенно подходить к ценообразованию без риска сорвать отгрузку.
Срок реализации: сама по себе автоматизация может занять несколько лет в зависимости от масштаба бизнеса, но если нужны «быстрые победы», то их можно достичь за счет подключения к платформе: эффект в виде оперативного закрытия заявок и сокращения ручных операций проявляется мгновенно.
